DELEGOWANIE PRACOWNIKA DO POLSKI W CELU ŚWIADCZENIA USŁUG

W dobie internacjonalizacji współpracy gospodarczej mobilność pracowników jest koniecznością. Każdy przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, iż delegowanie pracowników do wykonywania pracy za granicą podlega szczególnym regulacjom prawnym, których naruszenie może wiązać się z odpowiedzialnością finansową.

Zasadniczą kwestią jest wskazanie, iż mobilność pracowników to element jednej z podstawowych swobód unijnych – świadczenia usług. Swoboda ta zapewnia przedsiębiorcom możliwość podejmowania współpracy na terytorium całej Unii Europejskiej bez konieczność rejestracji działalności gospodarczej lub zakładania lokalnej spółki.  W związku z transeuropejską naturą tej swobody zasady delegowania zostały ujednolicone. W Polsce implementacja rozwiązań unijnych została zawarta w ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

W niniejszym opracowaniu wskazano podstawowe zasady delegacji pracowników do Polski – wysyłanie pracowników zatrudnionych przez polskich przedsiębiorców do innego państwa członkowskiego UE wymaga weryfikacji ustawodawstwa państwa przyjmującego.

Delegowanie pracowników do Polski następuje w sytuacji gdy przedsiębiorca zagraniczny:

• wysyła pracownika do realizacji umowy zawartej z partnerem z siedzibą w Polsce,
• wysyła pracownika do wykonywania pracy w oddziale lub innym przedsiębiorstwie z grupy kapitałowej prowadzącym działalność w Polsce.

Delegowanie dotyczy osób pozostających w stosunku pracy z przedsiębiorcą delegującym – w związku z wysłaniem pracownika za granicę, pracownik delegowany nie nawiązuje żadnej nowej relacji prawnej – w dalszym ciągu podmiotem zatrudniającym jest przedsiębiorca delegujący. To także ten podmiot jest uprawniony do zarządzania, rozliczenia i finansowania pracy pracownika delegowanego. 

Istotną kwestią jest tymczasowość delegowania – zasadniczo okres delegacji nie może przekraczać 12 miesięcy, jednak na umotywowany wniosek pracodawcy delegującego skierowany do Państwowej Agencji Pracy, może ulec przedłużeniu do 18 miesięcy. Powyższe limity czasowe należy mieć na uwadze planując delegowanie pracownika.

Co istotne ustawa nie określa minimalnego okresu delegowania – zasadniczo zatem kilku-, a nawet jednodniowe, wizyty w Polsce mogą być kwalifikowane jako delegowanie w ramach świadczenia usług.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż delegowanie w ramach świadczenia usług nie stanowi podróży służbowej – w przypadku delegacji pracodawca zagraniczny powinien uzgodnić z pracownikiem czasową zmianę miejsca świadczenia pracy na miejsce położone w Polsce i zawrzeć odpowiednie porozumienie w tym zakresie.

Warto mieć na uwadze, iż zasady delegowania znajdują odpowiednie zastosowanie także w przypadku wykonywania pracy na terytorium Polski przez pracownika skierowanego do tej pracy przez pracodawcę mającego siedzibę w państwie niebędącym państwem członkowskim UE.

Mimo że pracownik delegowany w okresie delegowania nieprzerwanie podlega umowie zawartej z pracodawcą delegującym, to przepisy nakładają na tego pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi warunków pracy tożsamych z tymi wynikającymi z polskiego prawa pracy (tzw. warunki minimalne). Oznacza to, że stosunek pracy pracownika delegowanego w okresie delegacji powinien odpowiadać warunkom zatrudnienia wynikającym z Kodeksu Pracy oraz innych znajdujących zastosowanie przepisów prawa pracy – jeżeli umowa o pracę zawiera postanowienia mniej korzystne, pracodawca jest zobowiązany dostosować warunki zatrudnienia. W szczególności wymagania minimalne obejmują obowiązek zapewnienia pracownikowi delegowanemu takich samych warunków wynagradzania jak pracownikom lokalnym.

Ponadto pracodawca delegujący ma następującej obowiązki związane z delegowaniem pracownika do Polski:

• wyznaczenie osoby upoważnionej do kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy w Polsce,
• informowanie Państwowej Agencji Pracy o delegowaniu (w zakresie m. in. przewidywanej daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania oraz charakteru usług świadczonych w Polsce, który uzasadnia delegowanie),
• przechowywanie na terytorium Polski określonej dokumentacji dotyczącej delegowanych pracowników (kopii umów o pracę, dokumentacji dotyczącej czasu pracy, dowodów wypłaty wynagrodzenia).

Państwa Inspekcja Pracy może kontrolować zatrudnieni pracowników delegowanych. W tym celu organ ten może żądać od pracodawców zagranicznych wyjaśnień, jak również sprawdzać prawidłowość delegowanie (przede wszystkim w sferze rozmiaru działalności prowadzonej przez pracodawcę delegującego oraz w aspekcie tymczasowości delegacji) oraz przestrzegania przepisów dotyczących minimalnych warunków zatrudnienia pracowników delegowanych.

W przypadku stwierdzenia przez Państwową Inspekcję Pracy nieprawidłowości lub zaniedbań pracodawcy delegującemu grozi grzywna w kwocie do 30.000 zł. 

Ponadto w związku z delegowanie pracowników do Polski należy pamiętać o następujących kwestiach:

• aspekt legalnego zatrudnienia oraz pobytu pracownika delegowanego w Polsce (w szczególności uzyskanie zezwolenia na pracę) jest zagadnieniem całkowicie odrębnym od obowiązków wynikających z delegowania pracownika – pracodawca delegujący powinien uzyskać odpowiednie dokumenty przed rozpoczęciem jego delegacji,
• delegowanie powoduje skutki na gruncie przepisów o ubezpieczeniu społecznym (konieczność uzyskania dokumentu A1 dla pracownika delegowanego) oraz podatkowym (zagadnienie rezydencji podatkowej).

Delegowanie pracowników jest procesem złożonym i wielopłaszczyznowym w kontekście prawnym. Dla jego prawidłowego przeprowadzenia należy sięgnąć do regulacji z różnych obszarów. Proces należy dobrze przeprowadzić, aby uniknąć dotkliwych konsekwencji.