Datenschutz: Perso­nal­aus­weise kopieren als DSGVO-Verstoß
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Datenschutz: Perso­nal­aus­weise kopieren als DSGVO-Verstoß

Die Kopie des Personalausweises dient Behörden und Geschäftspartnern:innen häufig als Möglichkeit der Identifizierung, weshalb im Geschäftsleben oftmals eine Personalausweiskopie verlangt bzw. angefertigt wird. Hierbei wird der Datenschutz jedoch oftmals vernachlässigt. Datenschutzexperte Andreas Steinberger kennt die Details, wann eine Kopie des Personalausweises zulässig ist und wann nicht.

Sind Ausweiskopien erlaubt?

Die Anfertigung von Personalausweiskopien war bis zum Inkrafttreten des Personalausweisgesetzes (PAuswG) im Jahr 2010 in Deutschland gesetzlich verboten. Seitdem steht es der ausweisinnehabenden Person selbst frei, eine Kopie des Ausweises anzufertigen. Grundsätzlich besteht jedoch keine Pflicht, Dritten eine Kopie des Personalausweises zu überlassen.

Nach § 20 Abs. 2 PAuswG ist dies auch nur mit ausdrücklicher Zustimmung der ausweisinnehabenden Person zulässig. Zudem muss die Ausweiskopie eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Ferner ist die Weitergabe der Ausweiskopie – außer durch die ausweisinnehabenden Person selbst – an Dritte nicht zulässig. Personen innerhalb der gleichen Organisation (z.B. Behörden, Banken) gelten jedoch nicht als Dritte. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt.

Personalausweis und Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) brachte jedoch strengere Regeln für die Speicherung persönlicher Daten. Gemäß Artikel 5, Absatz 1 (c und e) DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden, wenn:

  • dies dem Zweck angemessen und
  • auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt ist,
  • nicht länger als erforderlich gespeichert werden,
  • sowie sind Sie nach Zweckerfüllung unverzüglich zu löschen.

„Mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung muss sich ein Unternehmen immer fragen, ob es unbedingt einer Ausweiskopie bedarf“, betont Andreas Steinberger. Denn häufig ist die Speicherung sämtlicher im Personalausweis festgehaltener Daten nicht angemessen.

Recht auf Schwärzung nicht benötigter Daten

Aus dem Grundsatz der Datenminimierung folgt auch, dass Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, auf der Kopie zu schwärzen sind. „Ausweisinhaberinnen und Ausweisinhaber sind in allen Fällen immer auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen“, so Andreas Steinberger.

Durch die Schwärzung kann ebenfalls Missbrauch durch beispielsweise einen Identitätsdiebstahl entgegengewirkt werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangsnummer sowie für die Dokumentennummer, sofern nicht gesetzliche Regelungen wie etwa das Geldwäschegesetz diese Angaben erfordern.

Wer kann trotz DSGVO eine Ausweiskopie verlangen?

Finanzdienstleistungen: Ausweiskopien sind zum Zweck der Identifizierung von Personen bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten, Versicherungsunternehmern, Steuerberatern, Immobilienhändlern sowie Güterhändlern zulässig. Nach § 8 Absatz 2 GWG (Geldwäschegesetz) ist die erforderliche Identifizierung der an einer Transaktion beteiligten Akteure sogar zwingend vorgeschrieben.

Telekommunikationsdienstleister: Telekommunikationsanbieter dürfen gemäß § 172 Absatz 2 TKG (Telekommunikationsgesetz seit 1. Dezember 2021) Personalausweise kopieren. Sie müssen die Kopie aber unverzüglich wieder vernichten, wenn sie die Angaben festgestellt haben, die für den Vertragsabschluss erforderlich sind.

Verkäufer/Händler: Bei Rechtsgeschäften des täglichen Lebens und Handelsgeschäften darf die andere Vertragspartei Daten aus dem Personalausweis entnehmen und notieren, soweit diese für das Vertragsverhältnis notwendig sind.

Hoteliers: Gemäß § 30 Abs. 1 BMG (Bundesmeldegesetz) haben Hoteliers die Verpflichtung, Angaben zu beherbergten Personen in einem Meldeschein zu dokumentieren. Nach allgemeiner Meinung enthält die Vorschrift keine Rechtsgrundlage, die Vorlage eines Personalausweises zu verlangen.

Güterkraftverkehr: Im Güterkraftverkehr darf der Auftraggeber eines Fracht- oder Speditionsvertrags gemäß § 7 c GüKG (Güterkraftverkehrsgesetz) anhand der Vorlage des Personalausweises die Identität, Nationalität und Gültigkeitsdauer eines Dokuments überprüfen. Diese Angaben dürfen auch notiert werden, eine Kopie des Personalausweises ist jedoch nicht erlaubt.

Sie haben Fragen zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen? Unsere Unternehmensberater und zertifizierten Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen zur Seite. Schreiben Sie uns per Kontaktformular oder an datenschutz-ub@ecovis.com

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