Telefonische Auskünfte – freundlich ablehnen!
Telefonische Auskünfte gehören in vielen Unternehmen zum Alltag – sei es gegenüber Kunden, Dienstleistern oder anderen externen Stellen. Gleichzeitig bergen sie erhebliche datenschutzrechtliche Risiken. Am Telefon kann die Identität des Gesprächspartners nie mit Sicherheit überprüft werden. Es besteht stets die Gefahr, dass personenbezogene oder vertrauliche Informationen an Unbefugte gelangen.
Denken Sie an Folgendes:
- Erteilen Sie keine spontanen Auskünfte!
- Bei Unsicherheit beenden Sie das Gespräch und bieten einen Rückruf an!
- Bevor Sie Informationen telefonisch weitergeben, sollten Sie unbedingt abklären, ob Sie den Anrufer eindeutig identifizieren können?
- Hinterfragen Sie, ob die angefragte Information überhaupt geeignet ist, diese telefonisch zu beauskunften! Besonders sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Finanzinformationen, Mitarbeiterdaten) sollten grundsätzlich nicht per Telefon herausgegeben werden.
- Hinterfragen Sie auch, ob die beabsichtigte Auskunft überhaupt in Ihren Aufgabenbereich fällt!
Fazit: Sie als Beschäftigte tragen hier eine entscheidende Verantwortung. Durch konsequente Identitätsprüfung, Zurückhaltung bei sensiblen Informationen und die Einhaltung interner Richtlinien lassen sich Risiken für Ihre Kunden, Patienten und Kollegen deutlich reduzieren.
– Eine Maßnahme der Vertraulichkeit –
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