Hinweisgeberstelle

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing liegt vor, wenn ein Hinweisgeber (sog. Whistleblower) eine vielleicht rechtswidrige Handlung innerhalb eines Unternehmens meldet. Diese Meldung kann intern oder extern abgegeben werden.

Whistleblowing – nur in großen Unternehmen?

Missstände und Straftaten gibt es nicht nur in großen Unternehmen. Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Korruption, Kartellabsprachen oder z.B. sexuelle Belästigung kommen in Unternehmen aller Größenordnungen vor. Bislang konnten sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur an Vorgesetzte wenden oder an die Öffentlichkeit gehen. Deutschland hat die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie umfassend umgesetzt und am 16.12.2022 das Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen.

Was bedeutet das für mein Unternehmen?

Was ist für private Unternehmen zu tun?

• Unternehmen ab 250 Beschäftigte benötigen sofort eine unabhängige und fachkundige interne Meldestelle.
• Unternehmen zwischen 50 bis 249 Beschäftigte benötigen spätestens ab dem 17.12.2023 eine Meldestelle.
• Die Beschäftigten müssen in einfacher Sprache über die Möglichkeiten der Nutzung eines internen und externen Meldekanals informiert werden.
• Die Meldungen müssen in mündlicher Form, z.B. telefonisch, oder in Textform ermöglicht werden. Auf Bitte der hinweisgebenden Person muss auch eine persönliche Meldung oder eine Videokonferenz möglich sein.
• Es besteht nun – entgegen des letzten Gesetzesentwurfes – die Verpflichtung, dass Meldungen anonym abgegeben werden können.
• Sodann muss ein gesetzlicher Pflichtenkatalog von der Meldestelle befolgt werden: der Eingangsbestätigung an den Hinweisgebenden innerhalb einer Frist, Aufklärung des Sachverhaltes, Ergreifung von Folgemaßnahmen und Dokumentationspflichten sind nun geregelt.
• Die interne Meldestelle muss umfassende Befugnisse haben, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen.
• Eine Meldung kann von jedem/jeder abgegeben werden, der im beruflichen Zusammenhang von einer Straftat erfahren hat.

Wie funktioniert ein Hinweisgeberschutzsystem?

Ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin in Deutschland soll schriftlich, mündlich, persönlich, aber auch vollkommen anonym eine Meldung über einen Gesetzesverstoß abgeben können. Unternehmer müssen dann die Identität des Meldenden oder der Meldenden vertraulich behandeln und ihm bestätigen, dass der Hinweis angekommen ist. Sodann muss eine Bewertung der Meldung erfolgen. Bei Bedarf müssen geeignete Folgemaßnahmen zur weiteren Aufklärung der Meldung oder zur Abschaffung des gesetzeswidrigen Zustands ergriffen werden. An diese Vorgaben muss sich das Unternehmen halten, um ebenfalls, z.B. bei Falschmeldungen, vom Schutz des Gesetzes zu profitieren.
Die schriftliche Meldung kann z.B. komfortabel über ein webbasiertes Tool in Ihrem Intranet erfolgen.
Studien haben gezeigt, dass dies eine sehr effektive Art ist, interne Meldungen entgegenzunehmen. Daher hat Ecovis ein Tool entwickelt, um Sie hier gesetzeskonform und gezielt unterstützen zu können, ohne den notwendigen Rahmen zu sprengen.

Welche Vorteile habe ich durch die Einrichtung der Ecovis-Hinweisgeberstelle?

Sie bekommen dadurch immer die Chance, einem Hinweis zunächst intern nachzugehen und diesen aufzuklären, bevor sich z.B. die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. So haben Sie vielleicht noch genügend Zeit zur Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige. Auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden bei Ihnen vor Ort können so unter Umständen verhindert werden.
Bei haltlosen Hinweisen können schwere Imageschäden auf diese Weise vermieden werden.

Bußgelder vermeiden

Unternehmen, die nicht fristgerecht eine geeignete Meldestelle einrichten, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro rechnen.

Aber auch Hinweisgebende, die wissentlich unrichtige Meldungen abgeben, können mit einem Bußgeld in dieser Höhe belangt werden. Das neue Gesetz schützt also nicht nur Hinweisgebende, sondern auch die Unternehmen.

Wichtig ist auch: Soweit ein Unternehmen auch nur versucht, Mitarbeitende an einer Meldung zu hindern, oder die eingehende Meldung nicht vertraulich behandelt, so kann dies mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 100.000 Euro geahndet werden. Eine frühzeitige Beschäftigung mit dem neuen Gesetz und die korrekte Umsetzung kann dies vermeiden. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.

• Datenschutzerklärung Hinweisgebertool
• Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Hinweisgeber im Hinweisgebersystem