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Hinweisgeberstelle

Hinweisgeberschutzgesetz: Was bringt die EU-Whistleblower-Richtlinie für deutsche Unternehmen mit sich?

Eine sinnvolle Ergänzung zu Ihren unternehmensinternen Compliance-Richtlinien

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing liegt vor, wenn ein Hinweisgeber (sog. Whistleblower) eine vielleicht rechtswidrige Handlung innerhalb eines Unternehmens meldet. Diese Meldung kann intern oder extern abgegeben werden.

Whistleblowing – nur in großen Unternehmen?

Missstände und Straftaten gibt es nicht nur in großen Unternehmen. Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Korruption, Kartellabsprachen oder z.B. sexuelle Belästigung kommen in Unternehmen aller Größenordnungen vor. Bislang können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur an Vorgesetzte wenden oder an die Öffentlichkeit gehen. Die EU-Hinweisgeberschutz-Richtline aus Dezember 2019 möchte dies zumindest bei Verstößen gegen EU-Recht ändern und verpflichtet die Mitgliedstaaten zum Handeln bis zum 17.12.2021.

Deutschland möchte die Vorgaben der EU sogar noch umfassender umsetzen (Hinweisgeberschutzgesetz des BMJV, derzeit in der Fassung des Referentenentwurfs vom 26.11.2020) und Rechtssicherheit für Hinweisgeber schaffen, wann und durch welche Vorgaben sie bei der Meldung oder Offenlegung von Verstößen geschützt sind.

Was bedeutet das für mein Unternehmen?


250 oder mehr Mitarbeiter?
Aufgrund der EU-Richtlinie müssen Unternehmen ab 250 Mitarbeiter bereits ab 17.12.2021 Meldekanäle für Whistleblower einrichten.

Mehr als 50 Mitarbeiter?
Während größere Unternehmen bereits ab 17.12.2021 zur Einrichtung von Meldestellen verpflichtet sind, müssen Sie ein solches System spätestens ab dem 17.12.2023 bereithalten. Nutzen Sie diese Zeit und bereiten Sie Ihr Unternehmen bereits jetzt auf die neuen Pflichten vor.
Wir unterbreiten Ihnen ein attraktives Angebot.

Weniger als 50 Mitarbeiter?
Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich an die externe Meldestelle bei dem Datenschutzbeauftragten des Bundes wenden können. Nach einer solchen externen Meldung haben Sie die Aufarbeitung nicht mehr in der Hand. Daher empfehlen wir auch kleinen und mittelgroßen Unternehmen die Einrichtung eines individuellen Hinweisgeberschutzsystems und stellen speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen kostengünstige Lösungen bereit.

Was passiert, wenn Deutschland die EU-Vorgaben nicht umsetzt?

Richtlinien der EU können auch unmittelbar anwendbar sein, auch wenn sie nicht oder nicht ordnungsgemäß umgesetzt wurden und die Bestimmungen der Richtlinie inhaltlich unbedingt und nicht hinreichend genau sind.
Unternehmen sollten daher nicht bis zur Umsetzung warten und die verbleibende Zeit besser für die Einführung geeigneter Kanäle und Verfahren zum Umgang mit Hinweisen nutzen.

Wie funktioniert ein Hinweisgeberschutzsystem?

Ecovis-ToolEin Whistleblower oder eine Whistleblowerin in Deutschland soll schriftlich, mündlich oder persönlich eine Meldung über einen Gesetzesverstoß abgeben können. Unternehmer müssen dann die Identität des Meldenden oder der Meldenden vertraulich behandeln und ihm bestätigen, dass der Hinweis angekommen ist. Sodann muss eine Bewertung der Meldung erfolgen. Bei Bedarf müssen geeignete Folgemaßnahmen zur weiteren Aufklärung der Meldung oder zur Abschaffung des gesetzeswidrigen Zustands ergriffen werden. An diese Vorgaben muss sich das Unternehmen halten, um ebenfalls, z.B. bei Falschmeldungen, vom Schutz des Gesetzes zu profitieren.
Die schriftliche Meldung kann z.B. komfortabel über ein webbasiertes Tool in Ihrem Intranet erfolgen.
Studien haben gezeigt, dass dies eine sehr effektive Art ist, interne Meldungen entgegenzunehmen. Daher hat Ecovis ein Tool entwickelt, um Sie hier umfassend und gezielt unterstützen zu können, ohne den notwendigen Rahmen zu sprengen.

Welche Vorteile habe ich durch die Einrichtung der Ecovis Whistleblower Plattform?

Sie bekommen dadurch immer die Chance, einem Hinweis zunächst intern nachzugehen und diesen aufzuklären, bevor sich z.B. die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. So haben Sie vielleicht noch genügend Zeit zur Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige. Auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden bei Ihnen vor Ort können so unter Umständen verhindert werden.
Bei haltlosen Hinweisen können schwere Imageschäden auf diese Weise vermieden werden.

Keine lästige Pflicht, sondern Chance

Zwar liegt das Gesetzgebungsverfahren derzeit auf Eis und es ist unklar, wann und in welcher Regelungstiefe es verabschiedet wird. Ein Hinweisgebersystem kann jedoch auch ohne gesetzliche Pflicht die bereits bestehenden Compliance-Regelungen in Ihrem Unternehmen sinnvoll ergänzen und dadurch wirtschaftliche und strafrechtliche Risiken minimieren oder gar vermeiden. Handeln Sie daher bereits jetzt und nutzen Sie die Chance, Ihr Unternehmen noch besser aufzustellen.

Leistung

250 oder mehr Mitarbeiter?

Mehr als 50 Mitarbeiter?

Weniger als 50 Mitarbeiter?

1. Bedarfsprüfung/Bestandsaufnahme
2. Einrichtung der Meldestelle
3. Übernahme der Funktion der internen Meldestelle per Online-Tool, E-Mail, Telefon, persönlich oder auch per Brief
4. Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen
5. Ständiger Ansprechpartner für die Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen
6. Schulung der zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und bei Bedarf auch aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
7. Erstellen eines Jahresberichts mit Nutzungsstatistik
8. Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung v.a. im Hinblick auf sämtliche in Frage kommenden Straftatbestände durch erfahrene Strafverteidigerinnen und Strafverteidigerindividuellindividuellindividuell
9. Interne Ermittlungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgabenindividuellindividuellindividuell
10. Massenhafte Auswertung von Daten durch erfahrene Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüferinnenindividuellindividuellindividuell
11. Rückmeldung nach drei Monaten an den Hinweisgeberindividuellindividuellindividuell
12. Abschluss des Verfahrens mit Dokumentation und Bericht an die Geschäftsführungindividuellindividuellindividuell
13. Soweit notwendig: Abgabe an die Ermittlungsbehörden und Ansprechpartner für Rückfragen dieserindividuellindividuellindividuell
14. Kontakt zu Individualverteidigern und Individualverteidigerinnen und Unternehmensverteidigerinnen und Unternehmensverteidigernindividuellindividuellindividuell
15. Strafrechtliche sowie arbeits- und zivilrechtliche Folgemaßnahmen bei wissentlich oder grob fahrlässigen Falschmeldungenindividuellindividuellindividuell
16. Check und Aktualisierung vorhandener Compliance-Systeme bzw. Implementierung notwendiger Maßnahmen nach Bekanntwerden von Vorfällenindividuellindividuellindividuell

Kosten:

pauschale Jahresgebühr nach BetriebsgrößePauschalgebühr für die Einrichtung der Plattform im Unternehmen i.H.v. mind. 250 Euro zzgl. aktuell geltender USt. und eine monatliche Gebühr für die Unterhaltung der Plattform, die sich an der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orientiert.Pauschalgebühr für die Einrichtung der Plattform im Unternehmen i.H.v. höchstens 250 Euro zzgl. aktuell geltender USt. sowie eine monatliche Pauschale für die Unterhaltung der Plattform in Höhe von höchstens 25 Euro zzgl. aktuell geltender USt.