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Verfahrensdokumentation – Gesetzliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig interne Prozesse optimieren

Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?

Sie benötigen eine Verfahrensdokumentation, um bestehende gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Sie bildet die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens vollumfänglich ab und erbringt damit die notwendigen Nachweise bei einer Betriebsprüfung.

Wichtig ist, dass sie

  • vollständig ist,
  • klare Strukturen enthält und
  • widersprüchliche Anweisungen oder Beschreibungen vermeidet.

Pflicht, nicht Kür!

Ein Betriebsprüfer soll die Abläufe der internen Prozesse eines Unternehmens gut nachvollziehen können. Seit der Überarbeitung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht. Zusätzlich brauchen bargeldintensive Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung. Denn seit Januar 2018 darf das Finanzamt unangemeldet im Betrieb die Kasse prüfen und auszählen. Das nennt die Finanzverwaltung „Kassennachschau“.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

  • Die allgemeine Beschreibung erklärt die Organisation des Unternehmens, welche Mitarbeiter wofür zuständig sind, sowie die Branche und das betriebliche Umfeld.
  • In der Prozessbeschreibung sind alle innerbetrieblich relevanten Prozesse enthalten:
    von der Bestellung, Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Kassenführung, Zahlungsverkehr,
    Belegorganisation, Personalwesen, Buchführung bis zur Archivierung und/oder Vernichtung der Belege.

Unternehmer müssen das Rad nicht neu erfinden! Sie können dabei auf bereits vorhandene schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen oder auf mündlich erteilte und im Unternehmen „gelebte“ Organisationsanweisungen zurückgreifen, sowie auf die Dokumentation besonderer Arbeitsabläufe. Diese geben gleichzeitig einen Überblick und Ansatz zur Optimierung interner Prozesse.

Die Anwenderdokumentation enthält u. a. die im Unternehmen eingesetzte Software. Zum Nachweis, dass die Programme sachgerecht angewandt werden, sind die
Bedienungsanleitungen für die Software hier ebenfalls hinterlegt.

Gibt es weitere Bestandteile für die Verfahrensdokumentation?

Bei der technischen Systemdokumentation geht es um die Beschreibung der EDV-Umgebung, der eingesetzten Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen.

Auch Aussagen zum Datenschutz und zur Datensicherung sind zu treffen. Dabei sind vorhandene Sicherheitsrichtlinien und das EDV-Sicherheitskonzept heranzuziehen.

Damit Unternehmen die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Grundsätze einhalten, müssen sie Kontrollen einrichten, diese auch ausführen und protokollieren. Wie genau dieses interne Kontrollsystem gestaltet ist, hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie vom EDV-System ab.

Es muss klar erkennbar sein, auf welchen Zeitraum sich die Verfahrensdokumentation bezieht. Gibt es Änderungen an Prozessen, Verfahren und IT-Systemen, die für die Verfahrensdokumentation maßgeblich sind, muss eine Änderungshistorie abrufbar bzw. einsehbar sein.

Was passiert, wenn der Betriebsprüfer in der Verfahrensdokumentation Fehler findet?

Gibt es im Unternehmen nur mündliche Anweisungen, dann kann ein Betriebsprüfer keinen Einblick in die internen Unternehmensprozesse bekommen. Gibt es keine Verfahrensdokumentation, dann verstößt das gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Dies ist ein formeller Mangel. Gibt es weitere Mängel, dann verwirft der Prüfer die Buchführung im schlimmsten Fall und schätzt die Steuer.

Steuerschätzungen werden jedoch oftmals sehr teuer; zudem drohen strafrechtliche Ermittlungen, da die Steuern nun höher ausfallen, als sie ursprünglich erklärt wurden.

Wie viel Zeit braucht man für eine vollständige Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation „per Knopfdruck“ gibt es nicht. Der Umfang hängt dabei aber natürlich auch von der Unternehmensgröße, von der Branche und der vorhandenen Digitalisierung, sowie der Verfügbarkeit der Informationen ab.
Wir lassen Sie mit diesem Thema nicht allein. Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und weiteren Fragestellungen unterstützen wir Sie gerne.

Zögern Sie nicht – vereinbaren Sie einen Termin mit uns! Die Verfahrensdokumentation ist zudem ein erster Schritt zum Internen Kontrollsystem und einer betrieblichen Tax Compliance.

Wie Unternehmen von der Verfahrensdokumentation profitieren, sehen Sie auch hier in einem kurzen Video.