Sygnaliści – czy już czas na wdrożenie zmian?

Choć w dalszym ciągu nie uchwalono przepisów nakładających obowiązek wdrażania procedur zgłaszania nadużyć (whistleblowing) z wprowadzeniem zmian lepiej nie czekać. Istnieje bowiem możliwość, że zostaną one uchwalone jesienią, a także jest bardzo prawdopodobne, że nie będzie wystarczającego okresu przejściowego, aby dostosować się do nowych przepisów. 

Kwestia ochrony sygnalistów jest poruszana w Polsce od ponad 2 lat, a wynika to z faktu, że Dyrektywa UE dot. ochrony sygnalistów powinna zostać wdrożona do polskiego porządku prawnego w formie ustawy do dnia 17 grudnia 2021 r.  w zakresie dotyczącym organów państwowych oraz podmiotów prywatnych zatrudniających powyżej 249 osób.

Temat ponownie jest teraz poruszany, gdyż coraz szybciej zbliża się termin wdrożenia przepisów w odniesieniu do podmiotów prywatnych zatrudniających pomiędzy 50 a 249 osób, który upływa 17 grudnia 2023 r.

Kolejna, już dziewiąta wersja, projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa została opublikowana na stronie Rządowego Centrum Legislacji w dniu 1 sierpnia 2023 r.

W najnowszej wersji projektu tzw. ustawy o sygnalistach wprowadzono dwie ważne zmiany. Pierwsza z nich dotyczy wprowadzenia przedłużonego okresu vacatio legis – dającego przedsiębiorcom 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy na rozpoczęcie procedury wdrażania wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Tę zmianę można zdecydowanie ocenić pozytywnie. Jednakże, mimo tej zmiany, czas przewidziany w projekcie ustawy jest krótki i może nie być wystarczający na odpowiednie przygotowanie organizacji do wdrożenia prawidłowego wewnętrznego systemu whistleblowingu, zwłaszcza biorąc pod uwagę wyznaczone przez projekt ustawy terminy konsultacji ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników.

Z tego też powodu, podmioty, które podlegają nowym obowiązkom ustawowym, powinny odpowiednio wcześniej przygotować się do ich wdrożenia. 

Drugą istotną zmianą jest rozszerzenie kręgu sygnalistów, polegające na tym, że, zgodnie z nowym projektem, sygnalistą może być również funkcjonariusz formacji mundurowych, przykładowo: policjant, strażak, żołnierz, funkcjonariusz Straży Granicznej itd..

Mając jednak na względzie zbliżający się termin wdrożenia przepisów dla mniejszych podmiotów prywatnych (17 grudnia) jest spore prawdopodobieństwo, że projekt ustawy może zostać przekazany w niedalekiej przyszłości do sejmu, a następnie uchwalony.

Podsumowując warto również zauważyć, że obecny projekt ustawy przewiduje 2 terminy wejścia w życie ustawy:

• wejście w życie całej ustawy o sygnalistach- w ciągu 2 miesięcy od ogłoszenia;
• wejście w życie przepisów o wdrożeniu procedury wewnętrznych zgłoszeń oraz zgłoszeń zewnętrznych– w ciągu 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy.

To oznacza, że firmy zatrudniające co najmniej 50 osób będą musiały wdrożyć procedurę wewnętrzną w bardzo krótkim czasie od momentu opublikowania ustawy.

Wdrożenie wewnętrznej procedury zakłada:

• etap konsultacyjny (ze związkiem zawodowym/ przedstawicielami pracowników) trwający od 7 do 14 dni, oraz
• podanie do wiadomości treści procedury wewnętrznej w sposób przyjęty w danej firmie i okres „oczekiwania” 14 dni przed jej  wejściem w życie (tak samo jak w przypadku Regulaminu Pracy).

Mając powyższe na uwadze, warto aby przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób zainteresowali się kwestią sygnalistów już przed wejściem w życie ustawy, tak aby móc między innymi przygotować się do wdrożenia wewnętrznej procedury i przygotować  projekty dokumentów (np. regulaminu) oraz ustalić kanał zgłoszeń, a co za tym idzie rozważyć możliwość skorzystania z zewnętrznych platform do zgłaszania naruszeń, a ponadto ustalić kto będzie się zajmował zgłoszeniami wewnątrz ich struktury.