Datenschutz im Mietverhältnis
Die umfassende Datenschutzgrundverordnung findet auch in laufenden Mietverhältnissen ihre Relevanz. Was dabei im Rahmen der Vertragsdurchführung zu beachten ist, soll der folgende Beitrag klären.
Betriebskostenabrechnung
Informationen hinsichtlich des Verbrauchs von Wasser, Wärme oder auch Müll sind personenbezogene Daten iSd. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Mithin stellt deren Erfassung, Speicherung und Verwendung einen Datenverarbeitungsvorgang gemäß Art. 4 Nr. 2 DSGVO dar.
Eine dafür erforderliche Einwilligung (Art. 7, 4 Nr. 11 DSGVO) liegt in der Regel nicht vor, da es aufgrund des Kopplungsverbots bereits an der erforderlichen Freiwilligkeit mangelt. Außerdem wäre eine bestehende Einwilligung widerrufbar (Art. 7 III DSGVO).
Auch aus der Pflicht gemäß § 556 BGB zur Abrechnung der Betriebskosten ergibt sich keine Erlaubnis. Zwar ist die Verarbeitung von Daten nach Art. 6 I lit. c DSGVO rechtmäßig, sofern „die Verarbeitung (…) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich [ist] (…)“. Allerdings sind mit den rechtlichen Verpflichtungen regelmäßig keine privatautonomen, sondern öffentlich-rechtliche Pflichten gemeint.
Maßgeblich ist hingegen Art. 6 I lit. b DSGVO, weil die Erhebung von Nutzungs- bzw. Abrechnungsdaten zum Zweck der Entgeltabrechnung von der Betriebskostenumlagevereinbarung erfasst ist. Ähnliches gilt auch dann, wenn der Mieter den Verbrauch anderer Mieter einsehen möchte.
Abrechnung durch Dritte und Informationspflichten
Abrechnungsunternehmen, Wohnungseigentumsverwalter oder die Mieterverwaltung, sofern sie die Betriebskostenabrechnung erstellen, sind Auftragsverarbeiter iSd. Artt. 4 Nr. 8, 28 DSGVO. Deren Ermächtigung zur Datenverarbeitung folgt ebenfalls aus Art. 6 I lit. b DSGVO.
Weitere Rechte und Pflichten ergeben sich nach denjenigen des Vermieters und aus Artt. 28 ff DSGVO sowie § 62 BDSG. Danach muss ein schriftformbedürftiger (§ 62 VI BDSG) Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit den Inhaltsvorgaben aus § 62 V BDSG geschlossen werden.
Achtung! Gemäß Art. 14 DSGVO ist der Mieter außerdem unaufgefordert über die Datenerhebung durch den Auftragsverarbeiter zu unterrichten. Diese Pflicht ist seitens des verantwortlichen Vermieters als Auftraggeber zu erfüllen.
Weitergabe von Miet(er)-Daten an Handwerker
Gibt der Vermieter im Rahmen von anstehenden Reparaturarbeiten den Namen und die Adresse des Mieters an Handwerker weiter, wird mangels eines Vertragsverhältnisses zwischen dem Handwerker und dem Mieter der Auffangtatbestand herangezogen. Soweit es sich im Vertragskontext als objektiv sinnvoll erweist, ist die Weitergabe allerdings von Art. 6 I lit. b DSGVO gedeckt. Diese Bedingung dürfte regelmäßig erfüllt sein, da der Vermieter zur Instandhaltung und -setzung gemäß § 535 I 2 BGB – naturgemäß durch Handwerker – verpflichtet ist.
Löschungspflicht
Nach der Beendigung des Vertrags sind die erhobenen Daten zu löschen, sofern kein weiteres Interesse an einer Aufbewahrung besteht. Im Rahmen der Betriebs- und Heizkostenabrechnung entfällt das Interesse regelmäßig erst mit Ablauf der Einwendungsfrist nach § 556 III 5, 6 BGB.