ECOVIS Grosclaude & Partners

Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis: Pflicht oder Chance?

Jede Zahnarztpraxis muss ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen und kontinuierlich weiterentwickeln. Doch was genau gehört dazu? Welche Maßnahmen sind gesetzlich vorgeschrieben, welche freiwillig? Und wie lässt sich das Qualitätsmanagement im oft hektischen Praxisalltag aktuell halten? Warum ein gut gepflegtes QMS weit mehr ist als eine gesetzliche Pflicht und was das für Zahnarztpraxen bedeutet, erklärt Daniela Groove, Rechtsanwältin bei Ecovis in München.

Qualitätsmanagement ist gesetzlich vorgeschrieben

Vertragszahnärztinnen und Vertragszahnärzte sind nach Paragraph 135a Absatz 2 Nummer 2 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V) verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und dauerhaft weiterzuentwickeln. Grundlage hierfür ist die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA).

„Ein Qualitätsmanagementsystem ist keine freiwillige Zusatzleistung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung für jede Vertragszahnarztpraxis“, erklärt Daniela Groove. „Dabei gibt der Gesetzgeber jedoch bewusst keinen festen Ablauf oder ein bestimmtes System vor. Jede Praxis kann ihr Qualitätsmanagement an ihre individuellen Strukturen anpassen.“

Wie läuft die Einführung eines QMS ab?

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement entsteht nicht über Nacht. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Am Anfang steht die Analyse des Ist-Zustands der Praxis. Anschließend werden Qualitätsziele definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Arbeitsabläufe dokumentiert. „Viele Praxen orientieren sich am sogenannten PDCA-Zyklus – Plan, Do, Check, Act“, sagt Groove. „Dabei werden Maßnahmen geplant, umgesetzt, überprüft und anschließend kontinuierlich verbessert.“ Ein Qualitätsmanagementsystem lebt davon, dass es regelmäßig überprüft und an neue gesetzliche Anforderungen oder veränderte Praxisabläufe angepasst wird.

Diese Inhalte sind verpflichtend

Die Qualitätsmanagement-Richtlinie nennt verschiedene Instrumente, die grundsätzlich Bestandteil eines QMS sein müssen. Dazu gehören unter anderem:

• Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Prozess- und Ablaufbeschreibungen
• Risikomanagement
• Fehlermanagement
• Hygienemanagement
• Notfallmanagement
• Patienteninformation und -aufklärung
• Beschwerdemanagement
• Regelmäßige Teambesprechungen
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Patienten- und Mitarbeiterbefragungen sowie
• Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Erfolgskontrolle.

„Diese Elemente bilden das Fundament eines funktionierenden Qualitätsmanagements“, erklärt Daniela Groove. „Wie sie konkret umgesetzt werden, kann jede Praxis an ihre Größe und Organisation anpassen.“

Welche Maßnahmen sind freiwillig?

Neben den verpflichtenden Bestandteilen können Praxen ihr Qualitätsmanagement um weitere Instrumente ergänzen. Dazu gehören beispielsweise zusätzliche Checklisten, digitale Dokumentationslösungen oder interne Audits.

Auch individuelle Projekte zur Verbesserung von Patientenservice, Kommunikation oder Praxisorganisation lassen sich problemlos in das Qualitätsmanagement integrieren. Groove ergänzt: „Ein gutes QMS sollte nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern die täglichen Arbeitsabläufe tatsächlich erleichtern.“

Die größte Herausforderung: Das QMS aktuell halten

Während viele Praxen bei der Einführung ihres QMS noch viel Zeit investieren, bleibt dessen Pflege im Alltag häufig auf der Strecke. Neue gesetzliche Vorgaben, geänderte Praxisabläufe oder personelle Veränderungen müssen regelmäßig in das System eingearbeitet werden. Werden Prozessbeschreibungen oder Checklisten über Jahre nicht aktualisiert, verlieren sie schnell ihren praktischen Nutzen.

„Qualitätsmanagement ist kein Ordner, der nach der Erstellung ins Regal gestellt wird“, betont Daniela Groove, Rechtsanwältin bei Ecovis. „Es sollte ein lebendiges Arbeitsinstrument sein, das den Praxisalltag tatsächlich unterstützt.“

Hilfreich ist es deshalb, feste Termine für die regelmäßige Überprüfung des QMS einzuplanen und einzelne Verantwortlichkeiten innerhalb des Praxisteams klar zu definieren.

Regelmäßige Überprüfung durch Stichproben

Ob Praxen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wird regelmäßig überprüft. Dazu ziehen die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen im Abstand von zwei Jahren vier Prozent aller Zahnarztpraxen per Zufallsstichprobe. Die ausgewählten Praxen beantworten einen umfangreichen Erhebungsbogen zum Stand ihres Qualitätsmanagements. Die Ergebnisse fließen anschließend in einen bundesweiten Bericht an den Gemeinsamen Bundesausschuss ein.

Ein gutes QMS schafft mehr als Rechtssicherheit

Ein gut gepflegtes Qualitätsmanagement hilft nicht nur dabei, gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Es sorgt auch für klar strukturierte Abläufe, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Gleichzeitig verbessert es die Patientensicherheit und schafft Transparenz innerhalb des gesamten Praxisteams. „Wer sein Qualitätsmanagement regelmäßig pflegt und weiterentwickelt, investiert nicht nur in die Rechtssicherheit der Praxis, sondern auch in effizientere Abläufe und eine höhere Behandlungsqualität“, fasst Daniela Groove zusammen. „Davon profitieren am Ende sowohl das Praxisteam als auch die Patientinnen und Patienten.“

Privates Veräußerungsgeschäft: Wann die Steuerfalle beim Arbeitszimmer droht

Wer eine Eigentumswohnung nach Ablauf der zehnjährigen Spekulationsfrist verkauft, rechnet mit einem steuerfreien Gewinn. Doch wie verhält es sich, wenn Eigentümerinnen und Eigentümer in der Wohnung ein häusliches Arbeitszimmer genutzt und dieses erst vor wenigen Jahren aus dem Betriebsvermögen entnommen haben? Finanzämter fordern in solchen Fällen häufig anteilige Steuern. Ein aktuelles Urteil bringt nun Bewegung in die Rechtslage und setzt der Finanzverwaltung klare Grenzen. „Die Finanzämter dürfen entnommene Arbeitszimmer beim späteren Verkauf der Immobilie nicht einfach nachversteuern“, sagt Sandra Schönberger, Steuerberaterin bei Ecovis in Nürnberg.

Das aktuelle Urteil des Finanzgerichts München (Urteil vom 16.10.2025 – 13 K 1234/22) stellt klar, dass eine Entnahme in diesem Fall keine neue Spekulationsfrist auslöst. Das Gericht verneinte eine anteilige Steuerpflicht für den Veräußerungsgewinn, da für den einzelnen Raum keine eigene Zehn-Jahres-Frist beginnt.

Worum ging es im konkreten Streitfall?

Eine Eigentümerin verkaufte ihre Eigentumswohnung weit nach Ablauf der zehnjährigen Spekulationsfrist. Ein Zimmer der Wohnung nutzte sie zuvor beruflich als häusliches Arbeitszimmer und führte es erst wenige Jahre vor dem Wohnungsverkauf aus dem Betriebsvermögen in ihr Privatvermögen über. Das Finanzamt verlangte daraufhin anteilig Einkommensteuer auf den Verkaufsgewinn. Das Finanzgericht erteilte dieser Praxis jedoch eine Absage.

Warum bleibt das Arbeitszimmer steuerfrei?

Das Gericht begründete seine Entscheidung damit, dass veräußertes und angeschafftes Wirtschaftsgut wirtschaftlich identisch sein müssen. Bei einer Eigentumswohnung und einem einzelnen Arbeitszimmer fehlt eine solche Identität. Zudem besitzt ein einzelner Raum keine eigene Marktgängigkeit. „Ein Arbeitszimmer lässt sich auf dem Immobilienmarkt nicht isoliert verkaufen“, erklärt Schönberger. Anders als beispielsweise bei parzellierten Grundstücken löst die Entnahme ins Privatvermögen daher keine neue Spekulationsfrist aus. Das Arbeitszimmer teilt das Schicksal der gesamten Wohnung und bleibt nach Ablauf der ursprünglichen Zehn-Jahres-Frist steuerfrei.

Welche Bedeutung hat das Urteil für die Praxis?

Obwohl es sich um die Entscheidung eines Finanzgerichts handelt, wiesen die Richter dem Urteil eine allgemeine Bedeutung zu. Die Begründung lässt sich damit direkt auf vergleichbare Fälle übertragen. Da die Finanzverwaltung keine Revision eingelegt hat, ist das Urteil bereits rechtskräftig. „Die Münchener Entscheidung bietet eine hervorragende Argumentationsgrundlage gegen vorschnelle Steuerforderungen der Finanzämter“, betont Sandra Schönberger.

Tipp: Was sollten Eigentümerinnen und Eigentümer jetzt tun?

• Prüfen Sie bestehende Steuerbescheide bei Immobilienverkäufen mit vorherig betrieblich genutztem Arbeitszimmer.
• Legen Sie Einspruch gegen Steuerfestsetzungen des Finanzamts unter Berufung auf das Urteil des Finanzgerichts München ein.
• Suchen Sie vor geplanten Immobilienverkäufen das Gespräch mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

EU Inc.: Die neue Unternehmensform soll europaweites Gründen erleichtern

Mit der neuen europäischen Gesellschaftsform EU Inc. will es die EU-Kommission jungen Unternehmen erleichtern, grenzüberschreitend innerhalb des Binnenmarkts zu expandieren – und das mit weniger Bürokratie und Kosten. Die Details zu EU Inc., die ab 2027 an den Start gehen soll, erklärt Richard Hoffmann, Rechtsanwalt bei Ecovis in Ladenburg. 

Die EU Inc. (European Incorporated) ist eine echte Revolution für Gründerinnen und Gründer in Europa. Bei der EU Inc. handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft mit einem EU-weit einheitlichen rechtlichen Rahmen. Für größere Unternehmen gibt es das bereits als Europäische Aktiengesellschaft (Societas Europaea). Die EU Inc. ist als kleine Aktiengesellschaft mit flexiblen Aktienklassen, etwa Vorzugsaktien, konzipiert.   

Insbesondere Start-ups und wachsende Unternehmen sollen durch die EU Inc. die Möglichkeit erhalten, eine juristische Person einfach, kostengünstig und schnell zu gründen. Wie bei Kapitalgesellschaften üblich, sind die Gesellschafter außerdem von der persönlichen Haftung ausgenommen.      

Das zeichnet die EU Inc. aus

• Die Gründung erfolgt digital und die Verwaltung der Gesellschaft erfolgt über ein zentrales EU‑Register. 

• Es ist kaum Mindestkapital notwendig, wodurch sie besonders gründungsfreundlich ist.  

• EU-weit harmonisierte Regeln im Gesellschaftsrecht für Aufbau, Organisation und Auflösung. 

• Standardisierte Muster-Satzungen, die den Start beschleunigen. 

• Möglichkeit digitaler Anteilsübertragungen. 

• Zweigniederlassungen lassen sich EU‑weit mit einem einzigen Formular anmelden. 

• EU‑weiter Mitarbeiterbeteiligungsplan (EU‑ESOP) mit steuerlicher Entlastung durch Besteuerung erst beim Verkauf der Anteile. 

Die unterschiedlichen Steuersysteme beachten

Steuerlich ist die EU Inc. allerdings nicht vereinheitlicht: Es kommt darauf an, in welchem Land die Gesellschaft ihren Sitz hat oder über Betriebsstätten und Niederlassungen Aktivitäten entfaltet. Im entsprechenden Staat unterliegt die Gesellschaft dann der dort vorgesehenen Besteuerung für Kapitalgesellschaften. In Deutschland wären das bei den Ertragsteuern die Körperschaftsteuer und die Gewerbesteuer. „An dieser Gesellschaftsform interessierte Unternehmen sollten mit ihrem Berater frühzeitig besprechen, welche steuerlichen Konditionen in ihrem gewünschten Zielland gelten“, rät Hoffmann.        

Derzeit befindet sich die Verordnung zur EU Inc. noch im europäischen Gesetzgebungsverfahren. Ziel der EU-Kommission ist die Einigung auf ein Regelungspaket bis Ende 2026. Das Thema ist also noch nicht final entschieden.