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E-Rechnung in der EU: Diese Regeln gelten jetzt

Nicht nur Deutschland, sondern auch zahlreiche andere EU-Mitgliedstaaten führen die E-Rechnung ein. International aktive Unternehmer müssen daher die jeweiligen nationalen E-Rechnungsvorschriften im Blick behalten, denn die Vorgaben unterscheiden sich deutlich – ein Überblick.

Bei den Worten E-Rechnung und EU denken viele unweigerlich an Italien, denn dort ist die E-Rechnung bereits seit 2019 umfassend verpflichtend und hat sich bewährt. Gemessen daran steht Deutschland noch am Anfang. Fakt ist, immer mehr EU-Mitgliedstaaten führen aktuell individuelle nationale E-Rechnungsvorschriften ein. In der Praxis bedeutet das, dass ein international aktiver Unternehmer die E‑Rechnungsvorschriften in den jeweiligen Ländern prüfen muss. Ob er im Detail betroffen ist, hängt häufig davon ab, ob der Umsatz im jeweiligen Land steuerbar ist, ob eine feste Niederlassung oder eine lokale Registrierung für Umsatzsteuerzwecke gegeben ist und wer Leistungsempfänger ist. „Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, können uns jederzeit ansprechen. Wir stehen im Kontakt mit unseren Kolleginnen und Kollegen in unserem internationalen Netzwerk“, sagt Karl Klebl, Steuerberater bei Ecovis in Neumarkt i. d. Oberpfalz.

Vorsteuerabzug bei Rechnungsberichtigung: So korrigieren Unternehmen rechtssicher

Für den Vorsteuerabzug benötigen Unternehmen eine ordnungsgemäße Rechnung. Fehlen Rechnungsangaben, können ausstellende Firmen das Dokument mit Rückwirkung berichtigen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass bestimmte Mindestangaben vorhanden sind. Was passieren kann, wenn im ursprünglichen Schreiben eine Mindestangabe zwar vorhanden, aber falsch ist, demonstriert ein aktueller Fall vor dem Finanzgericht (FG) Köln. „In der Praxis zeigen sich immer wieder die Folgen von Fehlern wie etwa einer unzureichenden Leistungsbeschreibung“, ordnet Philipp Bartzack, Steuerberater bei Ecovis in Bamberg, das Urteil ein.

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwischen absoluten Mindestanforderungen und weiteren Pflichtangaben. Erfüllt ein Dokument die unverzichtbaren Mindestangaben, gilt es als rückwirkend korrekturfähige Rechnung.

Die fünf Mindestkriterien sind:

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens
• der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfangenden
• eine genaue Leistungsbeschreibung
• das Entgelt
• die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer

Zu den weiteren gesetzlichen Anforderungen an eine korrekte Rechnung zählen eine gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, der genaue Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz.

Wann kann eine Rechnung korrigiert werden?

Unterlaufen dem ausstellenden Betrieb Fehler, erlaubt der Gesetzgeber eine Korrektur. Diese wirkt für den Vorsteuerabzug nur dann zurück, wenn das ursprüngliche Dokument die genannten Mindestanforderungen erfüllt und zudem keine groben Fehler aufweist. „Sonst stuft das Finanzamt das Schriftstück gar nicht erst als Rechnung ein, die folglich auch nicht mit Rückwirkung korrigiert werden kann“, erläutert Ecovis-Steuerberater Bartzack.

Warum ist der Zeitpunkt der Rechnungskorrektur relevant?

Der Zeitpunkt der Anerkennung entscheidet oft über viel Geld. Erfüllt die Ursprungsrechnung die Mindestanforderungen, wirkt die spätere Korrektur auf den Zeitpunkt der ersten Rechnungserstellung zurück. Ist das nicht der Fall, gilt der Vorsteuerabzug erst ab dem Tag, an dem die korrigierte Rechnung tatsächlich eingeht. Dann fordert das Finanzamt die damals abgezogene Vorsteuer zurück und berechnet für die vergangenen Monate oder Jahre empfindliche Nachzahlungszinsen.

Worum ging es im vorliegenden Fall?

In der Praxis streiten Betriebe und Finanzämter immer wieder über die Qualität der Leistungsbeschreibung. Genau dieses Problem landete kürzlich vor dem FG Köln. Die Richter mussten bewerten, ob die Angaben auf den vorliegenden Rechnungen ausreichten, um sie als berichtigungsfähig einzustufen. „Klar ist, die Leistungsbeschreibung muss hinreichend konkret sein. Begriffe wie ‚Geschenkartikel‘ oder wie im vorliegenden Fall ‚Provision‘ sind das nicht“, erklärt Philipp Bartzack.

Wie hat das Gericht entschieden?

Das FG Köln sah die Mindestanforderung der Leistungsbeschreibung in der Ursprungsrechnung wegen der unzureichenden Leistungsbeschreibung als nicht existent an. Die Folge war, dass die Rechnung als nicht rückwirkend berichtigungsfähig ansah und später eingereichte Dokumente als völlig neue, erstmalige Rechnungen wertete. Dementsprechend verweigerte es dem klagenden Betrieb die zeitliche Rückwirkung für den Vorsteuerabzug. Nun muss der Bundesfinanzhof in der Revision klären, ob die strenge Auslegung der Kölner Richter Bestand hat.

Worauf sollten Unternehmerinnen und Unternehmer achten?

Nicht nur ungenaue Beschreibungen, auch ein falscher Steuersatz macht ein Dokument fehlerhaft und erfordert zwingend eine Rechnungskorrektur. Empfangende Unternehmen müssen die berichtigten Dokumente sorgfältig verarbeiten. Die Buchhaltung muss bei der Korrektur besonders auf den Zeitpunkt achten, um Probleme bei der Periodisierung der Steuern zu vermeiden. „Handeln Betriebe hier nachlässig, droht bei der nächsten Betriebsprüfung Ärger – und im schlimmsten Fall der Wegfall des kompletten Vorsteuerabzugs“, mahnt Steuerberater Philipp Bartzack.

Tipp: Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

• Prüfen Sie eingehende Rechnungen genau auf alle Pflichtangaben einer Rechnung.
• Fordern Sie bei fehlenden Angaben oder Fehlern, wie beispielsweise schwammigen Leistungsbeschreibungen oder falschen Steuersätzen, umgehend eine korrigierte Rechnung an.
• Weisen Sie Ihre Buchhaltung an, Rechnungskorrekturen zeitlich exakt zuzuordnen.

Resturlaub vor Jahresende: Handlungsbedarf für Unternehmen

Nicht genommener Urlaub verfällt nicht automatisch zum Jahresende. Für Unternehmen ist jetzt ein guter Zeitpunkt, ihre Beschäftigten konkret über den bestehenden Urlaubsanspruch zu informieren und sie dazu aufzufordern, ihn rechtzeitig zu nehmen. Stefan Eglseder, Rechtsanwalt bei Ecovis in Landshut, erklärt, was es für Unternehmen zu beachten gibt.

Unternehmen müssen beim Urlaub ihrer Beschäftigten aktiv werden

Grundsätzlich müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt er sich auf das Folgejahr übertragen – dann ist er bis Ende März des Folgejahres zu nehmen. Allerdings verfällt der gesetzliche Mindesturlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dazu bereits 2019 klargestellt: Unternehmen müssen ihre Beschäftigten konkret und rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen, und sie darauf hinweisen, dass ihr nicht genommener Urlaub grundsätzlich verfallen kann. Nur wenn Beschäftigte anschließend trotz bestehender Möglichkeit und nach ausreichender Information über die Folgen den Urlaub nicht rechtzeitig in Anspruch nehmen, kann der Anspruch nach den gesetzlichen Fristen verfallen.

Diese Grundsätze für den gesetzlichen Mindesturlaub gelten im Zweifel auch für vertraglichen Mehrurlaub: Haben die Arbeitsvertragsparteien nichts Abweichendes vereinbart, teilt der Mehrurlaub das Schicksal des gesetzlichen Urlaubs.

„Unternehmen sollten das Thema Urlaub deshalb nicht allein ihren Beschäftigten überlassen. Entscheidend ist, dass sie nachvollziehbar informieren und die Beschäftigten rechtzeitig dazu auffordern, ihren Urlaub zu nehmen“, erklärt Stefan Eglseder, Rechtsanwalt bei Ecovis in Landshut.

Auch die dreijährige Verjährung setzt Mitwirkung voraus

Auch bei der Verjährung hat sich die Rechtslage zugunsten der Beschäftigten konkretisiert. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren. Für Urlaubsansprüche beginnt diese Frist aber nicht automatisch mit dem Ende des Jahres, in dem der Urlaub entstanden ist.

Das BAG hat im Dezember 2022 nach einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) klargestellt: Die dreijährige Verjährungsfrist für den gesetzlichen Mindesturlaub beginnt erst mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem der Arbeitgeber seinen Pflichten zur Mitwirkung nachgekommen ist und die Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, ihren Urlaub zu nehmen. Haben die Arbeitsvertragsparteien den vertraglichen Mehrurlaub nicht abweichend ausgestaltet, gilt dieser verjährungsrechtliche „Gleichlauf“ auch für den Mehrurlaub. Das bedeutet: Informiert ein Unternehmen seine Beschäftigten nicht ordnungsgemäß über ihren Urlaub und die Folgen einer Nichtinanspruchnahme, können alte Urlaubsansprüche unter Umständen über Jahre bestehen bleiben.

Was Unternehmen konkret tun sollten

Für Arbeitgeber bedeutet die Rechtsprechung vor allem: Die Kommunikation zum Urlaub sollte strukturiert und nachweisbar erfolgen. Sinnvoll ist insbesondere,

• Beschäftigte zu Beginn des Jahres über ihren konkreten Urlaubsanspruch zu informieren,
• darauf hinzuweisen, bis wann der Urlaub zu nehmen ist,
• ausdrücklich zur rechtzeitigen Inanspruchnahme aufzufordern und
• über die Folgen zu informieren, wenn der Urlaub trotz bestehender Möglichkeit nicht genommen wird – einschließlich einer erneuten Aufforderung innerhalb des Übertragungszeitraums, wenn Resturlaub auf das Folgejahr übertragen wurde.

„Dabei genügt es in der Regel nicht, lediglich allgemein im Arbeitsvertrag oder in einem Merkblatt auf die gesetzlichen Urlaubsfristen hinzuweisen. Die Information muss sich konkret auf den jeweiligen Urlaubsanspruch beziehen“, erklärt Eglseder. Unternehmen sollten außerdem dokumentieren, wann und wie sie ihre Beschäftigten informiert haben. Denn wenn es später zu einem Streit über nicht genommenen Urlaub kommt, muss der Arbeitgeber seine Mitwirkung grundsätzlich darlegen und gegebenenfalls beweisen können.

Besonders wichtig bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Relevant wird das Thema häufig, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Nicht genommener Urlaub kann dann nicht mehr gewährt werden und ist grundsätzlich abzugelten. Haben sich über längere Zeit Urlaubsansprüche angesammelt, kann daraus eine erhebliche finanzielle Belastung für das Unternehmen entstehen.

„Gerade bei langjährigen Beschäftigungsverhältnissen sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob ihre Urlaubsprozesse funktionieren und die erforderlichen Hinweise tatsächlich dokumentiert werden“, rät Rechtsanwalt Stefan Eglseder. „Ein sauberer Prozess hilft, unnötige finanzielle Risiken bei späteren Urlaubsabgeltungen zu vermeiden.“

Urlaubsmanagement ist auch Risikomanagement

Die Rechtsprechung verpflichtet Unternehmen nicht dazu, ihre Beschäftigten in den Urlaub zu schicken. Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass diese ihren Urlaubsanspruch tatsächlich wahrnehmen können, und sie über die Folgen informieren, wenn sie ihren Urlaub nicht rechtzeitig nehmen.

Für Unternehmen empfiehlt es sich daher, die jährliche Urlaubsinformation fest in die Personalprozesse zu integrieren und die Kommunikation zu dokumentieren. So lässt sich nicht nur der Überblick über den Resturlaub verbessern, sondern auch das Risiko langfristig bestehender Urlaubsansprüche reduzieren.