Ecovis in Hannover

Jetzt schreibt das Finanzamt Unternehmern auch noch das Kassensystem vor

Noch ist genug Zeit. Aber ab 1. Januar 2020 müssen Unternehmer strenge Vorgaben beim Einsatz von Ladenkassen beachten. Wer ab dann keine zertifizierten Kassen einsetzt, dem drohen drastische Strafen. Was so eine „Fiskalkasse“ haben muss, auf was Unternehmer in der Praxis achten müssen und was insbesondere auf Gastronomen zukommt, erklärt Steuerstrafrechtlerin Janika Sievert von Ecovis in Landshut.

Barentnahmen an der Steuer vorbei oder auch der illegale Einsatz von Manipulations-Software: All dies hat dazu geführt, dass die Finanzverwaltung Betrügereien an Kassen ausschalten will. Angekündigt hat sie das bereits 2010. Ab 2020 soll mit Kassenbetrug endgültig Schluss sein. Ab diesem Zeitpunkt sind Fiskalkassen Pflicht.

So muss die Fiskalkasse ausgestattet sein

Die Anforderungen an die Software der Kassensysteme kommen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Zwar stellen private Anbieter Sicherheitsmodule, Speichermedien und Schnittstellen her, doch sie müssen vom BSI zertifiziert sein.

Zu den Sicherheitseinrichtungen der neuen Fiskalkasse gehören

• ein Sicherheitsmodul, das Kasseneingaben automatisch sofort beim Eintippen protokolliert. Diese Aufzeichnungen dürfen später nicht mehr veränderbar sein,
• ein Speichermedium, das die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren speichert und
• eine digitale Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet, um Prüfern der Finanzbehörde Zugang zu einheitlich geordneten und damit vergleichbaren Daten zu ermöglichen.

Wie lange Unternehmer noch welche Kassen nutzen dürfen

Wer sein Kassensystem vor dem 26. November 2010 und ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gekauft hat, der muss es ausmustern. „Betriebe, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 eine neue Ladenkasse gekauft haben, dürfen diese noch bis 31. Dezember 2022 nutzen. Für sie gilt Bestandsschutz“, sagt Steuerstrafrechtsexpertin Janika Sievert. Allerdings müssen diese Kassensysteme den technischen Anforderungen des BMF-Schreibens von 2010 genügen. Die Hersteller kennen die Anforderungen. Und: Unternehmer müssen regelmäßig Updates machen.

Kassen mit technischen Sicherheitseinrichtungen sind unbedenklich

Neue Kassen, die schon die entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtungen haben, dürfen Unternehmer unbegrenzt weiter nutzen. Das gilt unabhängig vom Anschaffungszeitpunkt. Wer sich eine Fiskalkasse kauft, der muss sie innerhalb eines Monats bei seinem zuständigen Finanzamt melden. „Wer ab 2020 keine Kasse mit elektronischem Aufzeichnungssystem und zertifizierter Sicherheitseinrichtung einsetzt und sein Kassensystem nicht noch bis 2022 nutzen darf, dem drohen neben Steuernachzahlung und Steuerstrafverfahren bis zu 25.000 Euro Bußgeld“, warnt Sievert.

Unternehmer müssen Neukauf und Ausmustern melden

Künftig sind dem Finanzamt die genaue Zahl neuer Kassen im Betrieb ebenso zu melden wie jene, die das Unternehmen ausmustert. Bei Käufen bis Ende dieses Jahres ist der späteste Meldetermin der 31. Januar 2020. Dazu soll es einen speziellen Vordruck bei den Landesfinanzbehörden geben. Bislang gibt es diesen allerdings noch nicht. „Unklar ist, ob das noch rechtzeitig klappt. Vermutlich wird es eine Übergangsfrist geben“, sagt die Ecovis-Steuerstrafrechtlerin.

Gastrobetriebe müssen ab 2020 ungefragt Rechnungen ausstellen

Unternehmer sollten daher alle Vorgänge rund um die Kasse genau angeben und dokumentieren. „Allein wegen formeller Mängel kann der Verdacht auf Schwarzgeld aufkommen. Bei schwerwiegenden Mängeln kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen“, warnt Janika Sievert, „und wenn Finanzämter Umsätze schätzen, dann sind diese Schätzungen inklusive der entsprechenden Zuschläge für Unternehmer nie von Vorteil.“ Eine weitere Neuerung bedeutet besonders für Gastronomiebetriebe eine Umstellung: Ab 2020 müssen sie jedem Gast immer eine Rechnung ausstellen. „Ausnahmen gibt es nur in begründeten Fällen, etwa wenn Unternehmer an viele Unbekannte verkaufen, wie zum Beispiel eine Pommesbude. Die Ausnahme muss das Finanzamt allerdings genehmigen“, sagt Sievert.

Vor allem Unternehmer, die sich in den kommenden Jahren zur Ruhe setzen wollen, scheuen Investitionen. „Das Geld für ein Kassensystem ist aus unserer Sicht hundertmal besser investiert, als wenn das Finanzamt Mängel findet und anstatt einer vergleichsweise kleinen Ausgabe riesige Zahlungen zu leisten sind“, warnt die Expertin. Seine Altersvorsorge aufs Spiel zu setzen, lohnt sich ihrer Meinung nach nicht.

Ein Foto von Janika Sievert können Sie hier herunterladen:

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Umsatzsteuerstreit: Einspruch kann sich lohnen

Nicht nur Unternehmen, sondern auch Kommunen sind umsatzsteuerrechtlichen Risiken ausgesetzt. Manchmal führt auch an einem Streit mit dem Finanzamt vor Gericht kein Weg vorbei.

Seit Februar kann sich die Kommune Burgstädt über ansehnliche 2,7 Millionen Euro freuen. Die Summe fließt ihr nach einem gewonnenen Rechtsstreit um die umsatzsteuerliche Anerkennung gezahlter Vorsteuern zu. Bei dem Verfahren ging es um ein von der Stadt gebautes Schwimmbad, das die Kommune an eine von ihr gegründete Betreibergesellschaft verpachtet hat. Strittig war, ob die Stadt dabei unternehmerisch tätig und damit zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die Stadt hatte im Pachtvertrag mit Blick auf das öffentliche Interesse die Eintrittspreise für das Schwimmbad festgelegt und sich verpflichtet, für Verluste aufzukommen. Da dies von vornherein einem Zuschuss der Gemeinde zum Badbetrieb gleichkomme, so monierte die Finanzbehörde, liege keine unternehmerische Überlassung vor. Konsequenz: Die Stadt dürfe die von ihr bei den Baukosten für das Schwimmbad gezahlte Vorsteuer nicht geltend machen.

Ein Fall für das Gericht

Die Kommune wollte das so nicht hinnehmen und zog mit Unterstützung von Ecovis bis zum Bundesfinanzhof. „Wenn die Stadt selbst Betreiber des Schwimmbads gewesen wäre, hätte sie ja auch Anspruch auf den Vorsteuerabzug gehabt“, erläutert Sven Blechschmidt, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Dresden. Er hat zusammen mit Michael Pestner, Leiter der Ecovis-Niederlassung in Burgstädt, die Belange der Stadt in dem Verfahren vertreten.

Zu klären waren vor Gericht einige entscheidende Fragen. Ist die Kommune auch dann unternehmerisch tätig, wenn sie verbilligt Leistungen über die Verpachtung anbietet? Welche Rolle spielen dabei Zuschüsse und die Dauer des Leistungsangebots? Die Experten von Ecovis, die die Kommune steuerliche betreuen und auch die Wirtschaftsprüfung durchführen, sahen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt. Die Überlassung des Schwimmbads sei zwar verbilligt, aber nicht zu einem symbolischen Preis erfolgt. „Es liegt somit eine wirtschaftliche Tätigkeit vor, auch wenn ein solches Bad nicht kostendeckend zu betreiben ist“, sagt Blechschmidt. Er betont zudem, dass das Schwimmbad eine dauerhafte Einrichtung ist, die es ohne die Stadt nicht geben würde.

So sah es letztlich auch das Sächsische Finanzgericht in Leipzig, an welches das Verfahren vom Bundesfinanzhof zurückverwiesen wurde. Der von der Stadt gezahlte Zuschuss sei unschädlich und sei nicht mit der Pacht zu verrechnen. Daher schmälere er nicht den Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Gesetzliche Neuregelung beachten

Wie es in anderen Fällen aussieht, hängt von den individuellen Voraussetzungen ab. Wenn Kommunen außerhalb ihrer herkömmlichen Quellen Einnahmen erzielen, ist insbesondere die Neugestaltung des Paragraphen 2b Umsatzsteuergesetz zu beachten. Sie gilt für nach dem 31. Dezember 2016 erzielte Umsätze. Bis zum 31. Dezember 2020 kann eine Übergangsfrist genutzt werden. Die Neuregelung ist nicht nur bei Pachtverträgen, sondern auch für viele weitere von Gemeinden abgeschlossene Verträge zu berücksichtigen.

Sven Blechschmidt, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Dresden

Trotz Lehrlingsmangel: Bei Ecovis starten 64 neue Azubis!

Trotz Lehrlingsmangel hat Ecovis 64 neue Auszubildende gewinnen können. Drei Wochen vor dem offiziellen Start in den Kanzleien beginnen die Einführungswochen der neuen Azubis. Bei dem auf den Mittelstand spezialisierten Beratungsunternehmen fangen aber nicht nur Steuerfachangestellte an.  

In Rostock ist die dreiwöchige Vorbereitungszeit gerade zu Ende. In München beginnt sie heute: die Ecovis-Einführungsveranstaltung für Auszubildende. „Wir sind stolz darauf, dass wir wieder so viele junge Leute für die Ausbildung bei uns gewinnen konnten“, sagt Ecovis-Vorstand Ferdinand Rüchardt. Wie das gelingt? Die Steuerberaterinnnen und Steuerberater zeigen in Schulen und bei Ausbildungsmessen, welche Jobs es bei ihnen gibt und was beispielsweise Steuerfachangestellte konkret tun. „Unsere Ecovis Akademie hat ein sehr gutes Ausbildungskonzept entwickelt. Wir sehen, dass sich das auszahlt.“

Zum Neustart jedes Ausbildungsjahres lernen die neuen Ecovis-Azubis die Grundlagen der Buchführung. Zuerst gibt es Theorieunterricht, dann Praxis. „Wir wollen unsere Neustarter auf einen einheitlichen Wissensstand bringen“, sagt Ferdinand Rüchardt. Warum? „Es gibt nichts Schlimmeres, als am Anfang im neuen Job nur rumzusitzen“, erläutert er, „unsere Azubis können so von Anfang an mit anpacken, was den Einstieg enorm erleichtert.“

Lernen und vernetzen

Doch nicht nur Fachwissen vermittelt Ecovis in den Einführungswochen. „Unsere Azubis sollen sich auch untereinander vernetzen“, sagt Ferdinand Rüchardt. Das ist dem für das Thema Personal zuständigen Vorstand auch deshalb wichtig, weil Ecovis dezentral aufgestellt ist. Deutschlandweit gibt es Kanzleien an über 100 Standorten. Beim Kick-off lernen sich die Azubis untereinander kennen. Und: Von Anfang an gibt es gemeinsame Erlebnisse. „In Rostock hatten unsere Azubis in der Kletterhalle und beim Kickern gemeinsam Spaß. In München steht unter anderem eine Stadtrundfahrt auf dem Programm“, verrät Rüchardt.

64 Neustarter – darunter drei Umschüler und Fachinformatiker

Insgesamt hat Ecovis in diesem Jahr erneut 64 Neustarter fürs Unternehmen gewinnen können. Neben Steuerfachangestellten beginnen duale Studenten, Kaufleute für Büromanagement, mehrere Umschüler und drei Fachinformatiker ihre Ausbildung. „Für die Digitalisierung der Prozesse brauchen wir die ‚Digital Natives‘, für die digitale Abläufe selbstverständlich sind“, sagt Rüchardt. Ganz besonders freuen ihn die drei Umschüler zum Steuerfachangestellten. „Ich finde es toll, dass sich junge Erwachsene in einem zweiten Schritt für das Thema Steuern entscheiden. Sie bringen schon Berufserfahrung mit. Und in der Praxis sind das häufig diejenigen, die sehr gut auf unsere Mandanten eingehen können.“

Ein Foto von Dr. Ferdinand Rüchardt können Sie hier herunterladen

Sie interessieren sich für eine Ausbildung bei Ecovis? Hier erfahren Sie mehr: Ecovis-Karrierewelt.