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Verfahrensdokumentation

So vermeiden Sie Risiken bei der nächsten Betriebsprüfung.

Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Finanzverwaltung macht ernst. Es drohen Hinzuschätzungen bei den nächsten Betriebsprüfungen, wenn Organisationsunterlagen, Verfahrensdokumentationen sowie digitale Grundaufzeichnungen nicht vorgelegt werden können. Gemeint ist damit die Dokumentation aller rechnungslegungs- und steuerlich relevanten Prozesse, Kontrollen und Verfahren des Unternehmens — oder anders:

Die Verfahrensdokumentation ist:

  • die Summe aller Dokumentationen von Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis aller (IT-)Geschäftsprozesse, die fur die Finanzbuchhaltung und die Besteuerung relevant sind.

Die Verfahrensdokumentation soll:

  • Zusammenhänge von Prozessen, Verfahren und (IT-) Systemen im Unternehmen verständlich und vollständig dokumentieren, sodass sich die Betriebsprüfung in angemessener Zeit einen Überblick Über alle für die Besteuerung relevanten Geschäftsvorfälle verschaffen kann.

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation und warum ist sie zwingend erforderlich?

Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen alle Unternehmen eine verständliche und vollständige Verfahrensdokumentation erstellen. Das bedeutet, alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i.S. §§ 5, 4 Abs. 1 EStG benötigen eine Verfahrensdokumentation.

Erste Betriebsprüfungen zeigen: Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts-, Faktura- und anderen Vorsystemen, die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen und das Vorliegen von Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt. Viele Finanzämter fordern die Verfahrensdokumentation bereits heute mit den Betriebsprüfungsanordnungen an.

Bargeldintensive Unternehmen brauchen zusätzlich zwingend seit dem 01.01.2018 eine Verfahrensdokumentation fur die Kassenführung. Denn seitdem darf das Finanzamt unangemeldet im Betrieb eine Kassennachschau durchführen.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

  • Die allgemeine Beschreibung erklärt die Organisation des Unternehmens, welche Mitarbeiter wofür zuständig sind sowie die Branche und das betriebliche Umfeld.
  • In der Prozessbeschreibung sind alle steuerrechtlich relevanten Prozesse enthalten: von der Bestellung, Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Kassenführung, Zahlungsverkehr, Belegorganisation, Personalwesen, Buchführung bis zur Archivierung.
  • Die Anwenderdokumentation enthält die im Unternehmen eingesetzte Software. Zum Nachweis, dass die Programme sachgerecht angewandt werden, sind die Bedienungsanleitungen für die Software hier ebenfalls hinterlegt.
  • Bei der technischen Systemdokumentation geht es um die Beschreibung der EDV-Umgebung, die eingesetzte Hardware, Netzwerke, ASP oder Cloud-Anwendungen.
  • Aussagen zum Datenschutz und zur Datensicherung sind ebenfalls zu treffen. Abschließend ist beschrieben, wie das System der internen Kontrollen gestaltet ist.

Welche Folgen hat eine fehlerhafte oder fehlende Verfahrensdokumentation?

Gibt es im Unternehmen lückenhafte Aufzeichnungen oder nur mündliche Anweisungen, dann kann ein Betriebsprüfer keinen Einblick in die steuerrelevanten Prozesse des Unternehmens bekommen. Fehlt gar eine Verfahrensdokumentation, verstößt das gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Die Praxis zeigt, dass im Rahmen von Betriebsprüfungen die Einhaltung der GoBD (selbst bei kleineren Unternehmen) zunehmend geprüft wird und es in vielen Fällen bereits zu empfindlichen Hinzuschätzungen aufgrund von formellen Mängeln gekommen ist.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist daher unumgänglich.

Geben Sie dem Betriebsprüfer und der Finanzverwaltung keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln. Handeln Sie jetzt!

Wir lassen Sie mit diesem Thema nicht allein und unterstützen Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und bei allen weiteren Fragestellungen, die sich hierzu ergeben.

Zögern Sie nicht – vereinbaren Sie einen Termin mit uns!

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