Ecovis in Weilheim

Umsatzsteuersenkung und Schlussrechnung: Wer nicht aufpasst, verliert bares Geld

Wer im zweiten Halbjahr 2020 eine Schlussrechnung mit der niedrigeren Umsatzsteuer zu 16 Prozent stellt, nachdem er im ersten Halbjahr bereits Anzahlungen zur höheren Umsatzsteuer bekommen hat, muss aufpassen, dass er kein Geld verliert. Wie Unternehmer zu ihrem Geld kommen und dabei die Umsatzsteuersenkung korrekt berücksichtigen, erklärt Ecovis-Steuerberater Dirk Wellner von Ecovis in Greifswald im Beispiel.

Ein Beispiel: Auftragssumme 40.000 Euro netto

Der Unternehmer Peter Mustermann hat zu Beginn des Jahres einen Auftrag bekommen. Die Auftragssumme beträgt 40.000 Euro netto.

Anzahlung: 32.000 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer

Am 15.04.2020 bekommt Peter Mustermann eine Anzahlung in Höhe von netto 32.000 Euro. Inklusive der damals gültigen Umsatzsteuer von 19 Prozent sind das brutto 38.080 Euro. Darin enthalten sind 6.080 Euro Umsatzsteuer. Diese zahlt Peter Mustermann im April ans Finanzamt.

Schlussrechnung mit 16 Prozent Mehrwertsteuer

Im Oktober stellt Peter Mustermann nun die Schlussrechnung. Jetzt muss er die volle Auftragssumme mit 16 Prozent Umsatzsteuer ausstellen, statt wie bei Auftragsannahme angenommen mit 19 Prozent. Außerdem muss er die Anzahlung berücksichtigen und in der Rechnung darstellen.

Die korrekte Schlussrechnung zum aktuellen Umsatzsteuersatz von 16 Prozent sieht so aus:

Die Anzahlung ist jetzt in der Schlussrechnung berücksichtigt. Der Auftraggeber muss die Restzahlung von 8.320 Euro bezahlen. Er zahlt damit also den richtigen Bruttobetrag der Schlussrechnung und begleicht seine Schulden.

Jetzt muss Peter Mustermann den Vorgang richtig in seiner Umsatzsteuervoranmeldung erklären. „Passieren hier Fehler, dann zahlt der Unternehmer möglicherweise zu viel Umsatzsteuer“, warnt Ecovis-Steuerberater Dirk Wellner. Denn aus der Anzahlung hat Peter Mustermann 19 Prozent Umsatzsteuer ans Finanzamt gezahlt. Aufgrund der Umsatzsteuersenkung muss der Unternehmer auf den gesamten Auftrag aber nur noch 16 Prozent Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Nur mit der korrekten Umsatzsteuervoranmeldung kommt der Unternehmer an sein Geld

„Damit der Unternehmer am Ende den richtigen Nettobetrag auch tatsächlich in der Tasche hat, muss er bei der Umsatzsteuervoranmeldung aufpassen“, warnt Ecovis-Steuerberater Wellner. Denn dem Finanzamt schuldet er insgesamt nur 6.400 Euro Umsatzsteuer. Bei der Anzahlung hat er aber schon 6.080 Euro ans Finanzamt gezahlt.

Die Buchhaltung muss den Vorgang richtig erfassen

„Weil zur Zeit der Anzahlung noch der höhere Umsatzsteuersatz von 19 Prozent galt, ist jetzt die Buchhaltung gefragt, damit sie den Vorgang richtig erfasst“, erläutert Steuerberater Wellner. Die Anzahlung vom April bleibt unverändert. Die Korrektur erfolgt in der Umsatzsteuervoranmeldung Ende Oktober. Hier ist zum einen der vollständige Umsatz von 40.000 Euro netto mit dem jetzt gültigen Umsatzsteuersatz von 16 Prozent, also 6.400 Euro, zu erfassen und in Zeile 28 der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) einzutragen. Damit nun nicht zu viel Umsatzsteuer abgeführt wird, ist die erhaltene Anzahlung als negativer Umsatz zum Steuersatz 19 Prozent zu erfassen und in Zeile 26 einzutragen – sprich minus 32.000 Euro Umsatzerlöse zu 19 Prozent und minus 6.080 Euro Umsatzsteuer zu 19 Prozent.

Wie viel Umsatzsteuer Peter Mustermann aus der Schlussrechnung zahlen muss

Peter Mustermann muss im Oktober nur noch 320 Euro Umsatzsteuer (6.400 minus 6.080 Euro) ans Finanzamt zahlen. „Dieses getrennte Vorgehen ist notwendig, damit man zum richtigen Ergebnis kommt“, sagt Wellner, „vor allem darf der vereinnahmte Restbetrag von 8.320 Euro nicht einfach auf einen Netto-Betrag heruntergerechnet werden oder über ein reines Automatikkonto nacherfasst werden.“

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Homeoffice: So rüsten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter aus und sparen dabei Steuern

Wer im Homeoffice arbeitet, braucht mindestens Laptop, Telefon und Internetanschluss. Wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter im Homeoffice ausrüsten und gleichzeitig Steuern sparen, das zeigt Ecovis-Steuerberaterin Anne Thätner in Ribnitz-Damgarten.

Laptop, Smartphone und Co. steuerfrei überlassen

Bekommen Arbeitnehmer vorübergehend technische Ausrüstung fürs Homeoffice, dann bleibt das steuerfrei. Neben Laptop oder Telefon kann der Arbeitgeber auch Zubehör, wie Monitor, Drucker oder auch ein Virusprogramm steuerfrei überlassen. Auch die private Nutzung beispielsweise eines Smartphones inklusive Vertrag bleibt steuerfrei. „Selbst wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung vereinbaren, bleiben Überlassung und Privatnutzung steuerfrei“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Anne Thätner in Ribnitz-Damgarten.

1. Beispiel: Technische Ausstattung gegen Gehaltsverzicht für private Handynutzung

Für die Arbeit im Homeoffice bekommt der Arbeitnehmer einen Laptop für 2.500 Euro und ein Smartphone für 900 Euro inklusive Vertrag für monatlich 50 Euro. Der Arbeitnehmer darf das Smartphone auch privat nutzen. Dafür verzichtet er auf 50 Euro Gehalt pro Monat. Die Überlassung des Smartphones und die Nutzung des Vertrags, auch für private Zwecke, bleiben steuerfrei. Die Überlassung des Laptops bleibt ebenfalls steuerfrei.

Was sich der Arbeitgeber spart:

Der Arbeitgeber spart 60 Euro Lohnkosten: 50 Euro zuzüglich etwa 20 Prozent Sozialversicherungsbeiträge. Die laufenden Vertragskosten sind gedeckt und der Arbeitnehmer für das Homeoffice technisch ausgerüstet.

Was sich der Arbeitnehmer spart:

Der Arbeitnehmer bekommt etwa 30 Euro weniger Nettolohn: 50 Euro abzüglich etwa 20 Prozent Sozialversicherungsbeiträge und etwa 20 Prozent Steuern. Der Arbeitnehmer spart sich den Kauf eines eigenen Smartphones und bekommt den Vertrag vom Arbeitgeber gezahlt.

2. Beispiel: Geschenkt ist auch begünstigt – mit pauschaler Lohnsteuer

Will der Chef noch großzügiger sein, dann kann er dem Arbeitnehmer Laptop, Smartphone und Zubehör auch schenken, ihm also übereignen. Anders als bei der vorübergehenden Überlasssung geht das aber nicht per Entgeltumwandlung, sondern nur zusätzlich zum Arbeitslohn. Der Arbeitgeber zahlt auf den Wert der Gegenstände 25 Prozent pauschale Lohnsteuer. Sozialversicherungsbeiträge fallen dann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht an.

Die Rechnung:

Der Arbeitgeber schenkt dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn einen Drucker, den er privat braucht. Der Drucker kostet 200 Euro.

3. Beispiel: Zuschuss zum privaten Telefon-/Internetanschluss – pauschal versteuert

Chefs können den privaten Internetanschluss des Arbeitnehmers bezuschussen. Bis zu 50 Euro pro Monat kann der Arbeitgeber so pauschal besteuert dem Arbeitnehmer zukommen lassen. Übernimmt der Arbeitgeber die 25 Prozent pauschale Lohnsteuer, dann sparen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Sozialversicherungsbeiträge. „Das geht aber nur, wenn der Betrieb die 50 Euro zusätzlich zum Gehalt zahlt, also keine Entgeltumwandlung vereinbart wird“, sagt Ecovis-Beraterin Anne Thätner, „zudem ist der Zuschuss auf die Höhe der tatsächlichen Kosten gedeckelt. Deshalb muss sich der Arbeitgeber mindestens einmal jährlich die Rechnung vorlegen lassen.“

Tipp: Ecovis-Broschüre „Steuerfreie Arbeitgeberleistungen 2020“

Mehr zum Thema steuerfreie Arbeitgeberleistungen erfahren Sie in unserer Ecovis-Broschüre „Steuerfreie Arbeitgeberleistungen 2020“, die Sie hier bestellen können: presse@ecovis.com. Mehr zur Broschüre erfahren Sie hier: www.ecovis.com/steuerfrei

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Liquiditätsplanung: Die Geldströme im Griff behalten

Eine vernünftige Liquiditätsplanung ist jetzt wichtiger denn je – auch um staatliche Hilfen nutzen zu können. Aber was kommt dann? Wie stellen Unternehmer sicher, dass sie auch über kurzfristige Förderungen hinaus zahlungsfähig bleiben? Und was ist beim Bankgespräch zu beachten?

Das Ausmaß der Corona-Krise zeigte sich in der Gastronomie schnell und schmerzhaft: Mit dem Lockdown brachen von jetzt auf gleich alle Umsätze weg. Was blieb, waren die laufenden Kosten – ob für Personal, Mieten oder Lieferanten. Liquiditätsengpässe waren die Folge. Damit es nicht zu einer großen Pleitewelle von Betrieben kam, die trotz guter wirtschaftlicher Grundlage plötzlich nicht mehr flüssig sind, wurde kurzerhand ein großes staatliches Hilfspaket geschnürt. Ob Kurzarbeitergeld, Stundungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen oder Soforthilfen wie dem KfW-Schnellkredit – alle diese Maßnahmen verfolgen das Ziel, die wirtschaftlichen Härten der Pandemie für Unternehmen abzumildern.

Die Liquiditätsplanung im Blick behalten

Deutlich wurde aber auch: Die Liquiditätsplanung wird von vielen Betrieben oft vernachlässigt. Dabei ist sie, so Robert Kowalski, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock, „die Essenz des unternehmerischen Handelns“. Denn hier laufen letztendlich alle unternehmerischen Entscheidungen zusammen: Auf welchem Markt agiere ich? Und mit welchen Kunden? Und wie und wann bezahlen diese Kunden meine Leistungen? Welche Marge verdiene ich? „Je klüger ich diese und andere unternehmensrelevante Fragen beantworten kann, desto weniger Sorgen muss ich mir um meine Liquidität machen“, sagt Kowalski.

Während in vielen Unternehmen das Liquiditätsmanagement bislang nebenherlief, bekommt es mit den neuen Unwägbarkeiten plötzlich ungeahnte Aufmerksamkeit. „Liquiditätssteuerung wird in der Krise zur Königsdisziplin“, sagt Kowalski. Denn welche wirtschaftlichen Folgen eine „zweite Pandemie-Welle“ für das eigene Geschäft haben kann, das lässt sich bisher nur schwer abschätzen. Ein besonders kritischer Blick sollte daher auch den eigenen Lieferketten gelten: Woher beziehen wir unsere Waren? Müssen wir möglicherweise mit Insolvenzen der Zulieferer rechnen?

Was in eine Bestandsaufnahme gehört

Eine ordentliche – und angesichts der fortlaufenden Entwicklungen bestenfalls auch kontinuierliche – Liquiditätsplanung beginnt mit der Bestandsaufnahme: Welche Aufträge kommen rein, welche sind unsicher geworden? Sind Einnahmerückgänge erkennbar?

Um die Liquidität kurzfristig zu erhöhen, gibt es einen umfassenden Instrumentenkasten. „Von der Anpassung der Zahlungsziele und der Optimierung des Mahnwesens über das Factoring bis hin zur Reduzierung des Warenbestands – je nach Unternehmen und je nach Branche – kommen sehr unterschiedliche Maßnahmen in Betracht, um Liquiditätspotenziale zu heben“, erklärt Kowalski.

Sogar steuerliche Möglichkeiten können im Zuge der Corona-Lage ausgeschöpft werden. Nicht zuletzt der Verlustrücktrag, also die Verrechnung mit Gewinnen zurückliegender Jahre, ist ein ideales Krisenbewältigungsinstrument. Die passgenaue Vorgehensweise sollten Unternehmer mit ihren Steuer- und Unternehmensberatern besprechen.

Mit fremdem Geld die Zukunft stemmen

Auch über staatliche Hilfen, die kurzfristige Überbrückungen mit langfristigen Lösungen ersetzen, sollte gesprochen werden. „Noch sind nicht alle staatlichen Hilfen versiegt. Der KfW-Schnellkredit beispielsweise lässt sich noch bis Ende des Jahres beantragen. Wen also die Corona-Folgen verzögert treffen, der sollte auch diese Unterstützung zur Liquiditätssicherung in Betracht ziehen“, appelliert Kowalski an Unternehmer. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Voraussetzungen, sondern auch die Rückzahlungsmodalitäten genau zu prüfen. Das gilt für Hilfsangebote des Staats genauso wie für Kredite, die bei der Bank angeworben werden sollen. „Hier liegt die Latte allerdings deutlich höher“, gibt Kowalski zu bedenken und erläutert: „Die Banken können nicht einfach mehr Kredite vergeben, weil sich die Lage des Unternehmens verschlechtert hat. Auch bei der Anpassung bestehender Kreditverträge sind ihnen in Krisenzeiten oftmals die Hände gebunden.“ Wichtig ist, dass alle Optionen betrachtet werden. Es kann teilweise sinnvoller sein, mit einem Insolvenzplan das Unternehmen fortzuführen oder zu retten, als mit vielen neuen Schulden. Dies gilt es auch sachlich abzuwägen.

Offen für Trends sein

Auf bessere Zeiten hoffen reicht also längst nicht aus. Ganz im Gegenteil: Denn es mehren sich die Anzeichen, dass es auch langfristige Veränderungen im Konsumverhalten geben wird, die nicht alle Geschäftsmodelle in gleichem Maße betreffen. Wenn Unternehmen vermehrt auf Homeoffice setzen, wird es eventuell weniger Nachfrage nach Business- Lunch-Angeboten geben, dafür vielleicht mehr nach professioneller Büroausstattung für zu Hause. Und wer während des Lockdowns nicht ins Fitness-Studio gehen konnte, wird vielleicht auch künftig sein Geld lieber in Outdoor-Kleidung investieren und im Park joggen.

Genau aus solchen Trends können dauerhafte Lösungen entstehen. Unternehmer, die hier Chancen für das eigene Geschäftsmodell sehen, haben es leichter, ihre Bank zu überzeugen, dass sie einen Kredit, den sie zum Ausbau eines vielversprechenden Geschäftszweigs brauchen, auch zurückzahlen können.

Was Unternehmer beim Bankgespräch dabeihaben sollten

Neben einer überzeugenden Idee und der genauen Analyse, wie ein neuer Kredit verwendet wird, sollten Unternehmer im Bankgespräch die wichtigsten Kennzahlen ihrer Firma kennen. Mit ins Gepäck gehören außerdem: saubere Abschlüsse der vergangenen drei Geschäftsjahre, die aktuelle BWA und nachvollziehbare Zukunftsprognosen. Es empfiehlt sich, bei den umfassenden Vorbereitungen Hilfe externer Berater zu holen. Sie wissen genau, wie die Zahlen aufzubereiten sind, um die Bank zu überzeugen. „Wer mit den richtigen Unterlagen ins Gespräch geht und mit einer überzeugenden Strategie für das neue ,normal‘ seines Betriebs überzeugen kann, für den wird das Bankgespräch ein netter Small Talk“, resümiert Kowalski.

Das sollten Sie beim Bankgespräch dabeihaben

Entscheidend für den Erfolg eines Kreditgesprächs sind die Unterlagen, die Sie gemeinsam mit Ihrem Berater zusammenstellen sollten.

• Jahresabschluss der letzten drei Jahre mit Gewinn- und Verlustrechnung
• Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung
• Übersichten über Forderungen und Verbindlichkeiten
• Planzahlen für das kommende Jahr oder besser für die nächsten fünf Jahre
• Handelsregisterauszug
• Gesellschaftervertrag bei Gesellschaften
• Angaben zu möglichen Sicherheiten

Robert Kowalski, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock