Nieobecność w pracy – jak powinien postąpić pracownik?

Nieobecności w pracy dzielą się na dwie główne kategorie – usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Pracownik może być nieobecny w pracy z powodu urlopu wypoczynkowego, może być na zwolnieniu lekarskim tzw. „L4” lub oddawać krew. Wszystkie te przykłady dotyczą kategorii usprawiedliwionych nieobecności. Przykładem nieobecności nieusprawiedliwionej jest chociażby kolokwialnie nazywane „zaspanie” lub intencjonalne porzucenie pracy przez pracownika.

W przypadku nieobecności usprawiedliwionych, które nie są np. urlopem udzielonym przez pracodawcę, powstaje konieczność poinformowania pracodawcy oraz przedstawienia „usprawiedliwienia” dla swojej nieobecności. Tę materię reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632) („Rozporządzenie”)

Przede wszystkim zgodnie z przywołanym Rozporządzeniem pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem o przyczynie i przewidywanym okresie swojej nieobecności w pracy jeżeli z góry wiedział lub mógł przewidzieć, że przyczyna skutkująca jego nieobecnością w pracy wystąpi.

W życiu niestety czasem ciężko jest z góry przewidzieć możliwe sytuacje, których skutkiem będzie nieobecność w pracy, wychodząc temu naprzeciw Ustawodawca przewidział w Rozporządzeniu, że pracownik powinien niezwłocznie powiadomić pracodawcę- jednak nie później niż drugiego dnia nieobecności w pracy. Dodatkowo, w wyjątkowych okolicznościach, pracownik może być usprawiedliwiony nawet jak poinformował pracodawcę po terminie (tj. po upłynięciu drugiego dnia nieobecności), do takich okoliczności zalicza się np. ciężka choroba i brak domowników, którzy mogą poinformować pracodawcę o tej sytuacji.

Czy pracodawca może pewne kwestie usystematyzować?

Pracodawca może w regulaminie pracy albo w informacji o warunkach zatrudnienia (jeżeli u pracodawcy nie jest przyjęty regulamin pracy) uregulować kwestię sposobu informowania przez pracownika o swojej nieobecności. Rozporządzenie wskazuje przykładowe sposoby informowania pracodawcy takie jak: osobiste, przez inną osobę, telefoniczne lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Pracodawca może określić jakie sposoby uznaje za dopuszczalne, np. może uznać, że pracownik nie może go informować o swojej nieobecności przez inną osobę lub też może wskazać, że pracownik musi wysłać wiadomość e-mail na specjalny adres pocztowy lub zadzwonić do osoby z działu HR.

Oddawanie krwi – jako przykład nieobecności usprawiedliwionej

Zgodnie z Rozporządzeniem pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa do oddania krwi. Pracodawca jest również zobowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy. Zgodnie z przepisami możliwa jest następująca częstotliwość oddania krwi:

• Kobiety – maksymalnie 4 razy w ciągu roku;
• Mężczyźni – maksymalnie 6 razy w ciągu roku;
• Przerwa pomiędzy pobraniami nie może być krótsza niż 8 tygodni.

Co istotne, w przypadku oddania krwi przez pracownika, dopóki obowiązuje stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego, a obecnie występuje stan zagrożenia epidemicznego, pracownikowi przysługują 2 dni wolnego tj. w dniu pobrania krwi oraz następny dzień. Przy czym jeżeli np. pracownik oddał krew w piątek, wolnym drugim dniem dla niego jest sobota i nie przysługuje mu dodatkowy wolny dzień w pracy w innym terminie. W pozostałym czasie tj. poza stanem epidemii lub zagrożenia epidemicznego, pracownikowi przysługuje 1 dzień wolnego.