Ecovis in Weilheim

Ab 2020 können Arbeitgeber steuerfreie Gutscheine und Geldkarten nicht mehr ohne Weiteres nutzen

Ab 1. Januar 2020 schränkt der Gesetzgeber die Anwendung der steuerfreien Sachbezugsgrenze von 44 Euro ein. Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitern bisher monatlich steuerfrei Waren- oder Tankgutscheine bis 44 Euro, dann sollten sie unbedingt prüfen, ob diese auch weiterhin lohnsteuerfrei sind. Was künftig gilt, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Jeanette Rodegro-Dohrn.

Gutscheine und Geldkarten bis 44 Euro – was bis Ende 2019 noch gilt

Arbeitgeber hatten bisher zahlreiche Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern über die 44 Euro-Freigrenze für lohn- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge etwas Gutes zu tun. Gutscheine, Gutscheinkarten und sogar zweckgebundene Geldleistungen blieben steuerfrei, wenn sie 44 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer nicht überschritten. Dies galt selbst dann, wenn der Arbeitgeber gegen Vorlage eines Belegs wie zum Beispiel einer Einkaufs- oder Tankquittung dem Arbeitnehmer maximal 44 Euro monatlich erstattete.

Neuer Sachlohnbegriff

Aufgrund aktueller Rechtsprechung hatte der Gesetzgeber nun den Auftrag, zwischen Sachbezug und Geldleistung klar zu unterscheiden. Deshalb der Gesetzgeber den Sachlohnbegriff jetzt neu geregelt. Der Bundesrat dem am 29. November 2019 zugestimmt. Die Folge: Alles, was bisher in Sachen Gutscheine und Geldkarten möglich war, geht ab 1. Januar 2020 nicht mehr ohne Weiteres.

Was ab 2020 weiterhin erlaubt ist

Die gute Nachricht ist: Die 44 Euro-Freigrenze bleibt erhalten. Arbeitgeber können also ihren Mitarbeitern in dieser Höhe weiterhin steuer- und sozialversicherungsfrei Sachbezüge gewähren. Gutscheine und Geldkarten bleiben aber nur unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin begünstigt:

• Gutschein- und Geldkarten dürfen ab 2020 nur noch zum Einkauf bei einem bestimmten Einzelhändler wie zum Beispiel einem bestimmten Lebensmittelgeschäft oder bei einer bestimmten Tankstelle genutzt werden, damit sie weiterhin begünstigt bleiben.
• Auch Centergutscheine und City-Cards stellen wie bisher einen Sachbezug dar. „Der Gesetzgeber versucht hiermit offenbar den lokalen Handel zu stützen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Jeanette Rodegro-Dohrn aus Düsseldorf.

„Und was darüber hinaus ab 1. Januar 2020 gilt: Begünstigte Gutscheine und Geldkarten dürfen Arbeitgeber nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ausgeben“, sagt die Ecovis-Expertin, „eine Gehaltsumwandlung ist nach Ansicht des Gesetzgebers nicht möglich.“

Was ab 2020 nicht mehr geht

Die folgenden Leistungen sind künftig nicht mehr begünstigt. Sie betrachtet der Gesetzgeber als reine Geldleistung, die daher zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen:

• Zweckgebundene Geldleistungen: Der Arbeitgeber gibt seinem Arbeitnehmer Geld, damit dieser sich etwas zuvor Festgelegtes kaufen kann.
• Nachträgliche Kostenerstattung: Gemeint ist damit, der Arbeitnehmer bekommt das Geld für einen Einkauf oder fürs Tanken erstattet, wenn er eine Quittung vorlegt.
• Geldersatzleistungen wie Kreditkarten, Tankkarten und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.
• Gutscheine und Geldkarten, mit denen man auch Bargeld abheben kann, die also nicht ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, betrachtet der Gesetzgeber letztlich als reine Bargeldleistung.
• Prepaidkarten mit IBAN, also mit einem eigenen Konto, oder Paypal-Funktion.

Der Gesetzgeber wollte mit der Neuregelung klare Abgrenzungskriterien schaffen. In der Praxis herrscht aber derzeit Unsicherheit, wie beispielsweise der Verweis auf das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz auszulegen ist. „Im Zweifel sollte der Unternehmer eine sogenannte Lohnsteueranrufungsauskunft beim Finanzamt stellen, um sich vor Nachzahlungen zu schützen“, rät die Ecovis-Expertin.

Die Neuregelung tritt am 1. Januar 2020 in Kraft. Bis zu diesem Zeitpunkt gewährte Sachbezüge sind nicht betroffen. „Bisher gewähren viele Unternehmen ihren Arbeitnehmern gegen Vorlage von Belegen oder Quittungen die 44 Euro“, sagt die Ecovis-Expertin Rodegro-Dohrn, „wer weiterhin lohn- und sozialversicherungsfreie Vorteile bieten will, sollte seinen Mitarbeitern diese in anderer Form gewähren.“

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Was Unternehmer 2020 unbedingt zum Thema Kasse erledigen müssen

Erst macht die Finanzverwaltung Stress: Unternehmer müssen ab 2020 ihre Kasse melden, alle neuen Kassen brauchen eine amtliche Zulassung und Unternehmer müssen ihren Kunden immer einen Beleg in die Hand drücken. Doch die Finanzverwaltung kann ihre Termine selbst nicht halten. Unternehmer sollten sich dennoch nicht zurücklehnen. Was sie jetzt konkret tun müssen und was auf sie zukommt, erklärt Ihnen Ecovis-Steuerberater Florian Regenfelder in München.

Unternehmer, die viel mit Bargeld zu tun haben, sind beim Thema Kasse inzwischen schon leicht frustriert. Denn die Auflagen der Finanzverwaltung werden immer schärfer. Seit 2018 kann das Finanzamt jederzeit im Betrieb vorbeikommen und eine Kassennachschau vornehmen. Die Anforderungen an die Kassenführung sind streng und die Erfahrungen mit den Kassennachschauen bisher ernüchternd. „Es gibt kaum einen Betrieb, der wirklich alles richtig macht, auch wenn er sich redlich müht“, sagt Ecovis-Steuerberater Florian Regenfelder aus München.

Was sich 2020 ändert

Die Fälle von technischen Manipulationen an Kassen im großen Stil haben bundesweit für Aufsehen gesorgt. Das will die Finanzverwaltung grundsätzlich unterbinden. Deshalb muss jede neu verkaufte Kasse ab 2020 zertifiziert sein, was von staatlicher Seite die Manipulationssicherheit garantiert. Gleichzeitig führt die Verwaltung zahlreiche neue Kontrollmöglichkeiten ein: Unternehmen müssen jedem Kunden einen Beleg geben und alle Kassen, außer die offene Ladenkasse, beim Finanzamt melden. All dies sollte ab 1. Januar 2020 gelten. Jetzt stellt sich jedoch heraus, dass die Pläne der Finanzverwaltung etwas zu ehrgeizig waren: Weder das Meldeformular, noch die Zertifizierung sind fertig. Der Termin ist auf Ende September 2020 verschoben.

Was ändert sich für bestehende Kassensysteme?

Bis 31.Dezember 2022 können Unternehmer ihre Kassen, bei denen regelmäßig Soft- und Hardwareupdates gemacht werden, weiter nutzen. Wer seine Kasse vor dem 26.11.2010 gekauft hat, muss sich laut Finanzverwaltung eine neue kaufen. „Also im Klartext: Unternehmer müssen veraltete Kassen ersetzen“, sagt Regenfelder. Das hat seiner Meinung nach allerdings einen Haken: Denn ist die Kasse veraltet, dann ist momentan völlig unklar, was Unternehmer tun sollen. „Eigentlich dürften Hersteller ab 2020 nur noch zertifizierte Kassen anbieten. Weil es die amtliche Zertifizierung aber noch nicht gibt, empfehlen wir unseren Mandanten, dass sie mit dem Kauf noch warten“, sagt Regenfelder und ergänzt, „wir raten Unternehmern dringend, dass sie sofort mit der Suche nach einem neuen Kassen-System anfangen und die Suche auch dokumentieren.“

Wie sieht die Belegausgabepflicht in der Praxis aus?

Aus Italien oder Österreich kennen Sie es vielleicht: Sie bekommen immer einen Beleg. Dort müssen die Kunden den Beleg auch mitnehmen, weil deren Finanzverwaltung das kontrolliert. Für Deutschland gilt ab 1. Januar 2020 ebenfalls die Belegausgabepflicht. „Wenn der Kunde den Beleg aber nicht mitnimmt, ist das völlig in Ordnung“, sagt Regenfelder. Ausgenommen von der Belegausgabepflicht sind laut Gesetz auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen. Denkbar sind hier Bäcker, Marktstand oder die Würstchenbude um die Ecke. Wie das die Finanzverwaltung in der Praxis handhabt, ist allerdings noch unklar. „Wir stellen deshalb für die entsprechenden Bargeldunternehmer auf Wunsch einen Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt auf Befreiung von der Belegausgabepflicht“, sagt Regenfelder.

Was Unternehmer auf jeden Fall tun sollten

Unternehmer sollten das Thema auf keinen Fall auf die lange Bank schieben. „Wir raten dringend dazu, dass Unternehmer das Thema Kasse – falls nicht schon geschehen – jetzt in die Hand nehmen“, sagt Steuerberater Regenfelder.

Hier geht’s zum Ecovis-Kassenpaket:

Warum Sie umgehend handeln sollten, erfahren Sie gebündelt in unserem Kassen-Paket, das Sie hier finden: www.ecovis.com/kasse. Sie haben weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Rufen Sie einfach bei uns an!

Keine Lust auf Lesen?

Wir haben das Thema „Was müssen Unternhemer 2020 zum Thema Kasse beachten?“ als Podcast für Sie vorbereitet – einfach hier klicken:

Ein Foto von Florian Regenfelder können Sie mit einem Klick herunerladen:

Arbeitsmarkt: Wer Fachkräfte im Ausland sucht

Zwei neue Gesetze, die Unternehmen die Beschäftigung von Arbeitskräften aus Drittstaaten deutlich erleichtern, treten am 1. Januar 2020 in Kraft: das Fachkräfteeinwanderungsgesetz und das Gesetz über Duldung bei Ausbildung und Beschäftigung.

Bislang war es nur Akademikern und Fachkräften mit Vorrangprüfung aus Drittstaaten möglich, in Deutschland zu arbeiten. Mit dem neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetz sollen Arbeitgeber auch Nicht-Akademiker aus Nicht-EU-Staaten anstellen können. Nach dem neuen Gesetz sind Fachkräfte Personen,

• die eine inländische qualifizierte Berufsausbildung oder eine mit einer inländischen qualifizierten Berufsausbildung gleichwertige ausländische Berufsausbildung besitzen oder
• die einen deutschen, einen anerkannten ausländischen oder einen ausländischen Hochschulabschluss haben, der mit einem deutschen Abschluss vergleichbar ist.

Wer kommen und wer bleiben darf

Im Anerkennungsverfahren wird geprüft, ob der Abschluss des Ausländers gleichwertig ist. Damit soll auch der Zuzug von Nicht- oder Niedrigqualifizierten kontrolliert werden. Eine Ausnahme gibt es: IT-Experten. Sie dürfen ohne formalen Qualifikationsnachweis einwandern, sofern sie über eine Berufserfahrung von drei Jahren verfügen und mindestens 4.020 Euro im Monat verdienen. Eine Verschärfung droht Beschäftigungswilligen ab einem Lebensalter von 45 Jahren. Sie müssen ein Mindestgehalt oder ihre soziale Absicherung nachweisen. Gelockert wurden hingegen die Voraussetzungen für Ausbildungswillige. Können sie ihre Fach- oder Hochschulreife nachweisen, die zu einem Studium berechtigt, können sie eine Ausbildung anfangen.

Neben den Erleichterungen für Fachkräfte aus Drittstaaten enthält das Gesetzespaket Änderungen für Geduldete; auch darauf hat die Wirtschaft gedrängt. „Wie sich die neuen Gesetze in der Praxis bewähren, wird sich zeigen. Vor allem bei der Anerkennung von Berufen sehen wir noch Handlungsbedarf“, sagt Stefan Haban, Rechtsanwalt bei Ecovis in Regensburg. Warum? Es gibt landes- und bundesweit verschiedene Stellen, die Fragen zur Anerkennung von Qualifikationen und Berufsabschlüssen prüfen. Mit diesem Vorgehen drohen unterschiedliche Bewertungen gleichwertiger Sachverhalte. Das wird zu einem erheblichen Verwaltungsmehraufwand führen.

Ein Hintertürchen bleibt offen

Mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz gibt der Gesetzgeber die Vorrangprüfung auf. Sie sollte Nachteile für den deutschen Arbeitsmarkt verhindern. Für Arbeitgeber hieß das bislang, dass sie eine Arbeitserlaubnis von der Ausländerbehörde brauchten, bevor sie Asylbewerber oder Geduldete einstellen konnten. „Der Gesetzgeber lässt sich allerdings ein Hintertürchen offen. Nur solange die gute Lage am Arbeitsmarkt andauert, entfällt die Vorrangprüfung. Ändert sich die Beschäftigungslage, kann er sie jederzeit wieder einführen“, sagt Ecovis-Experte Haban.

Das Gesetz über Duldung bei Ausbildung und Beschäftigung

Grundsätzlich sollen Betriebe Menschen mit Fluchthintergrund beschäftigen können, wenn es ihr Aufenthaltsstatus erlaubt. Der Gesetzgeber gibt Unternehmern dabei jetzt klare Kriterien vor. Die Betriebe bekommen so Planungssicherheit vor allem für diejenigen, die sie schon lange beschäftigen und die aufgrund ihrer Sprachkenntnisse und Gesetzestreue gut integriert sind. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann die neue Beschäftigungsduldung in eine Aufenthaltserlaubnis münden. Zudem weitet der Gesetzgeber die bereits bestehende Ausbildungsduldung auf staatlich anerkannte oder vergleichbar geregelte Heilberufe aus.

Stefan Haban, Rechtsanwalt bei Ecovis in Regensburg