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Dienstwagen: Schärfere Regeln für Gesellschafter-Geschäftsführende

Überlassen Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Dienstwagen zur privaten Nutzung, müssen diese den geldwerten Vorteil versteuern. Darf der Firmenwagen dagegen nicht privat genutzt werden, verhinderte ein schriftliches Privatnutzungsverbot hier für die Belegschaft die Steuerpflicht. Für Gesellschafter-Geschäftsführende gelten jedoch deutlich strengere Regeln. „Wer eine teure Nachversteuerung vermeiden will, muss jetzt aktiv werden“, sagt Ines Wollweber, Steuerberaterin bei Ecovis in Niesky.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat die Hürden für die Unternehmensleitung drastisch erhöht, wenn diese am Unternehmen beteiligt ist. Die Richter entschieden, dass die steuerlichen Erleichterungen für Angestellte nicht auf Gesellschafter-Geschäftsführerinnen und Gesellschafter-Geschäftsführer übertragbar sind. „Vor allem bei Alleingesellschaftern-Geschäftsführern verschärft sich die Situation bei Betriebsprüfungen damit ganz erheblich“, erläutert Ines Wollweber, Steuerberaterin bei Ecovis in Niesky.

Warum schaut das Finanzamt bei Gesellschafter-Geschäftsführern so genau hin?

„Bei normalen Angestellten oder auch Fremd-Geschäftsführerinnen und -Geschäftsführern gibt es im Unternehmen immer eine kontrollierende Instanz“, erklärt Wollweber. Ein vertragliches Verbot reicht hier daher aus, um den sogenannten Anscheinsbeweis zu entkräften. Die Situation von Gesellschafter-Geschäftsführungen dagegen ist eher mit der von Einzelunternehmen vergleichbar. Haben sie jederzeit Zugriff auf das Firmenauto, so gehen die Finanzbehörden fest davon aus, dass das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf.

Wann droht die Falle der verdeckten Gewinnausschüttung?

Das Besondere an der neuen BFH-Rechtsprechung ist die kompromisslose Strenge. Sogar ein ausdrückliches, schriftliches Privatnutzungsverbot lassen die Richter nicht mehr als Schutzschild gelten. Wird ein betrieblicher Pkw ohne entsprechende Gestattung der Gesellschaft für private Zwecke genutzt, stuft die Finanzverwaltung den Vorteil als verdeckte Gewinnausschüttung ein. „Das Fahrtenbuch bleibt damit die sicherste Variante, um dem Finanzamt die exakte Aufteilung der Fahrten zu belegen und den Anscheinsbeweis zu entkräften“, sagt Ines Wollweber.

Welche Rolle spielt der private Fuhrpark bei einer Betriebsprüfung?

Nach einer älteren Rechtsprechung des BFH kann ein Unternehmer den Beweis des ersten Anscheins, der für eine private Nutzung betrieblicher PKW spricht, entkräften, wenn für private Fahrten andere in Status und Gebrauchswert vergleichbare Fahrzeuge des privaten Fuhrparks zur Verfügung stehen. Bei einer Betriebsprüfung spielt also die Gesamtschau eine große Rolle. Die Prüferinnen und Prüfer stellen eine einfache Rechenaufgabe: Gibt es in der Familie für jeden Erwachsenen ein eigenes, privates Auto? „Wenn das nicht der Fall ist, schwindet die Glaubwürdigkeit vor dem Amt rasant“, weiß Wollweber aus Erfahrung.

Welche organisatorischen Maßnahmen helfen in der Betriebsprüfung?

Darf z. B. ein Poolwagen nicht privat genutzt werden, sollten hier strenge Regeln gelten. Ein Beispiel aus der Praxis: Der Fahrzeugschlüssel liegt fest auf dem Firmengelände. Wer den Wagen für eine betriebliche Fahrt nutzt, trägt sich zwingend in eine ausliegende Liste ein. Ob solche Maßnahmen ausreichen, um auch eine Privatnutzung des Gesellschafter-Geschäftsführers zu widerlegen, ist allerdings nicht gesichert. Das aktuelle BFH-Urteil lässt offen, welche organisatorischen Schritte eine private Nutzung rechtssicher ausschließen. „Hier müssen wir die künftige Praxis der Finanzverwaltung abwarten“, ordnet Steuerberaterin Ines Wollweber ein.

Tipp: Was sollten Gesellschafter-Geschäftsführende jetzt tun?

• Verlassen Sie sich nicht allein auf Verträge, sondern prüfen Sie auch den privaten Fuhrpark.
• Führen Sie ein Fahrtenbuch, um die geschäftlichen Fahrten lückenlos nachzuweisen.
• Sorgen Sie für organisatorische Maßnahmen, wie etwa für klare Regeln bei Poolwagen.

Selbst getragene Stromkosten bei E-Dienstwagen: Mehr administrativer Aufwand seit 2026

Die bislang geltenden monatlichen Pauschalen für die von Mitarbeitenden selbst getragenen Stromkosten für E-Dienstwagen fallen ersatzlos weg. Während viele Unternehmen auf eine Vereinfachung gehofft hatten, führt die Neuregelung seit Beginn des Jahres 2026 zu einem komplexeren Verfahren und in der Praxis zu mehr administrativem Aufwand. Die Details erklärt Andreas Islinger, Steuerberater bei Ecovis in München.

Die bisher geltenden Pauschalen

Bis Ende 2025 konnten Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden den privat getragenen Ladestrom pauschal und ohne großen Nachweisaufwand monatlich steuerfrei ersetzen.

Diese pauschalen Regelungen orientierten sich danach, ob eine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber bestand und ob es sich um ein Hybrid- oder Elektrofahrzeug gehandelt hat.

Nachweis des Ladestroms ab 2026

Ab 2026 ist die Erstattung von häuslichem Ladestrom – laut Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 11. November 2025 – nur noch möglich, wenn Arbeitnehmer die tatsächlich geladene Strommenge technisch erfassen, zum Beispiel über einen separaten Wallbox-Zähler, einen mobilen Zwischenzähler oder ein fahrzeuginternes Messsystem.

Neue Strompreispauschale 2026

Anhand der tatsächlich geladenen Strommenge muss der Arbeitgeber entscheiden, ob die Erstattung auf Basis des individuellen Stromtarifs (inklusive des anteiligen Grundpreises) oder anhand der neuen Strompreispauschale erfolgt. Für das Jahr 2026 beträgt die Strompreispauschale 0,34 Euro je kWh.

Die Strompreispauschale für 2027 lässt sich noch nicht bestimmen. Sie bemisst sich anhand der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Gesamtstrompreise für private Haushalte. Dabei werden stets die Werte des Vorjahres herangezogen. Für 2026 sind somit die Werte des 1. Halbjahres 2025 maßgeblich. Für 2027 die des 1. Halbjahres 2026.

Empfehlung für die Abrechnung

Die Erstattung der nachgewiesenen Strommenge können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber nur am Jahresende abschließend bestimmen. Arbeitnehmer könnten zwar eine monatliche Abrechnung der geladenen Strommenge einreichen. Das wäre allerdings sehr verwaltungsaufwendig. „Ist eine monatliche Erstattung dennoch gewünscht, könnten Arbeitgeber die voraussichtlichen Werte – etwa die des Vorjahres – monatlich pauschal erstatten. Am Jahresende ist dann die tatsächlich nachgewiesene Strommenge zu korrigieren“, sagt Islinger.

Laden beim Arbeitgeber

Unverändert bleibt dagegen die Steuerfreiheit für das Aufladen an betrieblichen Ladepunkten. Mitarbeitende können ihre Fahrzeuge weiterhin kostenlos oder vergünstigt beim Arbeitgeber laden, ohne dass ein steuerpflichtiger Vorteil entsteht. Das gilt auch für Ladepunkte, die Dritte im Auftrag des Unternehmens betreiben, sowie – unter bestimmten Voraussetzungen – für Ladeinfrastruktur, die mehrere Nutzer einer Liegenschaft gemeinsam verwenden.

„Auch Zuschüsse für private Wallboxen sind weiterhin mit 25 Prozent pauschaler Lohnsteuer möglich und bleiben damit ein praktikables Instrument zur Förderung privater Ladeinfrastruktur“, erklärt Steuerexperte Islinger.

Bewirtungskosten richtig absetzen

Unternehmen können Bewirtungskosten steuerlich geltend machen. Doch die Anforderungen der Finanzverwaltung an Belege sind hoch. Wer sie nicht erfüllt, riskiert den Verlust des Abzugs. André Strunz, Ecovis-Steuerberater in Hannover erklärt die Details.

Was sind Bewirtungskosten?

Zu den Bewirtungskosten zählen die Aufwendungen für Speisen, Getränke oder andere Genussmittel, um Personen zu bewirten. Auch zwangsläufig zugehörige Aufwendungen, wie Garderobengebühren oder Trinkgelder, gehören dazu. Grundsätzlich können diese Kosten (zumindest zu 70 Prozent) als Betriebsausgaben abgezogen werden, allerdings nur, wenn die Nachweise stimmen.

Neue Vorgaben der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung hat ihre Anforderungen an Bewirtungsbelege konkretisiert. Ziel ist mehr Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit der Ausgaben. Hintergrund ist auch die fortschreitende Digitalisierung, insbesondere durch die Einführung der elektronischen Rechnung. Die wichtigste Botschaft: Ohne vollständigen und korrekten Beleg gibt es keinen Betriebsausgabenabzug.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, muss die Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten:

Grundangaben (immer erforderlich):

• Name und Anschrift des Restaurants oder Bewirtungsbetriebs
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Leistung (die Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; bspw. die Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus)
• Datum der Bewirtung
• Rechnungsbetrag

Zusätzliche Angaben ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs
• Rechnungsnummer
• Name des bewirtenden Unternehmens oder der bewirtenden Person

Außerdem besonders wichtig: Der Anlass der Bewirtung sowie die teilnehmenden Personen müssen dokumentiert werden. Diese Angaben ergänzen Sie in der Regel selbst auf dem Beleg.

Wie müssen Bewirtungsbelege ausgestellt sein?

Wird im Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem genutzt, muss der Beleg maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Erkennbar ist das zum Beispiel an einer Transaktionsnummer oder Seriennummer auf dem Beleg. Auch der Nachweis mittels E-Rechnung ist möglich. Ein rein handschriftlicher Beleg reicht in diesen Fällen nicht mehr aus. Fehlt die ordnungsgemäße Aufzeichnung, wird der Abzug vom Finanzamt komplett verweigert.

Sind auch ausländische Bewirtungen absetzbar?

Auch Bewirtungskosten im Ausland können Sie absetzen. Voraussetzung ist, dass die Belege die gleichen inhaltlichen Anforderungen erfüllen wie in Deutschland. Gibt es im jeweiligen Land keine Pflicht zur elektronischen Rechnung, kann ausnahmsweise auch ein anderer Nachweis akzeptiert werden.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Vorgaben führen nicht direkt zu höheren Kosten. Sie erhöhen aber das Risiko, dass Ausgaben steuerlich nicht anerkannt werden. Das kann teuer werden, wenn viele Bewirtungen betroffen sind.

Praxis-Tipps für den Alltag

• Prüfen Sie den Beleg direkt vor Ort auf Vollständigkeit
• Ergänzen Sie zeitnah Anlass und Teilnehmer der Bewirtung
• Achten Sie auf maschinell erstellte Rechnungen mit Transaktionsnummer
• Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf – auch digital