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Newsletter-Versand: Was ist zu beachten?

03.03.2020

Lesezeit: 2 min I

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Newsletter sind beliebte Werbemittel für Unternehmen und Dienstleister aller Art. Unbeliebt hingegen ist deren datenschutzrechtskonforme Einbindung auf der jeweiligen Website. Insoweit sollen im folgenden Beitrag die wichtigsten Punkte erläutert werden.

Allgemeine Anforderungen an den Newsletter

Für den Versand eines Newsletters sind mehrere Dinge notwendig. Zum einen sind die Mailadresse und eine entsprechende, datenschutzrechtliche Einwilligung des Kunden erforderlich. Zum anderen muss eben diesem auch eine Widerrufsmöglichkeit zur Verfügung gestellt werden. Schließlich sieht der Art. 21 Abs. 2 DSGVO vor, dass auch nach erteilter Einwilligung der weiteren Datenverwendung widersprochen werden kann.

Wie erhalte ich also eine rechtskonforme Einwilligung?

Es bestehen mehrere Möglichkeiten zur Einholung der Einwilligung. Zu empfehlen ist dabei aber vor allem das sogenannte „Double-Opt-In-Verfahren“. DatensicherheitDarunter versteht man ein zweistufiges Anmeldeverfahren, bei dem in einem ersten Schritt der Interessent seine Mailadresse in ein Formular einträgt und dieses absendet. In einem solchen Formular sollte der Interessent neben den allgemeinen Informationen zur Datenverarbeitung auch über Folgendes informiert werden:

  • Was beinhaltet der Newsletter?
  • Wann und wie oft wird er versendet?
  • Wer versendet den Newsletter?
  • Welche Daten sind für den Versand notwendig?
  • Welche Daten werden darüber hinaus und zu welchem Zweck verarbeitet?
  • Wie kann der Newsletter abbestellt werden?

Im zweiten Schritt des Double-Opt-In-Verfahrens wird – nachdem der Interessent das Formular ausgefüllt und auf Anmelden geklickt hat – eine Bestätigungsmail an seine angegebene Mailadresse versandt. In dieser wird der Empfänger aufgefordert, – durch einen Klick auf einen Link – ein weiteres Mal zu erklären, dass er zukünftig Werbe-E-Mails erhalten möchte. Erst nach dieser Bestätigung erfolgt schließlich die Eintragung der Daten in das Adressbuch des Unternehmers.

Die Vorteile dieser Methode sind vielschichtig. Aus technischer Sicht wird das Missbrauchspotential minimiert, da sichergestellt ist, dass der Nutzer des Formulars gleichzeitig auch Inhaber der Gewalt über die Mailadresse ist. Aus rechtlicher Sicht hingegen liegt der Vorteil in der Beweisbarkeit, dass sich tatsächlich der Berechtigte (zumindest aus Sicht des Unternehmers) selbst angemeldet hat.

Was gilt hinsichtlich der Abbestellmöglichkeit?

Wie eingangs erläutert ist die Abbestellmöglichkeit mindestens ebenso wichtig wie die Bestellmöglichkeit. PapierfliegerEben deshalb empfiehlt es sich, bereits beim ersten Kontakt auf die Möglichkeit der Abbestellung hinzuweisen. Zumindest aber sollten alle folgenden Mails mit Werbecharakter einen entsprechenden Hinweis enthalten.

Hinsichtlich der Formulierung und Präsentation der Abbestellmöglichkeit ist darauf zu achten, dass diese klar, verständlich und simpel gehalten werden. Ob dabei ein Link zum Einsatz kommt oder nicht, ist letztlich belanglos. Allerdings ist der Einsatz eines Links zu empfehlen, weil die rechtskonforme Abbestellfunktion dem Schutz des Empfängers dienen soll und es somit auf eine einfache Gestaltung dieser ankommt. Aus diesen Erwägungen sollte auch von solchen Abbestellvorgängen Abstand genommen werden, die ein Einloggen mit Benutzerdaten und Passwort erfordern.

Nach der erfolgten Abmeldung des Newsletters durch den Empfänger, sollte die Austragung aus dem Verteiler bestätigt werden. Insofern ist es ausreichend, wenn sich nach dem Bestätigen des Links eine weitere Seite öffnet, die diese Information enthält. Zudem darf ab diesem Zeitpunkt keine weitere Verarbeitung oder Nutzung der Daten des ehemaligen Empfängers mehr erfolgen. Das gilt regelmäßig auch für die Mailadresse.

 

Im Rahmen der Nutzung von Newsletter-Abos lohnt es sich also, in eine Software zu investieren, die all diese Funktionen zur Verfügung stellt. Insbesondere, weil Spam ein großes Ärgernis für den Verbraucher darstellt, dürfte die Schwelle der Meldung einer Zuwiderhandlung an die entsprechende Datenschutzbehörde schnell überschritten sein.

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Lutz Beyermann LL.M., Ecovis Berlin

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Handels und Gesellschaftsrecht und für Steuerrecht
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