Sygnaliści w Organizacji – z jakimi trudnościami będą musieli zmierzyć się pracodawcy?

Choć nadal nie posiadamy pełnej wersji polskiej ustawy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli popularnie nazywanych „sygnalistami”, możemy już przewidzieć, z jakimi trudnościami będą musieli zmierzyć się pracodawcy.

Do tej pory jednym z najpoważniejszych wyzwań było krótkie okienko czasowe, w którym duże przedsiębiorstwa (zatrudniające więcej niż 250 pracowników) miały dostosować się do nowych wymagań prawnych.

Chociaż okres przejściowy obowiązywania ustawy został wydłużony, to już teraz warto przystąpić do przygotowań na nadchodzące zmiany. Wielość nowych obowiązków może stanowić znaczne wyzwanie dla firm, zwłaszcza biorąc pod uwagę inne przewidywane zmiany prawne, zarówno podatkowe, konsumenckie, jak i z zakresu prawa pracy, które nasze organizacje będą musiały zmierzyć się w najbliższym czasie.

Temat sygnalistów stał się przedmiotem coraz powszechniejszych dyskusji. W związku z tym pojawiają się fundamentalne pytania dotyczące sposobu wprowadzenia wewnętrznych procedur. Czy wymaga to skomplikowanych przygotowań, dokumentacji i uzgodnień? Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Odpowiedź na postawione pytanie dotyczące procedury sygnalistów jest w pewnym stopniu uzależniona od konkretnego pracodawcy. Niemniej jednak istnieje kilka wspólnych punktów, które można wymienić, a które odgrywają kluczową rolę:

• Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania pracodawcy (compliance).
• Skuteczne zapobieganie negatywnym konsekwencjom naruszeń prawa w ramach struktury pracodawcy.
• Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy, obejmującego ochronę sygnalistów oraz prewencję przed przyszłymi naruszeniami.

Wszystkie te aspekty mają bezpośredni wpływ na rozwój biznesu danego pracodawcy, kształtując zarazem jego reputację oraz stosunki z pracownikami i otoczeniem biznesowym. Kierując się tymi zasadami, pracodawcy mogą skutecznie zarządzać ryzykiem, chroniąc jednocześnie swoją organizację przed potencjalnymi zagrożeniami.

Mając na uwadze te kwestie, właściwie opracowana i wdrożona procedura wewnętrzna dotycząca sygnalistów powinna stanowić wsparcie dla pracodawcy w rozwoju jego działalności, a nie przeszkadzać mu w osiąganiu celów.

Z uwagi na wymogi prawne, które nakładają obowiązek konsultacji przy tworzeniu procedury wewnętrznej z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi, kluczowe jest, aby procedury te były tak skonstruowane, żeby pracownicy oraz inne osoby, które mogą być sygnalistami (takie jak zleceniobiorcy czy dostawcy), miały łatwy dostęp do informacji i kanałów zgłoszeń. Łatwość obsługi oraz dostępność informacji są kluczowe, aby każda osoba mogła korzystać z tych procedur w odpowiedni sposób.

W kontekście praktycznych aspektów wdrażania procedury dotyczącej sygnalistów, jednym z kluczowych zagadnień jest organizacja systemu zgłoszeń (kanałów zgłoszeń).

Dla pracodawcy istotne jest odpowiednie zaplanowanie struktury kanałów zgłoszeń dla sygnalistów w taki sposób, aby zagwarantować poufność zgłoszeń. Dostęp do tych informacji powinien być ograniczony jedynie do obiektywnych osób, które zostały upoważnione na piśmie przez pracodawcę. Kanały zgłoszeń powinny być intuicyjne w obsłudze oraz zapewniać bezpieczne środowisko, aby potencjalny sygnalista mógł bezpiecznie skorzystać z nich, czując się zaufany i chroniony.

Dyrektywa Unii Europejskiej oraz projekt polskiej ustawy przewidują, że sygnaliści muszą mieć dostęp do specjalnych kanałów zgłoszeń, umożliwiających złożenie doniesienia zarówno ustnie, jak i pisemnie.

Zgłoszenia ustne będą możliwe poprzez telefon lub za pomocą systemów rejestrujących rozmowy (na przykład na platformach elektronicznych dedykowanych do zgłoszeń). Z kolei zgłoszenia pisemne będą można przekazywać zarówno w formie tradycyjnej, na papierze, jak i elektronicznej. Istotne jest ustalenie praktycznych aspektów tego procesu.

Polska ma obowiązek wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów dla podmiotów prywatnych, takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników, do dnia 31 grudnia 2023 roku. W związku z nadchodzącym terminem, jest zalecane przeprowadzenie szczegółowej analizy wewnętrznej w organizacji oraz rozpoczęcie przygotowań do wdrożenia wewnętrznej procedury dotyczącej sygnalistów.

Należy podkreślić, że obecna wersja projektu ustawy przewiduje bardzo krótki okres na rozpoczęcie implementacji procedury, wynoszący zaledwie 14 dni od daty wejścia w życie ustawy. Dlatego już teraz warto zacząć aktywne działania, aby spełnić te wymogi w wyznaczonym terminie.