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Batteriespeicherparks: Worauf Grundstückseigentümer bei Pachtverträgen achten sollten

Wegen des Ausbaus erneuerbarer Energien benötigen Betreiber immer mehr Flächen für die Errichtung von Batteriespeicherparks. Für Grundstückseigentümer ist die Verpachtung solcher Flächen eine attraktive Einnahmequelle. Sie sollten aber einige zentrale rechtliche Aspekte kennen und beachten.

Pachtverträge können knifflig sein. „Verpächter von Flächen für Anlagen für erneuerbare Energien sollten sich daher mit den rechtlichen Details vertraut machen“, rät Thomas Skora, Rechtsanwalt bei Ecovis in Weiden. „Zudem ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld mögliche Gestaltungen mit den persönlichen Beratern zu besprechen.“ Welche Punkte wichtig sind:

• Pachtgegenstand und Nutzungszweck: Der Vertrag sollte den Pachtgegenstand und den Nutzungszweck eindeutig bezeichnen. Anlagenbetreiber neigen dazu, diese Punkte möglichst offen zu halten, um auch im Nachhinein noch flexibel zu sein. Für den Verpächter ist eine schwammige Regelung jedoch selten vorteilhaft.
• Laufzeit und Kündigung: Die Laufzeit sollte klar geregelt sein. Bei Investitionen in Infrastruktur sind lange Laufzeiten von etwa 20 bis 30 Jahren üblich. Eine Verlängerungsoption bietet beiden Parteien Planungssicherheit, aber auch die notwendige Flexibilität. Die ordentliche Kündigung wird bei langfristigen Verträgen meist ausgeschlossen. Außerordentliche Kündigungsrechte, zum Beispiel bei Zahlungsverzug, Insolvenz oder der Nichterteilung von Genehmigungen, sind jedoch üblich.
• Pachtzins: Die Höhe des Pachtzinses ist Verhandlungssache, da es keine gesetzlichen Vorgaben hierzu gibt. Möglich wären eine Festpacht, eine Pacht, die sich an die Inflation anpasst, oder umsatzabhängige Modelle. Üblich ist darüber hinaus eine Abgeltungszahlung für den Zeitraum ab Vertragsschluss bis zur Inbetriebnahme der Anlage.
• Betriebskosten, Instandhaltung und Verkehrssicherung, Rückbau: Die Parteien sollten festlegen, wer für Betriebskosten, Instandhaltung und Verkehrssicherung verantwortlich ist. Meist trägt der Pächter sämtliche Kosten, die mit dem Betrieb des Batteriespeicherparks zusammenhängen. Ebenso sollten die Modalitäten des Rückbaus und der Haftung eindeutig geregelt sein. Unklare Klauseln bergen ein hohes Risiko für den Grundstückseigentümer. Das ist etwa dann der Fall, wenn beispielsweise die Haftung für Altlasten nicht eindeutig geklärt ist.

Die Verpachtung von Flächen für Batteriespeicherparks bietet Grundstückseigentümern interessante Möglichkeiten, erfordert aber eine sorgfältige vertragliche Gestaltung. „Mit einem gut ausgearbeiteten Pachtvertrag lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden und die Interessen beider Parteien wahren“, sagt Ecovis-Rechtsanwalt Skora.

ECOVIS red – Ausgabe 1/2026

Im Magazin ECOVIS red 01/2026 lesen Sie:

• Steuermythen im Internet: Warum einfache Steuerspartricks selten funktionieren (Seite 4)
• Erfolgsgeschichte Leef: Die Palmblatt-Pioniere arbeiten schon mehr als zehn Jahre daran, möglichst viele Plastikprodukte durch den natürlichen Rohstoff zu ersetzen (Seite 7)
• Güterstandsschaukel: Vermögen steuerfrei zwischen Ehepartnern übertragen (Seite 8)
• Notar im Ausland: Wann ausländische Beurkundungen in Deutschland gelten (Seite 11)
• Vorrats-GmbH: Wann sich die schnelle Unternehmensgründung wirklich lohnt (Seite 12)
• Search Funds: Neue Chancen für die Unternehmensnachfolge im Mittelstand (Seite 15)

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ECOVIS info – Ausgabe 1/2026

Im Magazin ECOVIS info 01/2026 lesen Sie:

• Erfolgsgeschichte NetCom GmbH: Vom Nischenanbieter zum modernen IT-Dienstleister (Seite 3)
• Cybersicherheit: So schützen sich mittelständische Unternehmen vor Cyberangriffen (Seite 4)
• Erreichbarkeit von Mitarbeitenden: Was im Home Office arbeitsrechtlich erlaubt ist (Seite 7)
• Erbschaftsteuer: Folgen für Unternehmensnachfolgen (Seite 8)
• Umsatzsteuer-ID prüfen: Warum Unternehmen Geschäftspartner kontrollieren müssen (Seite 10)
• Aktivrente: Was Arbeitgeber bei beschäftigten Rentnern beachten müssen (Seite 11)

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ECOVIS agrar – Ausgabe 1/2026

Im Magazin ECOVIS agrar 01/2026 lesen Sie:

• Erbengemeinschaft: Warum ein Testament für landwirtschaftliche Betriebe so wichtig ist (Seite 4)
• Batteriespeicherparks: Worauf Grundstückseigentümer bei Pachtverträgen achten sollten (Seite 6)
• Erfolgsgeschichte Agrargesellschaft Altjeßnitz Bio-Landbau: Moderne Bio-Landwirtschaft zwischen Schlepper und Serverraum (Seite 7)
• Flächenverkauf: So sparen Landwirte Steuern beim Grundstücksverkauf (Seite 8)
• Umsatzsteuer: Steuerpflicht für gebrauchte Maschinen beachten (Seite 10)
• Abgrenzung Betriebs- und Privatvermögen: Waldflächen beim Verkauf (Seite 11)

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EuGH zur Hotelbesteuerung: Wann Zusatzleistungen nicht vom ermäßigten Umsatzsteuersatz profitieren

Frühstück, Parkplatz oder Wellnessbereich gehören für viele Gäste selbstverständlich zum Hotelaufenthalt dazu. Umsatzsteuerlich können diese Leistungen jedoch anders behandelt werden als die eigentliche Übernachtung. So sieht es aktuell das deutsche Umsatzsteuerrecht vor. Hiernach verlangt der Staat für die Übernachtung 7 Prozent Umsatzsteuer, für den Parkplatz jedoch 19 Prozent. Ob dies rechtens ist, musste der Europäische Gerichtshof (EuGH) entscheiden. Demnach dürfen Mitgliedstaaten solche Zusatzleistungen vom ermäßigten Umsatzsteuersatz für Beherbergungen nur ausnehmen, wenn sie nicht unmittelbar der Übernachtung dienen. Wieso der EuGH diese Aufteilung grundsätzlich erlaubt und was das für Hotelbetriebe bedeutet, erklärt Evelyn Karstädt, Steuerberaterin bei Ecovis in Ahlbeck.

Streit um den ermäßigten Steuersatz für Hotelleistungen

Im Zentrum der Entscheidung stand eine Vorlage des Bundesfinanzhofs an den Gerichtshof der Europäischen Union. Mehrere deutsche Hotelbetriebe hatten argumentiert, dass Übernachtung und Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplatz oder Wellnessangebote, welche je nach Fall eine einheitliche Leistung bzw. eine Haupt- und eine Nebenleistung darstellen, nicht in zwei Steuersätze aufgeteilt werden dürften. Deshalb sollte auf das Gesamtpaket der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent angewendet werden. Die zuständigen Finanzämter sahen das anders: Sie trennten die Leistungen voneinander und besteuerten Zusatzleistungen, welche nicht unmittelbar der Beherbergung dienten, mit dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 Prozent. „Der Kern der Streitfrage war, ob das gesetzliche Aufteilungsgebot mit den Grundsätzen des Unionsrechts vereinbar ist, widerspricht es doch auf den ersten Blick der gängigen Umsatzsteuersystematik“, erklärt Steuerberaterin Karstädt.

Drei typische Praxisfälle vor dem EuGH

Der EuGH hatte über mehrere Konstellationen zu entscheiden: In einem Fall stellte ein Hotel seinen Gästen kostenlos Parkplätze zur Verfügung und bot optional Frühstück an. In einem anderen Fall war das Frühstück im Pauschalpreis enthalten. Ein weiteres Hotel stellte zusätzlich WLAN, Fitnessraum sowie Wellnessangebote kostenlos zur Verfügung. Die Betreiber argumentierten, diese Leistungen seien aus Sicht des Gastes Nebenleistung zur Hauptleistung. Die Nebenleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung und ist daher insgesamt ermäßigt zu besteuern.

EuGH: Aufteilung der Leistungen grundsätzlich zulässig

Der EuGH stellte klar, dass Mitgliedstaaten nach der Mehrwertsteuersystemrichtlinie grundsätzlich einen ermäßigten Steuersatz auf Beherbergungsleistungen anwenden dürfen. Gleichzeitig dürfen sie aber festlegen, dass Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, vom ermäßigten Steuersatz ausgeschlossen werden.
„Die Mitgliedstaaten haben hier einen gewissen Gestaltungsspielraum“, so Evelyn Karstädt. „Sie dürfen den ermäßigten Steuersatz gezielt auf die eigentliche Übernachtung beschränken.“
Entscheidend ist dabei, dass die nationalen Regeln klare und objektive Kriterien enthalten, anhand derer sich die begünstigten Leistungen eindeutig bestimmen lassen und zum anderen der Grundsatz der steuerlichen Neutralität beachtet wird.

Einschätzung des EuGHs

Anhand der gesetzlichen Regelung und der weiteren Ausführungen im Umsatzsteueranwendungserlass sieht der EuGH die Aufteilung anhand klarer und objektiver Kriterien als möglich an.

Auch ein Verstoß gegen den Grundsatz der steuerrechtlichen Neutralität sieht der EuGH nicht, sofern gleichartige Gegenstände oder Dienstleistungen gleichbehandelt werden. Es darf für die Besteuerungshöhe keinen Unterschied machen, ob die Leistung im Rahmen der Beherbergung oder anderweitig bezogen wird.

„Nach Einschätzung des EuGHs ist somit das deutsche Aufteilungsgebot nicht verboten. Er liegt damit auf der Wellenlänge der Finanzverwaltung und der deutschen Gesetzgebung“, fasst Karstädt zusammen.

Bedeutung für Beherbergungsbetriebe

Die Entscheidung schafft Klarheit für die weitere Beurteilung der Beherbergungsleistungen. Zusatzleistungen, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, sind somit weiterhin zum Regelsteuersatz zu besteuern. Für Hotelbetriebe bedeutet das vor allem: Leistungen müssen sauber voneinander abgegrenzt werden. Pauschalpreise werden weiterhin aufgeteilt werden müssen. „Wer sich als Beherbergungsbetrieb weiterhin nicht um die Aufteilung der Leistungen kümmert, dem drohen im Rahmen einer Betriebsprüfung Steuernachforderungen. Der EuGH liefert hier keine Schützenhilfe“, betont die Steuerberaterin Evelyn Karstädt.

Erbengemeinschaft vermeiden: Warum ein Testament für landwirtschaftliche Betriebe so wichtig ist

Den Gedanken an den eigenen Tod verdrängen die meisten Menschen – und denken daher nicht über ein Testament nach. Das kann gravierende Folgen haben: Gibt es kein Testament, gilt die gesetzliche Erbfolge. Häufig entsteht dann eine Erbengemeinschaft, die zwischenmenschlich belastend sein kann und mögliche erhebliche Steuerzahlungen auslöst.

Erbengemeinschaften entstehen, wenn durch die gesetzliche Erbfolge mehrere Personen erben – oder ein Testament mehrere Erben einsetzt. Das Vermögen des Erblassers geht auf die Erben im Wege der „Gesamtrechtsnachfolge“ über. „Das heißt auch, dass alle nur gemeinsam entscheiden können. Da jeder somit etwas zu sagen hat, ist die Einigkeit in der Erbengemeinschaft umso wichtiger – und das ist eben oftmals nicht der Fall“, sagt Peter Schöllhorn, Steuerberater bei Ecovis in München.

Die Erbschaftsteuer und Einkommensteuer im Blick

Zunächst ist der Nachlass zu bewerten. Für landwirtschaftliches Vermögen gelten besondere Ertragswertverfahren. „Die Werte des Ertragswertverfahrens liegen deutlich unter dem Verkehrswert. Anschließend sind dann mögliche Verschonungen für die Landwirtschaft zu prüfen“, erklärt Ecovis-Steuerberater Schöllhorn. Werden die Freibeträge dennoch überschritten, fällt Erbschaftsteuer an. Auf laufende Einkünfte aus der Landwirtschaft müssen Erbinnen und Erben Einkommensteuer zahlen. „Die Erben treten steuerlich in die Fußstapfen des Rechtsvorgängers. Die Zurechnung der Einkünfte erfolgt entsprechend der Erbquote“, erläutert Schöllhorn. Das bedeutet: „Alle Miterben müssen anteilige Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft versteuern.“

Teilbar oder unteilbar?

Teilbares Vermögen im Nachlass, wie Geld oder gleichwertige Vermögensgegenstände, lässt sich in der Regel problemlos aufteilen. Schwieriger ist es beim Hof, der meist als Einheit zu betrachten ist. Eine Realteilung, also die Aufspaltung des Betriebs in mehrere Einheiten, ist nur möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Vorsicht bei Auszahlungen: Zahlt ein Erbe die übrigen Miterben aus, ohne dass dieses Geld aus dem Nachlass selbst stammt, führt das zu einem anteiligen Verkauf, „und der kann zu einer hohen Steuerbelastung führen“, sagt Schöllhorn.

Schenkung-, Grunderwerb- und Umsatzsteuer oft unterschätzt

Ungleichwertige Aufteilungen, etwa die Zuweisung zweier unterschiedlich werthaltiger Häuser, können als Schenkung unter Miterben gelten. Je nach Verwandtschaftsgrad greifen Freibeträge. Zwischen Geschwistern liegen diese jedoch bei lediglich 20.000 Euro. „Da ist dann eine Steuerzahlung meist vorprogrammiert“, sagt Schöllhorn.

Die Teilung einer Erbengemeinschaft ist zwar grunderwerbsteuerfrei. Wird die Erbengemeinschaft in eine GbR umfirmiert, entfällt die Steuerbefreiung für Erbengemeinschaften mit erheblichen finanziellen Folgen. Wird der landwirtschaftliche Betrieb aufgeteilt und beispielsweise Maschinen zwischen Erben übertragen, kann eine umsatzsteuerpflichtige Lieferung vorliegen. „Die Umsatzsteuer wird häufig übersehen“, warnt Schöllhorn. Ob eine Steuerpflicht besteht oder eine Befreiung greift, hängt vom Einzelfall ab und ist immer genau zu prüfen, um finanzielle Einbußen zu minimieren.

Vorgehen mit Steuerberater und Jurist abstimmen

Neben allen steuerlichen Fragen steht die Einigung innerhalb der Erbengemeinschaft an erster Stelle. „Zunächst sollten sich Erbengemeinschaften einigen und erst dann zum Steuerberater gehen. So kann eine Lösung entwickelt werden, die zur Familie passt und nicht nur steuerlich optimal ist“, rät Schöllhorn. Sinnvoll ist es, mehrere Modelle prüfen zu lassen: sowohl steuerlich optimierte Varianten als auch solche, die der Lebensrealität der Beteiligten gerecht werden. „So lässt sich im besten Fall die Balance finden zwischen Steueroptimierung und den Wünschen und Vorstellungen der Beteiligten“, sagt Schöllhorn.

Ist eine Lösung gefunden, sollte sie zügig umgesetzt werden. Konflikte können jederzeit entstehen und eskalieren – mit teils erheblichen steuerlichen Folgen. Zudem ist die Bewertung des Nachlasses selten eindeutig. Und: Wertgutachten, Grundstücksvermessungen, juristische Beratung oder Mediation können zur Teilung des Nachlasses nötig sein.

Komplexes Thema mit weitreichenden Folgen

Erbengemeinschaften in der Landwirtschaft unterliegen zahlreichen, teils gegenläufigen Vorschriften. Je nach Zusammensetzung des Nachlasses und dem Maß an Einigkeit unter den Erben kann am Ende sogar der Verkauf des Hofs stehen – oft nicht im Sinne der Erblasserin oder des Erblassers.

Darum empfiehlt Schöllhorn, die Nachfolge frühzeitig zu planen: „Spätestens wer Eigentum an einem Grundstück hat oder an einer Gesellschaft beteiligt ist, sollte ein Testament erstellen.“ Optimal ist eine lebzeitige Übergabe, mindestens jedoch ein Testament, das zivilrechtlich und steuerlich abgestimmt ist. Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, hilft das Gespräch – und bei Bedarf eine neutrale Begleitung.

Reform der Geldwäscheprävention: Was Unternehmen zum EU-AML-Paket wissen müssen

Zwischen 2025 und 2028 wird die Geldwäscheprävention in Deutschland und der Europäischen Union (EU) grundlegend neu geordnet. Mit dem im Mai 2024 verabschiedeten EU-AML-Paket (AML: Anti-Money Laundering) entstand bereits eine neue europäische Aufsichtsbehörde. Zudem werden jetzt unmittelbar geltende EU-Vorgaben und strengere materielle Anforderungen für Unternehmen eingeführt. Besonders einschneidend ist die neue EU-Geldwäscheverordnung, die ab Juli 2027 direkt in allen Mitgliedstaaten gilt. Die Kernpunkte erklärt Andreas Hintermayer, Rechtsanwalt bei Ecovis in München.

Neue europäische Aufsicht: AMLA startete in Frankfurt

Herzstück der Reform ist die neue europäische Geldwäscheaufsicht Anti-Money Laundering Authority (AMLA) mit Sitz in Frankfurt am Main. Die AMLA hat bereits zum 1. Juli 2025 ihre Tätigkeit aufgenommen. Ihre Aufgabe: die nationalen Aufsichtsbehörden stärker harmonisieren, Aufsichtsverfahren europaweit vereinheitlichen und Kooperationen intensivieren. „Mit der AMLA entsteht erstmals eine zentrale europäische Steuerung der Geldwäscheaufsicht“, erläutert Andreas Hintermayer, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Ecovis in München. „Das Ziel ist eine einheitlichere und effektivere Kontrolle in allen Mitgliedstaaten.“
Ab dem 1. Januar 2028 geht die Behörde noch einen Schritt weiter: Dann übernimmt sie die unmittelbare Aufsicht über die risikoreichsten Finanzinstitute in der EU.

AML-Verordnung ersetzt zentrale Teile des deutschen Geldwäscherechts

Für Unternehmen außerhalb des Finanzsektors ist vor allem die neue EU-Geldwäscheverordnung (AML-VO) entscheidend. Diese gilt ab dem 10. Juli 2027 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und ersetzt wesentliche Teile des deutschen Geldwäschegesetzes. „Das ist ein Paradigmenwechsel“, sagt Andreas Hintermayer. „Viele Vorgaben gelten künftig direkt aus Brüssel und nicht mehr über nationale Umsetzungsgesetze.“

Die AML-VO bringt insbesondere folgende Neuerungen:

• Neue Definition der zur Einhaltung verpflichteten Unternehmen.
• Einheitliche Standards für Kundenidentifizierung.
• Standardisierte Risikoanalysemethoden.
• Europaweit einheitliche Definition des wirtschaftlich Berechtigten.
• Einführung einer allgemeinen Barzahlungsobergrenze von 10.000 Euro.

Barzahlungen über 10.000 Euro für Waren oder Dienstleistungen sind damit künftig unzulässig. „Gerade die neue Definition des wirtschaftlich Berechtigten wird in der Praxis erhebliche Auswirkungen haben“, betont Hintermayer. „Unternehmen müssen ihre Beteiligungsstrukturen noch genauer prüfen und dokumentieren.“

Weniger nationaler Spielraum durch 6. Geldwäscherichtlinie

Parallel zur Verordnung ist auch die 6. Geldwäscherichtlinie in nationales Recht umzusetzen. Da die AML-VO künftig zentrale Vorgaben regelt, bleibt dem deutschen Gesetzgeber nur noch ein begrenzter Gestaltungsspielraum.

Betroffen sind insbesondere

• die Arbeit der Financial Intelligence Unit,
• die nationalen Aufsichtsbehörden und
• das Transparenzregister.

„Die Geldwäscheprävention wird stärker zentralisiert und standardisiert“, erklärt Hintermayer. „Für Unternehmen bedeutet das weniger Interpretationsspielraum und mehr formale Klarheit, aber auch strengere Kontrolle.“

Wachsende Pflichten für Unternehmen

Insgesamt wächst der Pflichtenkatalog für Verpflichtete deutlich. Meldeprozesse werden stärker vereinheitlicht, Definitionen präzisiert und die Aufsicht intensiviert.

Unternehmen sollten daher frühzeitig

• ihre Risikoanalyse überprüfen,
• interne Kontrollsysteme anpassen,
• Identifizierungsprozesse standardisieren und
• Meldewege dokumentieren und testen.

Wer seine internen Prozesse nicht rechtzeitig anpasst, riskiert empfindliche Sanktionen. Die Reform bringt nicht nur neue Regeln, sondern auch eine konsequentere Durchsetzung.

Fazit: Jetzt vorbereiten statt später reagieren

Das EU-AML-Paket ist die umfassendste Reform der Geldwäscheprävention seit Jahren. Mit der AMLA, der unmittelbar geltenden AML-VO und der 6. Geldwäscherichtlinie entsteht ein europaweit harmonisiertes System mit deutlich höherem Standardisierungsgrad.
„Unternehmen sollten die Übergangszeit bis 2027 aktiv nutzen“, empfiehlt Andreas Hintermayer, Rechtsanwalt bei Ecovis in München. „Eine frühzeitige Anpassung interner Prozesse ist der beste Schutz vor regulatorischen Risiken.“

Zollbefreiung für Kleinsendungen fällt weg: Pauschale Zollabgabe ab Juli 2026

Ab dem 1. Juli 2026 fällt die bisherige Zollbefreiung für Kleinsendungen mit einem Warenwert unter 150 Euro weg. Pro Warenkategorie in einer Sendung wird dann eine pauschale Zollabgabe von drei Euro erhoben. Betroffen sind vor allem Onlinehändler und Verbraucher, die Waren aus Drittstaaten in die Europäische Union bestellen. Die Auswirkungen der neuen Zollbestimmung erklärt Stefanie Schmidt, Steuerberaterin bei Ecovis in Eisfeld.

Warum die Europäische Union die Freigrenze abschafft

Der Rat der Europäischen Union hat beschlossen, die bislang geltende Zollbefreiung für Sendungen mit geringem Wert abzuschaffen. Auslöser ist die enorme Zunahme von Kleinsendungen im Onlinehandel. Laut der Europäischen Kommission wurden im Jahr 2024 rund 4,6 Milliarden Kleinsendungen in die EU eingeführt. 91 Prozent dieser Sendungen stammten aus China.

„Die bisherigen Regelungen stammen aus einer Zeit, in der das Sendungsvolumen deutlich geringer war“, erklärt Stefanie Schmidt, Steuerberaterin bei Ecovis in Eisfeld. „Heute sprechen wir von Milliarden Einfuhren pro Jahr. Das stellt die Zollverwaltung vor erhebliche Herausforderungen.“ Mit der Neuregelung will die EU mehr Gleichbehandlung im Wettbewerb schaffen und Missbrauch bei der Wertangabe verhindern.

Was ab dem 1. Juli 2026 konkret gilt

Ab dem 1. Juli 2026 wird für Sendungen mit einem Warenwert unter 150 Euro eine pauschale Zollabgabe in Höhe von drei Euro pro Warenkategorie eingeführt. Dies gilt, sofern der Absender die Ware direkt an Verbraucher in der EU verschickt. Entscheidend ist dabei die jeweilige Unterpositionsnummer der enthaltenen Ware. Das bedeutet: Enthält eine Sendung mehrere Artikel mit unterschiedlicher zolltariflicher Einreihung, fällt die Abgabe für jede einzelne Warenkategorie an.

„Viele Händler unterschätzen diesen Punkt“, so Schmidt. „Wer unterschiedliche Produkte in einer Sendung bündelt, löst unter Umständen mehrfach die Pauschalabgabe aus.“ Die Regelung gilt zunächst bis zum 1. Juli 2028. Mit der geplanten Einführung eines EU-Zolldatenhub im Jahr 2028 soll das System auf die regulären Zollsätze umgestellt werden.

Abgrenzung zur geplanten Bearbeitungsgebühr

Wichtig ist die Unterscheidung zur ebenfalls diskutierten Bearbeitungsgebühr im Rahmen der Zollreform. Diese Gebühr ist aktuell noch Gegenstand politischer Verhandlungen und soll nach derzeitiger Planung zusätzlich zur pauschalen Zollabgabe erhoben werden. „Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass mehrere Kostenbestandteile zusammenkommen können“, warnt Stefanie Schmidt. „Die pauschale Zollabgabe ist nur ein Baustein der Reform.“

Welche Folgen die Neuregelung hat

Die Abschaffung der Freigrenze wird insbesondere für Onlinehändler mit Direktversand aus Drittstaaten spürbare Auswirkungen haben. Auch Plattformen, die Marktplatzmodelle betreiben, müssen ihre Prozesse anpassen. Für Verbraucher könnten sich Importwaren verteuern. Gleichzeitig steigt der administrative Aufwand für Händler, da die zolltarifliche Einreihung der Waren künftig noch stärker in den Fokus rückt. „Unternehmen sollten ihre Lieferketten und Preisstrukturen frühzeitig prüfen“, empfiehlt Stefanie Schmidt bei Ecovis in Eisfeld. „Wer erst kurz vor Inkrafttreten reagiert, riskiert Margenverluste oder organisatorische Engpässe.“

Platz schaffen im Archiv: Welche Unterlagen Sie jetzt vernichten können

Mit dem Start in das neue Jahr 2026 sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für zahlreiche Geschäftsunterlagen abgelaufen. Für Unternehmen ergibt sich damit die Chance, Ordnung zu schaffen. „Doch beim Entsorgen von Belegen und digitalen Datensätzen ist Präzision gefragt“, mahnt Marianne Off, Steuerberaterin bei Ecovis in Weilheim. „Sonst riskieren Sie im Falle einer Betriebsprüfung Sanktionen.“

Für Unternehmen bietet der Jahreswechsel die ideale Gelegenheit, Dokumente auszusortieren und Verwaltungskosten zu senken. Alte Aktenberge werden damit entsorgt, gleichzeitig können für künftige Aufbewahrungskosten Rückstellungen steuerlich geltend gemacht werden.

Welche Fristen gelten für welche Unterlagen?

Die Dauer der Aufbewahrung ist gesetzlich strikt geregelt. Seit dem 1. Januar 2026 können insbesondere Dokumente vernichtet werden, deren Frist am 31. Dezember 2025 abgelaufen ist. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen verschiedenen Zeiträumen:

Was ist bei digitalen Belegen zu beachten?

Sind die Aufbewahrungszeiten abgelaufen, kann auch in IT-Systemen Speicherplatz gewonnen werden. Bis dahin gelten allerdings die strengen Regeln auch für die Aufbewahrung von digitalen Daten. „Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe müssen zwingend in dem Format unverändert aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden – beispielsweise als PDF- oder Bilddatei“, erklärt Marianne Off, Steuerberaterin bei Ecovis in Weilheim.

Werden Papierdokumente durch Scannen digitalisiert, muss das Verfahren zudem lückenlos dokumentiert sein, um die inhaltliche Übereinstimmung, Lesbarkeit und Vollständigkeit über den gesamten Zeitraum sicherzustellen. Während des gesamten Zeitraums muss somit der Zugriff auf diese Daten sowie deren maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzbehörden jederzeit möglich sein.

Wann ist die Vernichtung trotz Fristablauf verboten?

Unternehmerinnen und Unternehmer sollten vor dem Löschen oder Schreddern immer prüfen, ob Sonderfälle vorliegen. Denn die Vernichtung ist unzulässig, wenn die Festsetzungsfrist für die Steuer noch nicht abgelaufen ist oder die Unterlagen als Beweismittel für laufende Rechtsbehelfsverfahren oder Betriebsprüfungen benötigt werden. „Gerade bei komplexen Sachverhalten lohnt sich ein prüfender Blick, ob Dokumente trotz abgelaufener Frist als Beweissicherung behalten werden sollten“, rät Off. Eine saubere Dokumentation der Vernichtungsprozesse schützt zudem vor unliebsamen Überraschungen bei der nächsten Prüfung durch das Finanzamt.

Tipp: Was sollten Unternehmen jetzt tun?

• Prüfen Sie, welche Jahrgänge Ihrer Buchhaltungsunterlagen die 6-, 8- oder 10-Jahres-Frist überschritten haben und ob die Unterlagen weiterhin benötigt werden.
• Stellen Sie sicher, dass digitale Archivsysteme die Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit bis zum Ende der Frist gewährleisten.
• Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob für die künftigen Kosten der Archivierung Rückstellungen im Jahresabschluss gebildet werden können.