Ecovis in Passau

Datenschutz: Wie Arbeitgeber richtig mit Bewerberdaten umgehen

Neue Mitarbeiter finden ist nicht leicht und auch ziemlich aufwendig. Zudem müssen Unternehmen die Daten von Bewerbern schützen. Ecovis-Arbeitsrechtsanwalt Thorsten Walther in Nürnberg erklärt, wie es richtig geht.

Die Unterlagen eines Bewerbers per E-Mail schnell noch an den Kollegen schicken, damit dieser sich ein Bild machen kann? Die Notizen aus dem Bewerbungsgespräch abheften oder in den sozialen Medien nach dem Kandidaten suchen? Im Alltag ist das häufig so, aber ist das auch korrekt und mit den Vorgaben des Datenschutzes vereinbar?

Was Chefs wissen und fragen dürfen

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten. Bewerber stimmen dem zu, wenn sie ihre Unterlagen schicken. Zu den Daten gehören Name, Anschrift, Berufserfahrung oder frühere Tätigkeiten. Auch wenn Arbeitgeber möglichst viel über Bewerber erfahren wollen, dürfen sie nur die Informationen sammeln, die sie brauchen, um deren Eignung zu prüfen. „Natürlich nutzen Arbeitgeber auch soziale Medien, um mehr über jemanden zu erfahren“, berichtet Ecovis-Rechtsanwalt Thorsten Walther aus der Praxis, „das ist erlaubt, denn diese Inhalte sind frei verfügbar.“ Fragen nach Schwangerschaft und Schwerbehinderung sind hingegen tabu. „Das verstößt gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“, so Walther.

Wann der Arbeitgeber die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholen muss

Schickt ein Arbeitsuchender seine Bewerbung, dann stimmt er damit der Verarbeitung seiner Daten zu. Will ein Arbeitgeber jedoch einen Bewerberpool aufbauen und die Daten für einen späteren Zeitpunkt aufheben, ist das anders. Dann muss der Bewerber der Aufbewahrung seiner Daten zustimmen. „Das passiert am besten schriftlich oder bei Online-Bewerbungen über das Setzen eines Häkchens“, erklärt Ecovis-Experte Walther. Diese Zustimmung gilt grundsätzlich unbefristet, sie ist aber jederzeit widerrufbar.

Wer Bewerbungsunterlagen sehen darf

Bewerbungsunterlagen sichten dürfen nur Mitarbeiter, die mit der Einstellung beauftragt sind und ein Mitspracherecht bei der Auswahl haben. Eine Bewerbung weiterzuleiten, um die Meinung eines unbeteiligten Kollegen einzuholen, ist nicht erlaubt. „Unternehmen sollten daher klar festlegen, wer mitentscheidet. Das sollte auch entsprechend dokumentiert sein“, sagt Walther.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten

Kommt ein Arbeitsvertrag zustande, dürfen Unternehmen die Daten mindestens bis zum Vertragsende speichern. Gibt es beispielsweise eine betriebliche Altersversorgung, dann dürfen sie die Bewerberdaten auch noch über das Vertragsende hinaus speichern.

Wer einem Bewerber absagt, sollte dessen Daten bis zu sechs Monate aufbewahren. Warum? Falls der Arbeitgeber nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verklagt wird, „was in der Praxis durchaus vorkommt“, so Thorsten Walther, muss er sich verteidigen können. Nach der Sechs-Monats-Frist müssen Unternehmen nicht nur die Bewerberdaten, sondern auch alle Notizen aus einem Bewerbungsgespräch sowie intern per E-Mail weitergeleitete Bewerbungsunterlagen löschen.

Ein Foto von Thorsen Walther können Sie hier herunterladen:

ECOVIS red 2/2019

Wie Unternehmen richtig mit Bewerberdaten umgehen sollten, das lesen Sie im aktuellen ECOVIS red 02/2019.

Weitere Themen:

• Krisenvorsorge: Wie Unternehmen sich auf den wirtschaftlichen Abschwung einstellen und darauf reagieren können (Seite 4)
• Fördermittel: Ab kommendem Jahr mit der Forschungsförderung des Bundes Neues entwickeln (Seite 7)
• Arbeitsmarkt: Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz soll gegen Personalmangel helfen. Aber noch sind Fragen offen (Seite 8)
• Arbeitsrecht: Wie Personalabteilungen den Umgang mit Bewerberdaten datenschutzkonform gestalten (Seite 9)
• Steuergestaltung: Worauf sich die Unternehmen bei der Anzeigepflicht für Steuergestaltungen einstellen müssen (Seite 10)
• Erfolgsgeschichte Auxmoney: Wie das Düsseldorfer Fintech Auxmoney ein neues Produkt entwickelt und am Markt eingeführt hat (Seite12)
• Reform der Grunderwerbsteuer: Künftig ist es kaum noch möglich, mit Share Deals Grunderwerbsteuer zu vermeiden (Seite 13)
• Sicherheit: Warum Windows 10 trotz positiver Neuerungen aus Datenschutzsicht bedenklich ist (Seite 14)
• Datenschutz: Kippt das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA, ist Daten-Chaos vorprogrammiert (Seite 15)

Das PDF des kompletten Magazins ECOVIS red 2/2019 können Sie hier herunterladen.

Inventur: Genau erfassen und bewerten

Mit der jährlichen Inventur behalten Unternehmer den Überblick über die betriebliche Situation. Bei mangelnder Sorgfalt droht Ärger mit dem Finanzamt.

Zählen, Messen, Wiegen: Der Aufwandrund um die Inventur löst nicht unbedingt Freude aus. Doch sie bringt eben auch wichtige Erkenntnisse. Unternehmer bekommen einen Überblick über Vorräte, Firmenwerte und ihre finanzielle Situation. Die Inventur hilft, mögliche Fehler bei der Bestandserfassung in der Buchhaltung oder auch Diebstähle aufzudecken, und nicht zuletzt hat das Finanzamt ein Auge darauf. „Grundsätzlich ist jeder bilanzierende Kaufmann zu einer Aufstellung des Inventars verpflichtet“, sagt Andreas Tischler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Rastatt. So schreibt es das Handelsgesetzbuch (HGB) vor. Zu berücksichtigen sind dabei alle Vermögensgegenstände, Forderungen und Schulden. Der Warenbestand selbst wird getrennt nach Vorprodukten, teilfertigen sowie fertigen Produkten erfasst. Auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe gehören zum Inventar. In vielen Handwerks- und Handelsbetrieben ist dabei das Zählen von Hand mit Stift und Zettel noch die Regel. „Je nach Branche oder Betriebsgröße arbeiten Firmen heute aber auch mit Scannern, die den Bestand per Barcode aufnehmen und direkt elektronisch in die Inventarliste übertragen“, sagt Daniel Ehlke, Wirtschaftsprüfer und Steuerberaterbei Ecovis in Nürnberg.

Die Inventur hat Steuerwirkung

Weicht der per Inventur ermittelte Bestand von dem der Buchhaltung ab, ist die Differenz zwingend zu korrigieren. „Sind also etwa zehn für den Kauf bestimmte Geräte weniger im Bestand, erfolgt zur Berichtigung eine Aufwandsbuchung“, erläutert Ehlke. Diese mindert dann das Jahresergebnis und damit die Steuerlast. Ermittelt die Inventur dagegen höhere Bestände, wirkt die Korrekturbuchung umgekehrt.

Nach der reinen Bestandsaufnahme ist die Bewertung jedes einzelnen Vermögensgegenstands fällig. Eingekaufte Wirtschaftsgüter werden mit ihren Anschaffungskosten, selbst gefertigte mit ihren Herstellungskosten bewertet. Fertigungslöhne und Materialkosten sind je nach Fertigungsgrad ebenso zu berücksichtigen wie die anteiligen Gemeinkosten, etwa für Werkzeuge oder Energie. „Firmen, die über einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) für die interne Kalkulation verfügen, können daraus Gemeinkostensätze ableiten und diese prozentual bei der Ermittlung der Herstellungskosten hinzurechnen“, erläutert Tischler.

Erleichternde Bewertungsverfahren

Betriebe, die über keine systematische interne Kalkulation verfügen, nutzen als Alternative oft die retrograde Bewertung. Sie ziehen dazu vom Verkaufspreis der Produkteihre Gewinnspanne ab und ermitteln so die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wobei diese je nach Fertigungsgrad prozentual anzusetzen sind.

„Angesichts der vielfältigen Möglichkeiten sowie der steuerlichen und bilanziellen Aspekte sollten Unternehmer ihren Steuerberater bei der Bewertung des Inventars einbeziehen“, rät Thomas Rösler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Chemnitz. Er verweist darauf, dass der Gesetzgeber auch Erleichterungen zulässt. So ist es möglich, Vermögensgegenstände oder Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, deren Bestand nur geringen Wertveränderungen unterliegt und die regelmäßig ersetzt werden, für drei Jahre mit einem Festwert anzusetzen. Das kommt etwa bei Tellern in der Gastronomie oder bei Maschinenölen infrage, deren Gesamtwert nicht so bedeutsam ist.

Die meisten Unternehmen setzen die Inventur rund um den Bilanzstichtag an. Zulässig ist sie aber auch innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der ersten beiden Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres. „Bei Inventur vor dem Bilanzstichtag sind die danach bis zum Geschäftsjahresende angefallenen Zugänge den Inventurwerten hinzuzurechnen und Abgänge abzuziehen“, erklärt Tischler. Im Fall einer Inventurnach dem Bilanzstichtag wird entsprechend zurückgerechnet.

Gut vorbereiten

Betriebsprüfer werfen ein kritisches Auge auf das Inventurergebnis. Sie schauen sich etwa mit Blick auf Ungereimtheiten die Umsatzerlöse des Folgejahres an oder haben abweichende Auffassungen bei den Bewertungen. Bei Fehlern drohen Gewinnzuschätzungen und Steuernachzahlungen. Der Steuerberater kann zu Inventurverfahren und korrektem Inventarverzeichnis wichtige Hinweise geben. „Der den Jahresabschluss testierende Wirtschaftsprüfer muss sogar zwingend bei der Inventur vor Ort anwesend sein und auf die korrekte Bestandsaufnahme achten“, betont Daniel Ehlke.

Checkliste Inventur

Eine Inventur machen ist lästig, aber ein Muss. So bereiten Sie sie gut vor:

• Inventurtermin rechtzeitig festlegen
• Zeitplan aufstellen
• Mögliche Geschäftsschließung rechtzeitig ankündigen
• Mitarbeiterteams einteilen
• Festlegen, was zu zählen, zu messen oder zu wiegen ist
• Inventuranweisung, wie zu zählen und zu bewerten ist, anfertigen
• Bestimmen, was geschätzt werden darf
• Bestand nach Art der Waren und Materialien sortieren
• Steuerberater einbinden

Daniel Ehlke, Wirtschaftsprüfer und Steuerberaterbei Ecovis in Nürnberg

Thomas Rösler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Chemnitz

Andreas Tischler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in Rastatt