Zdalna praca w kodeksie pracy

Jedną z najistotniejszych zmian w prawie pracy roku 2023 r. w Polsce będzie kompleksowe uregulowanie pracy zdalnej, która stała się niezwykle popularna w związku z wybuchem epidemii COVID-19. Praca zdalna na stałe zagościła w zakładach pracy, a umożliwienie świadczenia pracy z domu stała się standardem w świecie postpandemicznym.

Dotychczas praca zdalna była (i wciąż jest) wykonywana  na podstawie szczególnych przepisów przyjętych w związku z wybuchem pandemii COVID-19. Teraz zasady pracy zdalnej zostaną wprowadzone do Kodeksu pracy. Projekt w uzgodnionym kształcie ma zostać uchwalony jeszcze w grudniu 2022 r. a tym samym prawdopodobne jest, że ostatecznie zmiany zaczną obowiązywać w pierwszym kwartale roku 2023 r. Termin wejścia w życie ustalono na 2 miesiące od daty ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Wprowadzenie systemu pracy zdalnej będzie odbywało się na zasadzie uzgodnienia między pracodawcą i pracownikiem. Jednostronne pracodawca będzie mógł polecić danemu pracownikowi wykonywanie pracy w trybie zdalnym jedynie w wyjątkowych sytuacjach przy zawieraniu umowy lub w trakcie zatrudnienia.

Uzgodnienia dokonane w okresie zatrudnienia będą mogły zostać zmienione. Inicjatywę w zakresie zaprzestania wykonywania pracy zdalnie będzie miał zarówno pracodawca jak i pracownik. Wniosek o zmianę warunków wykonywania pracy będzie wiążący dla drugiej strony. Natomiast w przypadku ustaleń dokonywanych przy zawieraniu umowy o pracę niezbędne będzie zawarcie porozumienia zmieniającego warunki wykonywania pracy (lub złożenie wypowiedzenia zmieniającego).

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać zawarte w regulaminie pracy zdalnej. Dokument ten powinien zawierać:

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady zwrotu kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnie (m.in. ryczałtu za zwiększone zużycie mediów oraz ekwiwalentu za używanie własnych narzędzi),
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę (w tym sposób potwierdzania obecności),
• zasady kontroli wykonywania pracy,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Zgodnie z projektem regulamin pracy zdalnej będzie wprowadzony po konsultacji z reprezentacją pracowników. W przypadku pracodawców, u których działają związku zawodowe niezbędne będzie porozumienie z tymi organizacjami. Jeżeli reprezentacja taka nie funkcjonuje w zakładzie pracy koniecznie będzie uprzednie przeprowadzenie wyborów przedstawicieli załogi.

Dodatkowym obowiązkiem pracodawców będzie konieczność przeprowadzenia uzupełniających ocen ryzyka zawodowego uwzględniające czynniki charakterystyczne dla świadczenia pracy w trybie niestacjonarnym.

Niewątpliwie regulamin pracy zdalnej będzie stanowił istoty dokumentem z punktu widzenia funkcjonowania zakładu pracy – jego przygotowanie i wprowadzenie będzie wymagało analizy specyficznych zagadnień związanych z świadczeniem pracy poza siedzibą pracodawcy.

W Ecovis zapewniamy pełne wsparcie pracodawców w zakresie wprowadzenia pracy zdalnej w zakładzie pracy.