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Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos nur mit Einwilligung?
Mit Fotos erreicht man die Menschen: Die „Best of“-Fotos der letzten Weihnachtsfeier beleben das Wir-Gefühl. Fotos der KollegInnen im Intranet vereinfachen die Identifikation im Unternehmen. Fotos vom letzten Betriebsausflug sind nicht nur eine schöne Erinnerung, sondern werden auch gern zu Werbezwecken in den sozialen Medien verwendet. Nicht immer ist die Veröffentlichung aber zu jedem Zeitpunkt im Interesse der abgebildeten Personen.
Die DSGVO und die Fotografie
Die DSGVO unterscheidet zwischen der bloßen Aufnahme von Fotos und deren Veröffentlichung. Während Fotografie im Bereich Datenschutz in privaten Kontexten oft weniger reguliert ist, können Veröffentlichung und Verbreitung strengen Regelungen unterliegen. Das gilt besonders für die gewerblichen Zwecke eines Unternehmens.
Sobald Bilder auf der Firmenwebseite, in sozialen Medien oder in Werbematerialien veröffentlicht werden sollen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die ausdrückliche Einwilligung der abgebildeten Personen haben.
Mitarbeiterfotos und Datenschutz
Ohne rechtliche Grundlage ist daher eine Verwendung des Bildmaterials nicht möglich und Verstöße gegen den Datenschutz können Schadensersatzansprüche auslösen. In bestimmten Fällen kann es möglich sein, Fotos ohne ausdrückliche Einwilligung zu nutzen, insbesondere wenn ein sogenanntes berechtigtes Interesse besteht. Das Unternehmen hat demnach ein berechtigtes Interesse an der Nutzung der Fotos, das schwerer wiegt als das Interesse des Einzelnen am Datenschutz. Die Berufung auf berechtigte Interessen erfordert jedoch jedes Mal eine sehr sorgfältige Abwägung.
Ein Beispiel können Fotos einer betrieblichen Weihnachtsfeier sein. Oft stößt man hier in geselliger Runde mit den KollegInnen an und schaut auf das vergangene Jahr zurück. Bei den meisten solcher Veranstaltungen werden auch Fotos geschossen. Für all jene Fotos, die nicht nur zu privaten Zwecken erstellt werden, gelten die Regelungen der DSGVO und für das Fotografieren und Veröffentlichen wird eine Rechtsgrundlage benötigt.
Angenommen, ein Unternehmen möchte Bilder der Weihnachtsfeier auf seiner Webseite und Social-Media-Kanälen veröffentlichen. In diesem Fall müssten die Interessen des Unternehmens – die Veranstaltung zu dokumentieren, um seine Marke zu stärken und sich in einem positiven Licht für Bewerber, Kunden und Geschäftspartner präsentieren – gegen die Interessen, insbesondere die Privatsphäre der Mitarbeitenden abgewogen werden. Möglicherweise sind einige der TeilnehmerInnen nicht daran interessiert, sich mit einem Glühwein in der Hand oder gar mehr oder minder derangiert im Internet wiederzufinden. Das Unternehmen müsste also sicherstellen, dass keine unangemessenen Bilder in Umlauf geraten, die die Privatsphäre der TeilnehmerInnen beeinflussen. Im Zweifelsfall ist hier stets eine Einwilligung der Betroffenen einzuholen.
Sollen die Aufnahmen im Nachgang ggf. für Werbekampagnen, etc. verwendet werden, so ist das ausschließlich mit einer expliziten Einwilligung der abgebildeten Personen möglich.
Informationen im Vorfeld
Auf jeden Fall sollten Unternehmen darauf achten, ihre Mitarbeitenden bereits vor der Weihnachtsfeier zu informieren, dass Fotos gemacht und wo diese veröffentlicht werden, also im Intranet oder Facebook, Instagram, Firmenzeitung, etc. Auch auf das Widerspruchsrecht muss hingewiesen werden: Wer nicht fotografiert werden will, darf auch nicht fotografiert werden. Am besten erteilt man diese Informationen bereits in der Einladung zur Weihnachtsfeier. Dann ist jeder im Bilde und das Unternehmen hat seine Informationspflichten erfüllt. Trotzdem sollten am Eingang zur Weihnachtsfeier mit einem Aushang nochmals auf das Fotografieren hingewiesen werden.
Beachten Sie daher jeweils bitte Folgendes:
- Hinweise auf Fotos: klarer und sichtbarer Hinweis, dass Fotos gemacht werden.
- Widerspruchsrecht: Information über das Recht, der Aufnahme und Verwendung von Fotos zu widersprechen.
- Verwendungszweck: Angabe von Zweck und Veröffentlichungsmedium, ggf. Dauer der Veröffentlichung
- Fotos mit Bedacht fertigen: Verdeckte, diskriminierende oder private Aufnahmen sind zu vermeiden. Kinder dürfen nur mit Zustimmung ihrer Eltern fotografiert werden.
Grundsätzlich gilt: Unternehmen sollten je nach Einzelfall sorgfältig und kritisch prüfen und dokumentieren, ob überhaupt und wenn ja, zu welchen Zwecken Fotos angefertigt und in welchen Medien veröffentlicht werden sollen. Die schriftliche Einwilligung, die über die Tragweite der Entscheidung informiert, ist der sicherste Weg. Diese Maßnahmen helfen nicht nur, rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sondern tragen auch dazu bei, das Vertrauen der Kunden und Mitarbeitenden in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten zu stärken.
Fazit – Weniger ist mehr
Die DSGVO kann auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit gesundem Menschenverstand und klaren Richtlinien lassen sich die meisten datenschutzrechtlichen Fragen zur Fotografie beantworten. Es ist ratsam, klare Richtlinien zu entwickeln und Mitarbeitende zu schulen um das Vertrauen der Mitarbeitenden sowie Kunden zu wahren. Für Fragen dazu oder für mögliche Umsetzungsempfehlungen kommen Sie gerne auf uns zu.
