B.3. Welche Betriebsausgaben werden Sie zukünftig hauptsächlich haben?

Der Begriff der Betriebsausgaben ist für die Bemessung der betrieblichen Einkünfte von zentraler Bedeutung.
„Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“ (§ 4 Abs. 4 EStG).
Sie stehen im Gegensatz zu den privat veranlassten Aufwendungen, die den betrieblichen Gewinn nicht mindern dürfen.

Bitte beachten Sie, dass das Zahlen von Steuern keine Schande ist, sondern eher als Nachweis einer gesunden wirtschaftlichen Unternehmung zu deuten ist. Problematisch kann es sich hingegen für Sie auswirken, wenn tatsächlich anfallende Betriebsausgaben nicht in der Gewinnermittlung berücksichtigt sind und die Steuerlast entsprechend zu hoch ist.
Damit Sie von Anfang an wissen, was als Betriebsausgeben berücksichtigt werden kann, haben wir Ihnen im Folgenden eine Übersicht ausgewählter Betriebsausgaben zusammengestellt.
Weitere Details sowie Tipps und Tricks finden Sie exklusiv auf unserer Internetseite.

Betriebsausgaben – Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie Leasing
Nicht alle betrieblich veranlassten Aufwendungen können den Gewinn des laufenden Jahres mindern, in dem sie entstanden sind.
Es gibt auch betriebliche Aufwendungen, deren Abzug auf mehrere Jahre zu verteilen ist.
Werden selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter angeschafft oder hergestellt, die länger als ein Jahr verwendet oder genutzt werden und einen Nettobetrag von mehr als 800 € (ab 01.01.2018) übersteigen, sind die hierfür entstandenen Aufwendungen (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten) auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen.
Bei der Gewinnermittlung werden jeweils nur die jährlichen Absetzungen für Abnutzung („Abschreibungen“) abgezogen. Diese betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist in speziellen Tabellen von vorn herein festgelegt.
Anders verhält es sich mit Leasinggütern. Die monatlichen Leasingraten stellen eine Form der Miete dar und sind zumeist sofort gewinnmindernd absetzbar. Für nähere Details sollten Sie uns fragen.

Betriebsausgaben und Kosten der Lebensführung
Aufwendungen für die private Lebensführung, also insbesondere für den Haushalt des Steuerpflichtigen und für den Unterhalt seiner Familienangehörigen, sind grundsätzlich nicht abziehbar (§ 12 Nr. 1 EStG). Deshalb können Ausgaben für Ernährung, Kleidung (Anzüge, Krawatten etc.) und Wohnung im Allgemeinen nicht abgezogen werden.
Der betriebliche und der private Bereich können sich überschneiden. So wird z.B. ein Kraftfahrzeug sowohl für betriebliche als auch für private Zwecke genutzt. Auch eine Reise hat vielfach teils betrieblichen und teils privaten Charakter. Hier stellt sich die Frage, ob – und ggf. in welchem Umfang – die hiermit zusammenhängenden Aufwendungen als Betriebsausgaben abzuziehen sind.
Für Aufwendungen, die sowohl durch die private Lebensführung als auch durch den Betrieb des Steuerpflichtigen veranlasst sind (so genannte „gemischte Aufwendungen“), gilt ein allgemeines Aufteilungs- und Abzugsverbot. Das hat zur Folge, dass regelmäßig auch der Teil der Aufwendungen nicht abgezogen werden kann, der betrieblich veranlasst ist. Eine schätzungsweise Aufteilung der Kosten in einen betrieblich und einen privat veranlassten Teil wird i.d.R. nicht anerkannt.

Von diesem Grundsatz gibt es allerdings Ausnahmen:

Vorab entstandene Betriebsausgaben
Betriebsausgaben, die beispielsweise schon vor Eröffnung des Betriebs anfallen (Aufwendungen für Werbemaßnahmen, für Bürokosten, Reise- und Finanzierungskosten etc.), werden unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben anerkannt und sind damit gewinnmindernd absetzbar.

Achtung: Nachweis der Betriebsausgaben
Da der Steuerpflichtige gegenüber dem Finanzamt grundsätzlich die objektive Beweislast trägt, muss er das Vorliegen von betrieblich veranlassten Aufwendungen durch geeignete Belege nachweisen können. Andernfalls kann das Finanzamt den Abzug versagen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht abziehbar sind vor allem Aufwendungen für Gästehäuser, für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motorjachten.
Der Abzug kann ferner auch versagt werden, sofern die geltend gemachten Aufwendungen „…nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind“. Hierunter kann insbesondere auch die Anschaffung eines besonders aufwendigen Kraftfahrzeuges fallen.
Nicht abziehbar sind auch Geldstrafen, Bußgelder, Ordnungs- und Verwarnungsgelder. D.h. beispielsweise Strafzettel für falsches Parken oder anderen Verkehrsdelikten können Sie nicht geltend machen.

Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
Beschränkt bedeutet, dass nur ein bestimmter Teil der Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden kann.
Nur beschränkt abziehbar sind vor allem:

Mehraufwendungen für Verpflegung bei Geschäftsreisen
Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass.

Welche Voraussetzungen dabei zu erfüllen sind, und zu welchen Teilen Ihre entstandenen Aufwendungen abziehbar sind, klären wir gerne mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch.

a. Kfz-Aufwendungen

Ein wesentlicher Bestandteil der Betriebsausgaben sind die Kfz-Kosten. Daher sollte man von Anfang an ein ökonomisch sinnvolles Fahrzeug für die betriebliche Nutzung wählen.
Die Aufwendungen für dieses betrieblich genutzte Fahrzeug stellen Betriebsausgaben dar. Zu den absetzbaren Aufwendungen zählen dabei insbesondere die laufenden Unterhaltungskosten und auch die Abschreibung.
Nutzt ein Vermittler das Fahrzeug zusätzlich auch für private Fahrten, gehören die anteilig auf diese Fahrt entfallenden Aufwendungen zu den Kosten der Lebenshaltung (Privatentnahmen), die den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen.
Dieser Privatanteil der Nutzung ist zu ermitteln und separat zu versteuern. Für die Ermittlung kommen im Wesentlichen 2 Ansätze zum Einsatz:

Achtung:
Welche Methode zum Einsatz kommt, hängt insbesondere vom Grad der betrieblichen Nutzung des Fahrzeuges ab. Damit es gegenüber dem Finanzamt keine Probleme gibt, müssen sowohl bei der 1% – Methode als auch bei den Fahrtenbucheinträgen bestimmte Vorschriften beachtet werden.
Hierzu kontaktieren Sie bitte Ihren ECOVIS-Berater.
Ein Muster für einen beispielhaften Fahrtenbuchaufbau finden Sie in der Anlage IV.

b. Büroaufwendungen

Zu den Büroaufwendungen zählen neben den Aufwendungen für Kopien, Schreibmaterialien, Ordner auch die Telefonkosten. Dabei sind bei den Telefonkosten nicht nur die reinen Gesprächsgebühren zu berücksichtigen, sondern etwa auch Einrichtungskosten, Grundgebühr oder Leasingkosten.
Sofern Sie Ihr Telefon auch privat nutzen, so ist dieser Privatanteil zu ermitteln und als steuerliche Entnahme zu behandeln.

c. EDV – Aufwendungen

Eines Ihrer wichtigsten Arbeitsgeräte, der Computer, verursacht natürlich ebenfalls Aufwendungen, die Sie als Betriebsausgaben von Ihren Einnahmen abziehen können. Hierzu zählen besonders die Aufwendungen für die Hardware und die Software.

d. Ausbildungsaufwendungen

Qualitative Beratung kann nur mit dem notwendigen KnowHow angeboten werden, daher ist es selbstverständlich, dass Sie sich dieses Wissen aneignen müssen. Doch Bildung verursacht natürlich auch Aufwendungen, die unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben absetzbar sind.

e. Reisekosten

Ob Sie nun zu einem Kunden reisen oder an einer Schulung teilnehmen, jede betrieblich verursachte Reise führt zu absetzbaren Kosten. Diese lassen sich weiter in die Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten unterteilen.
Hierbei ist es wichtig, dass Sie die entstandenen Kosten durch entsprechende Quittungen belegen können. Für einige Aufwendungen, wie beispielsweise Verpflegungsmehraufwendungen kommen auch Pauschalsätze zum Ansatz.

f. Bewirtungskosten

Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden (Kunden/ andere Versicherungsvermittler) können nur in bestimmten Umfang und unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Davon zu unterscheiden sind kleine Aufmerksamkeiten für Kunden, wie etwa Kaffee, Tee oder Gebäck, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt; die Höhe der Aufwendungen ist dabei nicht ausschlaggebend. Diese Aufwendungen sind unter bestimmten Voraussetzungen in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehbar.

g. Werbegeschenke

Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, sind nur dann abziehbar, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger zugewendeten Gegenstände insgesamt 35 Euro (pro Empfänger und Jahr) nicht übersteigen.

h. Häusliches Arbeitszimmer

Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG dürfen Aufwendungen für ein „häusliches Arbeitszimmer“ sowie die Kosten der Ausstattung den Gewinn nicht mindern.
Von diesem Betriebsausgabenabzugsverbot kann nur unter Vorlage bestimmter Voraussetzungen abgesehen werden. Nähere Details erfahren Sie unter Steuerratgeber.
Unabhängig davon können die Kosten für Einrichtungsgegenstände, wie z.B. Bücherregal, -schrank, oder Stühle gewinnmindernd geltend gemacht werden.

i. Unterprovisionen/ Tipp-Provisionen

Sofern Sie als selbständiger Versicherungsvermittler einem für Sie tätigen Untervermittler oder Tipp-Geber eine Vermittlungsprovision zahlen, so sind diese Beträge für Sie in vollem Umfang als Betriebsausgaben ansetzbar.