Ecovis in Karlsruhe

Nachweisgesetz verschärft: Was Arbeitgeber in Arbeitsverträgen anpassen müssen

Der Gesetzgeber hat das Nachweisgesetz (NachwG) verschärft. Laut Gesetz müssen Arbeitgeber ihre Vertragsbedingungen zukünftig umfangreicher als bisher schriftlich fassen. Wer sich nicht daran hält, dem drohen Geldbußen bis zu 2.000 Euro. Gunnar Roloff, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock, kennt die Details, die auf Unternehmen zukommen.

Bei den Arbeitgeberverbänden regt sich Unmut wegen des verschärften NachwG: Sie befürchten, dass auf Unternehmen viel Verwaltungsaufwand und hohe Kosten zukommen. Denn mit dem am 23.06.2022 beschlossenen NachwG müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Arbeitsverträge anpassen.

Warum hat der Gesetzgeber das Nachweisgesetz verschärft?

Die Neufassung des Nachweisgesetzes war notwendig, weil Deutschland die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie umsetzen musste. Der Gesetzgeber will mit dem Gesetz transparente, besser vorhersehbare Beschäftigung und damit bessere Arbeitsbedingungen schaffen.

Was genau ändert sich mit dem angepassten NachwG für Arbeitsverträge?

Im Raum stand, dass künftig alle Arbeitsverträge schriftlich zu fassen sind. „Streng genommen ist der Abschluss von Arbeitsverträgen nach wie vor formfrei möglich“, erläutert Roloff. „Ein Schriftformerfordernis existiert nach wie vor nicht. Allerdings sind nach dem Gesetz diverse Regelungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, niederzuschreiben und den Vertragspartnern auszuhändigen. Deshalb raten wir Arbeitgebern, dass sie die ohnehin niederzuschreibenden Bedingungen in einem Arbeitsvertrag festhalten.“

Aus Arbeitgebersicht hat das Gesetz zuletzt eine erfreuliche Änderung erfahren. Nach heftiger Kritik an der zunächst vorgesehenen Schriftform genügt nun die Textform. „Das klingt zwar ähnlich“, sagt Roloff, „aber nur die Textform erlaubt den Austausch auch per E-Mail oder SMS. Für die Schriftform wäre eine Original-Unterschrift erforderlich.“

Was müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber jetzt tun? Was müssen sie künftig in Arbeitsverträgen beachten, was bislang nicht gefordert war?

Mit der Gesetzesänderung wird der Umfang der zu dokumentierenden Arbeitsbedingungen deutlich erhöht. So bedarf es künftig zwingend der Fixierung der

• Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts,
• vereinbarten Arbeitszeit,
• Möglichkeit der Anordnung von Überstunden,
• Dauer der Probezeit,
• exakten Regelungen einer Teilzeitbeschäftigung,
• Bedingungen einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
• Vereinbarungen zu einem möglichen Anspruch auf Fortbildungen,
• Vereinbarungen zu Entsendungen von Arbeitnehmern ins Ausland,
• des Angebots einer betrieblichen Altersvorsorge
• Hinweise auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen.

Die Arbeitgeber sollten also prüfen, ob die bislang verwendeten Verträge die vom Gesetz geforderten Regelungen enthalten. Ab August 2022 sollten sie nur noch Verträge abschließen, die den neuen Anforderungen entsprechen.

Gibt es Übergangsfristen? Wann tritt das Gesetz in Kraft?

Übergangsfristen gibt es keine. Für Neuverträge gelten die neuen Vorgaben ab 01.08.2022.

Wie können Arbeitgeber mit Altverträgen umgehen?

Nach dem Gesetz müssen Arbeitgeber hinsichtlich der Verträge, die vor dem 01.08.2022 geschlossen wurden, zunächst nichts veranlassen. Allerdings haben Arbeitnehmer, die vor August 2022 eingestellt wurden, das Recht, vom Arbeitgeber eine Niederschrift der neuen Pflichtangaben zu verlangen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer

• innerhalb von sieben Tagen eine Niederschrift mit den wichtigsten Angaben und
• innerhalb eines Monats eine Niederschrift mit den übrigen Angaben

aushändigen.

Was droht Chefinnen und Chefs, wenn sie die Verträge nicht anpassen?

Den Unternehmen drohen bis zu 2.000 Euro Bußgeld, wenn sie die gesetzlichen Vorgaben nicht beachten. Dass das NachwG nicht eingehalten ist, kann bei Sozialversicherungs- oder Rentenprüfungen ans Licht kommen, oder wenn der Zoll den Mindestlohn in Betrieben kontrolliert.

Tipp für Unternehmerinnen und Unternehmer

„Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollte nicht nur die künftig abzuschließenden Verträge gesetzeskonform gestalten. Wenn sie ohnehin die Vertragsvorlagen überarbeiten, sollten sie auch die bereits laufenden Verträge anpassen, weil Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohnehin eine Fixierung der Regelungen entsprechend der neuen Vorgaben verlangen können.“

Betriebsurlaub anordnen: Ferienzeit lieber gemeinsam regeln

Erholungspause gefällig? Welche Regeln Unternehmer beim Thema Betriebsurlaub beachten müssen und warum eine einvernehmliche Planung der Urlaubszeiten die bessere Lösung ist.

Wir machen Betriebsurlaub“: Sobald die Ferienzeit vor der Tür steht, sind solche Aushänge an den Türen kleinerer Betriebe wieder öfter zu sehen. Doch was hat es damit rechtlich auf sich? Wer kann Mitarbeiter in den Urlaub schicken und welche Regeln sind dabei zu beachten? „Einen Betriebsurlaub anzuordnen ist heikel“, stellt Marcus Bodem, Rechtsanwalt bei Ecovis in Berlin, klar. „Denn der Gesetzgeber hat an erste Stelle die einvernehmliche Regelung von Urlaub gestellt.“ Das bedeutet: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollen gemeinsam entscheiden, wie der Jahresurlaub zu verteilen ist.

Welche Regelungen gelten?

Grundsätzlich ist alles Wichtige rund um den Urlaub im Bundesurlaubsgesetz geregelt. Dazu gehört beispielsweise, dass Erholungsurlaub zusammenhängend zu gewähren ist oder dass Arbeitgeber genehmigten Urlaub nicht einfach streichen können. „Im Gesetz sind die Mindeststandards gesetzt“, erklärt Bodem. Darüber hinaus gelten weitere Absprachen zwischen Tarifparteien und Regelungen des jeweils gültigen Arbeitsvertrags. Eine einseitige Urlaubsanordnung an den Wünschen des Arbeitnehmers vorbei ist damit so gut wie ausgeschlossen – es sei denn, der Betriebsrat ist mit im Boot. „Das betriff t aber nur größere Betriebe, die selten ein ganzes Werk in den Betriebsurlaub schicken wollen“, sagt Rechtsanwalt Bodem.

Handelt es sich dagegen um eine kleine Firma, beispielsweise eine Bäckerei, scheint es natürlich sinnvoll, wenn Unternehmer (in unserem Beispiel der Bäcker) und die Angestellten (etwa die Verkäufer) zeitgleich Urlaub nehmen. Gelten dann Ausnahmen? „Arbeitgeber sind gut beraten, wenn sie auch in solchen Fällen versuchen, eine gemeinsame Lösung zu finden – ganz besonders in Zeiten des Fachkräftemangels“, betont Rechtsanwalt Bodem und ergänzt: „Anordnungen landen regelmäßig vor den Arbeitsgerichten.“

Die Frage lautet also vielmehr: Was ist nicht erlaubt? Und das ist eine Menge: Keinesfalls kann der Arbeitgeber also etwa seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sommer für die volle Urlaubszeit in den Urlaub schicken. Zwar gibt es hierzu keine gesetzlich festgeschriebenen Zeiten, aber Arbeitsgerichte haben – wenn überhaupt – in der Vergangenheit maximal 60 Prozent des Jahresurlaubs zugelassen. Es ist auch nicht möglich, den Betriebsurlaub grundlos anzuordnen. Es müssen also zwingend betriebliche Gründe vorliegen, um von der Norm, der einvernehmlichen Vereinbarung, abzuweichen.

Einziger Ausweg: Arbeitsvertrag

Will ein Chef dennoch sicherstellen, dass der Betrieb immer zu einer bestimmten Zeit schließt, etwa weil in den Sommermonaten das Geschäft schlechter läuft, dem rät Ecovis-Rechtsanwalt Bodem den Umweg über den Arbeitsvertrag: „Nur mit einer entsprechenden Klausel im Arbeitsvertrag sind solche Betriebsschließungen weniger heikel. Der beste Weg aber bleibt immer die einvernehmliche Urlaubsregelung.“

Verbundene Betriebe und Corona-Hilfe: Zählen für Fortgeschrittene

Ein Betrieb oder mehrere? Was im Steuerrecht gilt, gilt nicht zwangsweise auch im Beihilferecht. Das aber gibt den Ausschlag bei Corona-Hilfen.

Für Laien scheint es mitunter ein regelrechtes Ratespiel zu sein, wie und ob Unternehmen verbunden sind. Denn nicht immer fällt die Abgrenzung von Betrieben leicht. Gibt es eine gemeinsame Buchhaltung, aber getrennte Läden? Sind die Betriebe in unterschiedlichen Wirtschaftszweigen tätig, tauschen aber Personal untereinander aus? Im Steuerrecht sind solche und weitere Umstände wichtig, um zu beurteilen, ob sich beispielsweise Gewinne und Verluste miteinander verrechnen lassen. So weit, so kompliziert.

Weniger staatliche Hilfe als erwartet

Mit den Beihilfen für Unternehmen, die unter der Corona-Pandemie gelitten haben, sind diese Regelungen jetzt noch einmal auf den Kopf gestellt. „Denn Beihilferecht ist EU-Recht und interessiert sich nicht für das deutsche Steuerrecht“, stellt Ecovis-Steuerberaterin Mareen Hammelbeck in Rostock klar.

Was bei der Steuer noch zwei Betriebe sind, muss für Subventionen nicht gelten. „Das bedeutet im Einzelfall auch, dass die Hilfen geringer ausfallen, als sich das der Mandant vielleicht gewünscht hätte“, sagt Hammelbeck. Das ist beispielsweise der Fall, wenn zwar ein Betrieb coronabedingt in Mitleidenschaft gezogen wurde, ein anderer, mit ihm verbundener Betrieb aber nicht.

Ein Beispiel

Musste ein Mandant etwa mit seinem Strandkiosk aufgrund der Reisebeschränkungen erhebliche Einbußen hinnehmen, hat aber ein weitgehend von der Krise unberührtes Blumengeschäft, das er auch als Einzelunternehmen betreibt, muss sein Steuerberater diese Betriebe bei der Antragstellung für Corona-Hilfen als ein Unternehmen betrachten. Die Folge: Die Einnahmen beider Betriebe sind zu konsolidieren, um zu sehen, ob das Unternehmen überhaupt hilfeberechtigt ist.

Komplizierter sind solche Fälle, in denen Betriebe mehrere Besitzer mit unterschiedlichen Beteiligungsverhältnissen und jeweils weiteren eigenen Betrieben und/oder Beteiligungen haben. Hier gab es in der Vergangenheit in einigen Fällen immer wieder Unsicherheiten, wie die Bestimmungen zu den Überbrückungshilfen auszulegen sind. „Nach zwei Jahren Pandemie und zahlreichen Anpassungen und Konkretisierungen durch das Wirtschaftsministerium sind aber inzwischen viele, wenn auch längst nicht alle Fragen geklärt“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Magdalena Glück in Dingolfing und ergänzt: „Leider nicht immer zugunsten der Antragsteller.“