Ocena Wiarygodności Płatniczej Kontrahentów

W poprzednim artykule dotyczącym oceny wiarygodności płatniczej kontrahentów opisywaliśmy jeden ze sposobów weryfikacji kondycji finansowej czy skłonności do generowania zadłużenia za pomocą tzw. BIG-ów.

W obecnym artykule skupiamy się na innych ogólnodostępnych narzędziach, które przedsiębiorca może wykorzystać do weryfikacji swojego potencjalnego kontrahenta. Dostęp do nich jest bezpłatny, a wyniki potrafią uchronić przed utratą pieniędzy, solidarną odpowiedzialnością podatkową albo współpracą z firmą-widmem.

1. Repozytorium Dokumentów Finansowych – weryfikacja sprawozdania finansowego

RDF to pod‐serwis e-KRS, w którym spółki składają swoje roczne sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat, cash-flow) oraz uchwały o podziale zysku. Każdy może je pobrać w formacie PDF – wystarczy tylko numer KRS. Jak sprawdzić firmę w tym rejestrze? Należy wejść na ekrs.ms.gov.pl → „Bezpłatne wyszukiwanie i pobieranie dokumentów finansowych”, a następnie wpisać numer KRS kontrahenta. Ostatnie sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące mu uchwały można łatwo pobrać i odczytać. Jeżeli spółka nie składa takich dokumentów, to jest to pierwszy sygnał mogący świadczyć nierzetelnym kontrahencie. Dobrym zwyczajem jest pobranie trzech ostatnich lat sprawozdań i wrzucenie danych do prostego arkusza. Dzięki temu zobaczysz trendy (np. rosnące zobowiązania, spadającą marżę) zamiast jednorazowego „migawki”. Warto też zerknąć na opinię biegłego rewidenta – zastrzeżenia w opinii bywają cennym źródłem informacji.

W sprawozdaniu finansowym możemy zweryfikować przede wszystkim zysk/stratę netto (czy zyski są stabilne czy pikują w dół), kapitał własny (tzw. zasoby firmy), zobowiązania krótkoterminowe czy cash-flow z działalności operacyjnej.

2. MSiG + KRZ – publiczne ogłoszenia o działaniach podejmowanych przez spółkę

Monitor Sądowy i Gospodarczy – ogłoszenia „na gorąco”

MSiG publikuje m.in. ogłoszenia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o połączeniu, likwidacji czy ustanowieniu kuratora dla spółki. Co ważne – informacja może pojawić się tu nieraz kilka dni przed formalnym wpisem do KRS, a w takich sytuacjach każdy dzień może przeważyć o odzyskaniu pieniędzy.

Krajowy Rejestr Zadłużonych – oficjalny ranking dłużników

Od końca 2021 r. wszystkie postępowania upadłościowe, restrukturyzacyjne i zakazy prowadzenia działalności trafiają do KRZ. Portal krz.ms.gov.pl pozwala bez logowania przejrzeć listę spraw prowadzonych wobec danej spółki, członka zarządu, a nawet prokurenta. Wystarczy otworzyć zakładkę „Wyszukiwarka postępowań”, a następnie wprowadź numer KRS spółki. Po założeniu konta na portalu uzyskujemy funkcjonalność pozwalającą dodać kontrahenta do „obserwowanych”. Jest to cenne narzędzie, które wysyła e-mail z powiadomieniem, gdy pojawi się nowe postępowanie.

3. Biała lista VAT + VIES – dwie minuty, które mogą uratować koszt podatkowy

Polska „Biała lista”

Wykaz prowadzony przez KAS zawiera: status podatnika (czyny/zwolniony/wykreślony), daty zmian i numery firmowych rachunków. Dlaczego to ważne? Ponieważ płatność powyżej 15 tys. zł na konto spoza listy oznacza solidarną odpowiedzialność za VAT. Ponadto, jeżeli w dniu wystawienia faktury kontrahent był wykreślony z rejestru, urząd może podważyć Twoje prawo do odliczenia podatku.

Weryfikacja jest bardzo prosta, ponieważ wystarczy wpisanie NIPu kontrahenta. Po weryfikacji warto pobrać tzw. UPO (urzędowe poświadczenie odczytu) albo PDF z wynikiem. Jest too najprostszy dowód „należytej staranności” w razie kontroli.

VIES – gdy kontrahent kupuje lub sprzedaje w UE

Unijna baza VIES potwierdza, czy dany NIP-UE jest aktywny w systemie. Jest to bardzo istotne, jeżeli prowadzimy transakcje z podmiotem z państw UE, bowiem jeśli kontrahent deklaruje „odwrotne obciążenie” lub „0 % VAT” w dostawach wewnątrzunijnych, brak statusu „valid” w VIES może być sygnałem ostrzegawczym do wystawienia faktury brutto.

4. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

CRBR to jawny rejestr osób fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółkami (tzw. „beneficjenci rzeczywiści”). Dostępny na crbr.podatki.gov.pl.

Narzędzie te pozwala sprawdzić, czy za kontrahentem stoi ta sama osoba, z którą podejmujemy rozmowy (ryzyko „słupów”). Ułatwia to również ocenę powiązań np. w sytuacji, gdy ten sam beneficjent kontroluje jednocześnie dostawcę i konkurenta. W niektórych szczególnych sytuacjach opisanych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, niektóre podmioty, obowiązane są wręcz do weryfikowania swoich kontrahentów w tym systemie.

Podsumowanie

Dzisiejszy przedsiębiorca ma dyspozycji różne ogólnodostępne narzędzie pozwalające na podstawową weryfikację kontrahenta jak RDF, MSiG z KRZ, Białą listę VAT wraz z VIES oraz CRBR. Każde z nich pokazuje firmę z nieco innej perspektywy: sprawozdania finansowe odsłaniają realną kondycję, ogłoszenia sądowe zdradzają bieżące kłopoty lub zmiany organizacyjne, rejestry VAT potwierdzają prawidłowość rozliczeń podatkowych, a lista beneficjentów ujawnia osoby faktycznie czerpiące korzyści z danej działalności. Łączy je kilka wspólnych cech: są bezpłatne, dostępne online o każdej porze i pozwalają w kilkanaście minut zbudować rzetelny „profil ryzyka” kontrahenta.