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Korrekt schenken – an Geschäftspartner und Kunden

Die Weihnachtszeit ist jedes Jahr eine beliebte Gelegenheit, um seine Wertschätzung zu zeigen – und zwar auch gegenüber langjährigen Geschäftspartnern und Kunden. Doch was viele nicht wissen: Die Wahl des Geschenks beeinflusst, ob die Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Steuerberater Stefan Lange bei Ecovis in Erfurt erklärt, wie Unternehmerinnen und Unternehmer bei Geschenken an Geschäftspartner und Kunden richtig vorgehen, damit nach der Geschenkübergabe kein Steuer-Ärger folgt.

Was ist ein Geschenk?

Ein Geschenk ist eine unentgeltliche Zuwendung, die keine Gegenleistung des Empfängers erwartet. Es dient dazu, das Ansehen des Schenkers zu verbessern, die Kundenbindung zu stärken oder neue Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. „Das Geschenk soll also keine direkte Leistung im Gegenzug zur Zuwendung beinhalten“, erklärt Steuerberater Stefan Lange.

Wann sind Geschenke an Geschäftspartner und Kunden steuerlich abzugsfähig?

Geschenke, die einen Anschaffungswert von 50 Euro (netto, sofern vorsteuerabzugsberechtigt) pro Empfänger und Jahr nicht überschreiten, sind voll abzugsfähig als Betriebsausgabe. Dabei ist zu beachten: Diese Freigrenze gilt für jedes einzelne Geschenk und wird pro Empfänger und Kalenderjahr berechnet. Steuerberater Lange sagt: „Am einfachsten ist es, wenn der Wert des Geschenks bzw. Geschenke pro Empfänger 50 Euro nicht überschreitet. Wer aber mehr ausgibt, sollte die steuerlichen Implikationen unbedingt mit einem Steuerberater klären.“ Der Neujahrskalender, die Weinflasche zum Geburtstag oder die Gutscheinkarte zu Weihnachten: Solange der Wert insgesamt eingehalten wird, sind diese Geschenke steuerlich unproblematisch. Für die umsatzsteuerliche Beurteilung gilt dieselbe Grenze: Überschreitet der Wert eines Geschenks bzw. der Geschenke die 50 Euro, ist zu prüfen, ob entweder von Beginn an keine Vorsteuer gezogen werden darf oder aber korrigiert werden muss. Bei Geschenken bis 50 Euro im Jahr steht dem Schenkenden grundsätzlich der Vorsteuerabzug zu, sofern dieser normalerweise abzugsberechtigt ist.

Werbegeschenke mit Firmenlogo

Werbegeschenke mit Firmenlogo, beispielsweise Tassen oder Kugelschreiber, sind im klassischen Sinne keine Geschenke, sondern Werbemaßnahmen. Diese sind in der Regel voll als Betriebsausgabe abziehbar. Deshalb empfiehlt sich eine Prüfung durch den Steuerberater „Die Abgrenzung zwischen Werbegeschenk und persönlichem Geschenk ist leider manchmal nicht so einfach möglich“, erklärt Steuerberater Stefan Lange.

Gibt es besondere Aufzeichnungspflichten für Geschenke?

Aufwendungen für Geschenke müssen zusätzliche Aufzeichnungserfordernisse erfüllen. „Wir empfehlen, die Belege bzw. den Aufwand zu den Geschenken auf ein gesondertes Konto zu buchen und den Namen des Geschenk-Empfängers bei jeder einzelnen Buchung zu hinterlegen“ sagt Stefan Lange. Diese besondere Aufzeichnungspflicht gilt hingegen nicht für kleine Geschenke mit geringem Wert (bspw. Kugelschreiber oder Taschenkalender). Bei diesen Zuwendungen besteht die Vermutung seitens der Finanzverwaltung, dass die Freigrenze von 50 Euro pro Empfänger und Jahr nicht überschritten wird.

Rechtlich korrekt mit der ePA umgehen: Wichtige Hinweise zur Befüllungsverpflichtung und Patienten-information für Ärzte

Seit dem 1. Oktober 2025 ist die ePA verpflichtend für alle Arztpraxen. Sie soll die Funktion eines zentralen digitalen Speicherorts für medizinisch relevante Gesundheitsdaten von Patienten erfüllen. Allerdings wirft der korrekte Umgang mit der ePA auch einige rechtliche Fragen auf.

Die ePA ist jetzt da. Alle gesetzlich Versicherten erhalten sie automatisch durch ihre Krankenkasse, sofern der Versicherte nicht widersprochen hat. Für Patientinnen und Patienten ist die Nutzung der ePA freiwillig. „Der Versicherte entscheidet, welche Daten die ePA enthalten soll und wer darauf zugreifen darf“, erklärt Daniela Groove, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Medizinrecht bei Ecovis in München. Für den Zugriff auf die ePA eines Patienten muss der Arzt bei einer Behandlung keine zusätzliche Einwilligungserklärung erhalten. „Durch das Einlesen der Gesundheitskarte ist der Behandlungskontext bereits nachgewiesen“, sagt Groove.

Was die Befüllungsverpflichtung bedeutet

Die gesetzliche Befüllungsverpflichtung ist auf medizinische Daten aus der konkreten Behandlung beschränkt. Das gilt, wenn der Patient der Einstellung der Daten nicht widersprochen hat. „Neben Daten zu Laborbefunden sind Befundberichte und eArztbriefe einzustellen“, erklärt Groove. Zu einem späteren Zeitpunkt sollen Ärzte auch Daten zur Medikationsliste eintragen. Der derzeitige Entwurf eines „Gesetzes zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege“ sieht allerdings eine Ausnahme vor: wenn der Befüllung erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen oder wenn Anhaltspunkte für die Gefährdung des Wohles eines Kindes oder Jugendlichen vorliegen. Was Ärzte zusätzlich beachten müssen:

• Die ePA ersetzt nicht die Behandlungsdokumentation des Arztes (Primärdokumentation) und die Kommunikation unter den Ärzten. So sind etwa Überweisungen oder eArztbriefe weiterhin an den Empfänger zu versenden.
• Das Praxispersonal darf die ePA befüllen, mit Ausnahme bei genetischen Untersuchungen nach den Vorschriften des Gendiagnostikgesetzes.
• Ärzte sind verpflichtet, Patienten darüber zu informieren, welche Daten sie von Gesetzes wegen aus der konkreten Behandlung einstellen. Dokumente aus vorangegangenen Behandlungen können Ärzte speichern, wenn sie es für notwendig erachten. Auf Wunsch oder Verlangen des Patienten dürfen sie weitere Daten, etwa Befunddaten oder AU-Bescheinigungen, einstellen.
• Zugriff e auf die ePA werden mit Datumsund Zeitstempel dokumentiert. Versicherte können so sehen, wer wann auf die ePA Zugriff genommen hat.
• Bei sensiblen Daten, die Anlass zur Diskriminierung oder Stigmatisierung geben können, etwa psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen oder Schwangerschaftsabbrüchen, muss der Arzt den Patienten auf sein Recht zum Widerspruch hinweisen.

„Ärztinnen und Ärzte sollten wissen, dass es keine Formvorschrift für einen Widerspruch zum Einstellen von bestimmten Daten gibt. Eine mündliche Erklärung des Patienten reicht aus. Einen erklärten Widerspruch sollten sie daher immer nachprüfbar in der Primärdokumentation notieren“, rät Ecovis-Rechtsanwältin Groove.

Vorläufige Steuerbescheide wegen anhängigem Verfahren: Schutz für Steuerpflichtige

Das Finanzamt darf Steuerbescheide, die aufgrund eines anhängigen Verfahrens vorläufig sind, nicht einfach zu Lasten von Steuerpflichtigen ändern – auch wenn ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts (BVerfG) eine Gesetzeslage bestätigt. Der Bundesfinanzhof (BFH) entschied, dass im Fall eines Vorläufigkeitsvermerks aufgrund eines anhängigen Verfahrens Änderungen grundsätzlich nur zulässig sind, wenn das BVerfG ein bestimmtes Steuergesetz für nicht verfassungsgemäß hält. Das Urteil erklärt Ecovis-Steuerberaterin Stefanie Striegan in Regensburg.

Vorläufige Bescheide: Was erlaubt ist und was nicht

Grundsätzlich gilt: Wenn das Finanzamt eine Steuer zunächst nur vorläufig festsetzt, z.B. aufgrund von Liebhaberei Verdacht, kann es diese Festsetzung später aufheben oder ändern. Davon abzugrenzen ist der vorliegende Vorläufigkeitsvermerk aufgrund eines Verfahrens, das beim Bundesverfassungsgericht anhängig ist.

Der Fall: Ausbildungskosten im Fokus

Die Klägerin absolvierte eine dreimonatige Ausbildung zur Rettungssanitäterin und machte die Kosten hierfür als Werbungskosten für eine Zweitausbildung geltend. Das Finanzamt erkannte die Ausbildungskosten zunächst (fälschlicherweise) an, setzte die Steuerbescheide jedoch mit einem Vorläufigkeitsvermerk fest. Das Problem: Das Finanzamt hätte den Bescheid so festsetzen müssen, dass es der aktuellen Rechtslage entspricht. Das heißt die Kosten wären lediglich als Sonderausgaben absetzbar. Tatsächlich hat das Finanzamt aber die Kosten als Werbungskosten anerkannt.

Das BVerfG bestätigte in einem Urteil aus 2019, dass die bestehende Rechtslage mit der Verfassung vereinbar ist. Das bedeutet, dass Kosten für die Erstausbildung (mindestens 12 Monate) als Sonderausgaben in demselben Jahr abziehbar sind, wohingegen Kosten der Zweitausbildung als Werbungskosten geltend gemacht werden können. Der Vorteil hierbei ist, dass dabei auch bei vorhandenen Verlusten auch in die Folgejahre vortragsfähig sind. Die Sonderausgaben sind allein mit ihrem Ansatz im laufenden Jahr verbraucht.

In diesem Fall hätte das Finanzamt mit Bearbeitung der Erklärung erkennen müssen, dass die dreimonatige Ausbildung zur Rettungssanitäterin nicht den erforderlichen Mindestumfang von zwölf Monaten erfülle und somit nicht als Erstausbildung anzuerkennen sei. Striegan erklärt: “Das Finanzamt muss den Steuerbescheid auf aktueller Grundlage prüfen und festsetzen. Wird wie im Urteilsfall nicht richtig geprüft und gewürdigt, so kann das Finanzamt nicht willkürlich anschließend wieder zuungunsten ändern.“

BFH stellt klar: Kein Änderungsrecht zulasten des Steuerpflichtigen

Der BFH entschied eindeutig: Das Finanzamt durfte die Steuerbescheide nicht nachträglich ändern und die Kosten als Sonderausgaben umqualifizieren. Dieses Urteil zeigt: „Vorläufigkeitsvermerke sind kein Freibrief für nachträgliche Änderungen zu Ungunsten des Steuerzahlers. Bei einer Bestätigung besteht kein Korrekturbedarf – eine Änderung der Steuerfestsetzung ist ausgeschlossen”, sagt Steuerberaterin Striegan.