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Hinweisgeberstelle

Hinweisgeberschutzgesetz: Was bringt das Hinweisgeberschutzgesetz für deutsche Unternehmen mit sich?

Eine sinnvolle Ergänzung zu Ihren unternehmensinternen Compliance-Richtlinien

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing liegt vor, wenn ein Hinweisgeber (sog. Whistleblower) eine vielleicht rechtswidrige Handlung innerhalb eines Unternehmens meldet. Diese Meldung kann intern oder extern abgegeben werden.

Whistleblowing – nur in großen Unternehmen?

Missstände und Straftaten gibt es nicht nur in großen Unternehmen. Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Korruption, Kartellabsprachen oder z.B. sexuelle Belästigung kommen in Unternehmen aller Größenordnungen vor. Bislang konnten sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur an Vorgesetzte wenden oder an die Öffentlichkeit gehen. Deutschland hat die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie umfassend umgesetzt und am 16.12.2022 das Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen.

Was bedeutet das für mein Unternehmen?


250 oder mehr Mitarbeiter?
Ab Inkrafttreten des Gesetzes, vermutlich noch im ersten Halbjahr 2023, müssen geeignete Meldekanäle zur Verfügung stehen.

Mehr als 50 Mitarbeiter?
Spätestens ab dem 17.12.2023 müssen auch kleinere Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden eine Hinweisgeberstelle eingerichtet haben. Nutzen Sie diese Zeit und bereiten Sie Ihr Unternehmen bereits jetzt auf die neuen Pflichten vor.
Wir unterbreiten Ihnen ein attraktives Angebot.

Weniger als 50 Mitarbeiter?
Sehr kleine Unternehmen müssen keine interne Meldestelle einrichten. Die Mitarbeitenden können sich jedoch an eine externe Meldestelle wenden. Nach einer solchen externen Meldung haben Sie die Aufarbeitung nicht mehr in der Hand. Daher empfehlen wir auch kleinen und mittelgroßen Unternehmen die Einrichtung eines individuellen Hinweisgeberschutzsystems und stellen speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen kostengünstige Lösungen bereit.

Was ist für private Unternehmen zu tun?

  • Unternehmen ab 250 Beschäftigte benötigen sofort eine unabhängige und fachkundige interne Meldestelle.
  • Unternehmen zwischen 50 bis 249 Beschäftigte benötigen spätestens ab dem 17.12.2023 eine Meldestelle.
  • Die Beschäftigten müssen in einfacher Sprache über die Möglichkeiten der Nutzung eines internen und externen Meldekanals informiert werden.
  • Die Meldungen müssen in mündlicher Form, z.B. telefonisch, oder in Textform ermöglicht werden. Auf Bitte der hinweisgebenden Person muss auch eine persönliche Meldung oder eine Videokonferenz möglich sein.
  • Es besteht nun – entgegen des letzten Gesetzesentwurfes – die Verpflichtung, dass Meldungen anonym abgegeben werden können.
  • Sodann muss ein gesetzlicher Pflichtenkatalog von der Meldestelle befolgt werden: der Eingangsbestätigung an den Hinweisgebenden innerhalb einer Frist, Aufklärung des Sachverhaltes, Ergreifung von Folgemaßnahmen und Dokumentationspflichten sind nun geregelt.
  • Die interne Meldestelle muss umfassende Befugnisse haben, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen.
  • Eine Meldung kann von jedem/jeder abgegeben werden, der im beruflichen Zusammenhang von einer Straftat erfahren hat.

Wie funktioniert ein Hinweisgeberschutzsystem?

Ecovis-ToolEin Whistleblower oder eine Whistleblowerin in Deutschland soll schriftlich, mündlich, persönlich, aber auch vollkommen anonym eine Meldung über einen Gesetzesverstoß abgeben können. Unternehmer müssen dann die Identität des Meldenden oder der Meldenden vertraulich behandeln und ihm bestätigen, dass der Hinweis angekommen ist. Sodann muss eine Bewertung der Meldung erfolgen. Bei Bedarf müssen geeignete Folgemaßnahmen zur weiteren Aufklärung der Meldung oder zur Abschaffung des gesetzeswidrigen Zustands ergriffen werden. An diese Vorgaben muss sich das Unternehmen halten, um ebenfalls, z.B. bei Falschmeldungen, vom Schutz des Gesetzes zu profitieren.
Die schriftliche Meldung kann z.B. komfortabel über ein webbasiertes Tool in Ihrem Intranet erfolgen.
Studien haben gezeigt, dass dies eine sehr effektive Art ist, interne Meldungen entgegenzunehmen. Daher hat Ecovis ein Tool entwickelt, um Sie hier gesetzeskonform und gezielt unterstützen zu können, ohne den notwendigen Rahmen zu sprengen.

Welche Vorteile habe ich durch die Einrichtung der Ecovis-Hinweisgeberstelle?

Sie bekommen dadurch immer die Chance, einem Hinweis zunächst intern nachzugehen und diesen aufzuklären, bevor sich z.B. die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. So haben Sie vielleicht noch genügend Zeit zur Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige. Auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden bei Ihnen vor Ort können so unter Umständen verhindert werden.
Bei haltlosen Hinweisen können schwere Imageschäden auf diese Weise vermieden werden.

Bußgelder vermeiden

Unternehmen, die nicht fristgerecht eine geeignete Meldestelle einrichten, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro rechnen.

Aber auch Hinweisgebende, die wissentlich unrichtige Meldungen abgeben, können mit einem Bußgeld in dieser Höhe belangt werden. Das neue Gesetz schützt also nicht nur Hinweisgebende, sondern auch die Unternehmen.

Wichtig ist auch: Soweit ein Unternehmen auch nur versucht, Mitarbeitende an einer Meldung zu hindern, oder die eingehende Meldung nicht vertraulich behandelt, so kann dies mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 100.000 Euro geahndet werden. Eine frühzeitige Beschäftigung mit dem neuen Gesetz und die korrekte Umsetzung kann dies vermeiden. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.

Leistung

250 oder mehr Mitarbeiter?

Mehr als 50 Mitarbeiter?

Weniger als 50 Mitarbeiter?

1. Bedarfsprüfung/Bestandsaufnahme
2. Einrichtung der Meldestelle
3. Übernahme der Funktion der internen Meldestelle per Online-Tool, E-Mail, Telefon, persönlich oder auch per Brief
4. Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen
5. Ständiger Ansprechpartner für die Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen
6. Schulung der zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und bei Bedarf auch aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
7. Erstellen eines Jahresberichts mit Nutzungsstatistik
8. Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung v.a. im Hinblick auf sämtliche in Frage kommenden Straftatbestände durch erfahrene Strafverteidigerinnen und Strafverteidigerindividuellindividuellindividuell
9. Interne Ermittlungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgabenindividuellindividuellindividuell
10. Massenhafte Auswertung von Daten durch erfahrene Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüferinnenindividuellindividuellindividuell
11. Rückmeldung nach drei Monaten an den Hinweisgeberindividuellindividuellindividuell
12. Abschluss des Verfahrens mit Dokumentation und Bericht an die Geschäftsführungindividuellindividuellindividuell
13. Soweit notwendig: Abgabe an die Ermittlungsbehörden und Ansprechpartner für Rückfragen dieserindividuellindividuellindividuell
14. Kontakt zu Individualverteidigern und Individualverteidigerinnen und Unternehmensverteidigerinnen und Unternehmensverteidigernindividuellindividuellindividuell
15. Strafrechtliche sowie arbeits- und zivilrechtliche Folgemaßnahmen bei wissentlich oder grob fahrlässigen Falschmeldungenindividuellindividuellindividuell
16. Check und Aktualisierung vorhandener Compliance-Systeme bzw. Implementierung notwendiger Maßnahmen nach Bekanntwerden von Vorfällenindividuellindividuellindividuell

Kosten:

pauschale Jahresgebühr nach BetriebsgrößePauschalgebühr für die Einrichtung der Plattform im Unternehmen i.H.v. mind. 250 Euro zzgl. aktuell geltender USt. und eine monatliche Gebühr für die Unterhaltung der Plattform, die sich an der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orientiert.Pauschalgebühr für die Einrichtung der Plattform im Unternehmen i.H.v. höchstens 250 Euro zzgl. aktuell geltender USt. sowie eine monatliche Pauschale für die Unterhaltung der Plattform in Höhe von höchstens 25 Euro zzgl. aktuell geltender USt.