E-Rechnung
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E-Rechnung

Die neue elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht in Deutschland

Stand: 20.11.2023

Die Ampel-Regierung hat bereits im Koalitionsvertrag 2021 ihr Ziel formuliert: Es soll schnellstmöglich ein bundesweites elektronisches System zum Erstellen, Prüfen und Weiterleiten von Rechnungen eingeführt werden. Mit der im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplanten Einführung zur verpflichteten Ausstellung der neuen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) rückt das Ziel ein großes Stück näher.

Die E-Rechnung soll außerdem den Weg für das voraussichtlich ab 2028 unionsrechtlich zwingend vorgesehene transaktionsbezogene Meldesystems ebnen. Das heißt aufgrund einer Verpflichtung der Europäischen Union muss Deutschland ein umfassendes Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Bereich einführen. In diesem Zusammenhang wird die E-Rechnung verpflichtend.

Da sich die gesetzliche Umsetzung der E-Rechnung noch in der Entwurfsphase befindet, können wir nachfolgend nur einen Überblick über den aktuellen Stand geben.

Die wesentlichen Fakten zum aktuellen Entwurf zur Einführung der E-Rechnung sind:

  1. Ab 2025 muss jeder E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
  2. Ab 2025 müssen Unternehmer* für bestimmte Ausgangsumsätze E-Rechnungen ausstellen. Um den Wechsel zur E-Rechnung zu erleichtern sind Übergangsregelungen geplant.
* Umsatzsteuerrechtlicher Unternehmer ist, wer nachhaltig Leistungen gegen Entgelt ausführt. Hierzu gehören neben klassischen, gewerbetreibenden Unternehmen oder Selbstständigen auch Vermieter von Immobilien.

Welche Unternehmer betroffen sind, können Sie den nachfolgenden Übersichten entnehmen.

Grafik: Die neue elektronische Rechnung ab 2025

Übergangsreglungen zur Ausstellungspflicht*

20262027
Papier- und PDF-Rechnung zulässigPapier- und PDF-Rechnungen zulässig für Unternehmer mit
einem Umsatz (i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG) von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr
* Die Übergangsregelung für PDF-Rechnungen im EDI-Verfahren bis 2027 wurde nicht berücksichtigt.

FAQ

Wie ist der aktuelle Stand?

Die gesetzliche Regelung zur verpflichtenden Ausstellung der neuen elektronischen Rechnung ist im Wachstumschancengesetz verankert. Das Gesetz ist aktuell noch im Entwurfsstadium. Das heißt, die genaue Ausgestaltung wird derzeit beraten und ist aktuell noch offen.

Was ist geplant?

Geplant ist, dass für bestimmte Umsätze jeder verpflichtend eine E-Rechnung ausstellen muss. Erfolgt dies nicht, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor und der Leistungsempfänger wird voraussichtlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sein.

Was ist die E-Rechnung

Als E-Rechnung sollen grundsätzlich nur Rechnungen gelten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Vereinfacht ausgedrückt wird dies ein besonderer XML-Datensatz sein. In Deutschland sollen die Anforderungen unter anderem der XStandard oder das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 erfüllen.
Zusätzlich soll eine Möglichkeit geschaffen werden, dass sich Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger gemeinsam auf die Verwendung eines anderen strukturierten elektronischen Formats einigen. Dies kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, welche bereits heute einen vollautomatisierten Datenaustausch wie beispielsweise mittels Datenaustausch im EDI-Verfahren nutzen. Hier gilt es künftig die richtige und vollständige Extraktion und Übermittlung an das künftige transaktionsbezogene elektronische Meldesystem mit ausreichend Vorlaufzeit anzupassen und sicherzustellen. Die extrahierten Informationen müssen daher der europäischen Norm entsprechen oder mit dieser kompatibel sein.

Damit sollen insbesondere Rechnungen im PDF-Format nicht mehr als elektronische Rechnung gelten und auf eine Ebene mit der Papierrechnung gestellt werden. Diese sollen als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet werden.

Ist eine E-Rechnung ohne weiteres lesbar?

Nein, während Papier- und PDF-Rechnungen bildhafte, für Menschen lesbare Darstellungen visualisieren, bildet die E-Rechnung einen strukturierten Datensatz ab. Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird. Außerdem ermöglicht sie eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung

  • als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
  • auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Wer ist voraussichtlich betroffen?

Empfang

Grundsätzlich wird voraussichtlich jeder von der neuen E-Rechnung betroffen sein. Denn Unternehmer* müssen grundsätzlich technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten zu können.
Aber auch Privatpersonen werden unter gewissen Umständen mit der E-Rechnung konfrontiert sein.

Ausstellung

Unternehmer* werden voraussichtlich für folgende Umsätze eine E-Rechnung ausstellen müssen:

  • Leistungsempfänger ist ein im Inland ansässiger Unternehmer (hierzu zählt auch eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte)
  • Grundstücksbezogene Leistungen an Privatpersonen und Unternehmer
  • Leistungsempfänger ist eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist
* Umsatzsteuerrechtlicher Unternehmer ist, wer nachhaltig Leistungen gegen Entgelt ausführt. Hierzu gehören neben klassischen, gewerbetreibenden Unternehmen oder Selbstständigen auch Vermieter von Immobilien.

Ab wann soll voraussichtlich die neue elektronische Rechnung Pflicht sein?

Empfang

Ab dem 01.01.2025 soll die Pflicht zum Entgegennehmen von E-Rechnungen gelten.

Ausstellung

Grundsätzlich soll ab dem 01.01.2025 eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen (nicht PDF) für bestimmte Umsätze gelten. Betroffen sind Umsätze, die ab dem 01.01.2025 ausgeführt werden. Jedoch sind folgende Übergangsreglungen geplant:

  • 2026 – Papier- & PDF-Rechnung noch zulässig
  • 2027 – Papier- und PDF-Rechnungen nur zulässig für ausstellende Unternehmer mit einem Umsatz (i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG) von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr
  • 2026 und 2027 – PDF-Rechnung zulässig, wenn Austausch im EDI-Verfahren erfolgt. Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers.

Sind Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung geplant?

Voraussichtlich wird es für folgende Fälle eine Ausnahme zur Ausstellung der E-Rechnung geben:

  • Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 Euro brutto)
  • Fahrausweise
  • Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind

Was kommt nach der Einführung der E-Rechnung?

Im Rahmen der Initiative der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist die Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems vorgesehen. Die geplanten Hauptpfeiler des Projektes sind:

  • Verpflichtende E-Rechnung für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmern (B2B)
  • E-Rechnung muss spätestens zwei Tage nach Leistungserbringung erfolgt sein (aktuell kontrovers diskutiert)
  • Sammelrechnungen sind nicht mehr zulässig (aktuell kontrovers diskutiert)
  • Zusätzliche Pflichtangaben in einer Rechnung (aktuell kontrovers diskutiert)
  • Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze, das heißt jeder Umsatz ist separat zu melden. Das System ersetzt die bisherige Zusammenfassende Meldung.
  • Die Meldung muss spätestens zwei Tage nach Rechnungsstellung erfolgt sein oder vier Tage nach Leistungserbringung (aktuell kontrovers diskutiert)


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Stephan Jäkel
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer in Osnabrück
Tel.: +49 541-760 140 0

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