Reisekosten ab 2014 (Folge 1): „Erste Tätigkeitsstätte“ und Fahrtkosten

Ab 2014 hat der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ zentrale Bedeutung für die Beurteilung von steuerlich zu berücksichtigenden Reisekosten; der bisher verwendete Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ fällt weg.

Was gilt als „erste Tätigkeitsstätte“?

Nach § 9 Abs. 4 EStG n. F. ist erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (wie z. B. beim Kunden oder in sog. Outsourcing-Fällen), der der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber z. B. arbeitsvertraglich dauerhaft zugeordnet wird. Eine dauerhafte Zuordnung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer an der Tätigkeits­stätte unbefristet oder für die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses oder länger als 48 Monate beschäftigt werden soll. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor oder ist die Zuordnung nicht eindeutig, wird die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte angesehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder 2 volle Arbeitstage pro Arbeitswoche oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.
Ein Arbeitnehmer kann nur höchstens eine erste Tätigkeitsstätte pro Arbeitsverhältnis haben. Liegen die genannten Voraussetzungen bei mehreren Tätigkeitsstätten vor, kann der Arbeitgeber die erste Tätig­keitsstätte bestimmen, anderenfalls ist die der Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen.
Bei Vollzeitstudenten gilt die Bildungsstätte als erste Tätigkeitsstätte.
Ein Fahrzeug, das Home-Office oder ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet ist keine erste Tätigkeitsstätte.

Wie bisher: Entfernungspauschale für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für eine Familienheimfahrt pro Woche bei doppelter Haushaltsführung kann auch weiterhin die Entfernungspauschale als Werbungskosten abgezogen werden. Ab 2014 werden allerdings vom Arbeitgeber für diese Fahrten gewährte Sachbezüge (z. B. Monats­karte für den ÖPNV) auf die Entfernungspauschale angerechnet und mindern so den Werbungskosten Abzug, wenn sie wegen der Freigrenze von 44 Euro (§ 8 Abs. 2 letzter Satz EStG) steuerfrei sind.

Fahrten zu weiteren Tätigkeitsstätten

Für berufsbedingte Fahrten zu anderen Einsatzstätten gelten die bekannten Reisekostengrundsätze: Es können wie bisher die tatsächlich entstandenen Kosten bzw. die Kilometer-Pauschalen (z. B. PKW: 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer) geltend gemacht werden.
Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ist er verpflichtet, stattdessen dauerhaft einen bestimmten Ort (z. B. Busdepot) oder ein weitläufiges Tätigkeitsgebiet (z. B. Hafen) aufzusuchen, so gelten für die Fahrten zu diesem Ort bzw. zu dem von der Wohnung aus nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeits­gebiet die gleichen Regelungen wie für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, d. h., hier gilt die Entfernungs­pauschale. Für Mehrkilometer zu einem entfernteren Zugang und für Fahrten innerhalb des Tätigkeits­gebiets gelten die Reisekostengrundsätze.

Beispiel:

Die Entfernung von der Wohnung des Hafenarbeiters A zur nächstgelegenen Zufahrt zum Hafen beträgt 10 km. A wird auch in einem entfernteren Teil des Hafens eingesetzt; an diesen Tagen fährt A mit dem PKW zu einem 25 km von der Wohnung entfernten Zugangspunkt. A kann für diese Fahrten folgende Beträge als Werbungskosten geltend machen:
Für die ersten 10 km die Entfernungspauschale (10 km x 0,30 €) – 3 €
Für die weiteren 15 km für Hin- und Rückweg zusammen (15 km x 2 x 0,30 €) – 9 €
Als Werbungskosten abzugsfähig – 12 €

Erstattung durch den Arbeitgeber

Die nach Reisekostengesichtspunkten ermittelten Fahrtkosten (z. B. bei Benutzung des privaten PKW oder der Bahn) kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern lohnsteuerfreierstatten (§ 3 Nr. 16 EStG).
Zuschüsse zu den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann der Arbeitgeber – wie bisher – mit 15 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) pauschal versteuern; in diesem Umfang hat der Arbeitnehmer allerdings keinen Werbungskostenabzug. Diese lohnsteuerfreien bzw. pauschalver­steuerten Arbeitgeberleistungen unterliegen nicht der Sozialversicherung.