Stempel-Management in deiner chinesischen Firma – 2 Fallstudien

Case Study I: Ich kann mein Unternehmen in China nicht besuchen – Was mache ich mit meinen Firmenstempeln?

Auch wenn die lange Lockdown Zeit vorbei ist und man wieder nach China einreisen kann, ist es von Vorteil, bestimmte Vorsichtsmaßnahmen zu treffen – für den Fall, dass man plötzlich nicht mehr einreisen kann. Der Firmenstempel (auch Siegel oder Stempel genannt) ist für jedes Unternehmen in China unerlässlich, da er dazu dient, Dokumente rechtmäßig zu unterzeichnen und zu genehmigen. Wie funktioniert dieser Prozess (oder was ist möglich), wenn ich nicht in der Lage bin, persönlich in China zu sein? Antworten und Vorschläge finden Sie in unserem heutigen Artikel!

Basics über den Stempel

Stempel werden in China seit fast 3000 Jahren verwendet. Es entwickelte sich vom Wachs-Siegel bis hin zum heute verwendeten Stempel und Stempelkissen; die Bedeutung und der Hintergedanke sind gleichgeblieben. Anders wie in unserem Verständnis ist eine Unterschrift in China nur eine Absichtserklärung zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung, aber nicht rechtsverbindlich, solange das Dokument nicht mit einem Siegel versehen ist.

Das Firmensiegel gilt repräsentativ und kann Unterschriften, wie sie in westlichen Ländern verwendet werden, ersetzen. Es ist wichtig zu beachten, dass die Rechten und Pflichten beim Unternehmen bleiben, nicht beim Verwahrer des Siegels. Die verantwortliche Person des Stempels ist nur der vorübergehende Inhaber.

Die Gravur des Siegels wird von lizenzierten Stempelherstellern vorgenommen, die von der örtlichen Behörde für öffentliche Sicherheit kontrolliert werden.

Wie kann ich mein Siegel erhalten?

In China hat jedes registrierte Unternehmen sein eigenes eingraviertes Namensschild (wenn die Registrierung beim PSB (Büro für öffentliche Sicherheit) abgeschlossen ist). Es gibt jedoch eine Reihe von Schritten, die jedes ausländisch investierte Unternehmen durchlaufen muss, bevor man den eigenen Stempel erhält. Nach der Vorregistrierung des Firmennamens bei der SAIC (State Administration of Industry and Commerce) und der Zustimmung des MOFCOM (Ministry of Foreign Commerce) muss das Unternehmen den Geschäftsumfang des Unternehmens festlegen. Im nächsten Schritt müssen Registrierungsdokumente wie der vorregistrierte Firmenname, die juristische Adresse, die Satzung, die Höhe des Stammkapitals und das Organigramm eingereicht werden. Erst dann kann die Zulassung erteilt werden.

Die verschiedenen Arten von Stempeln

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen über eine Vielzahl verschiedener Siegel für verschiedene Funktionen verfügen, auch wenn nicht festgelegt oder eingeschränkt ist, wie viele davon ein Unternehmen nutzen kann. Hier eine kurze Übersicht über die wichtigsten:

• Offizieller Firmenstempel (公章) – obligatorisch – Symbolisiert das Unternehmen als juristische Person. Es trägt den chinesischen Firmennamen (manchmal mit einer englischen Übersetzung) und die Registrierungsnummer. Nach der Unternehmensregistrierung bei der AIC (Administration of Industry and Commerce) muss der Stempel beim PBS (Public Security Bureau) registriert werden. Normalerweise sind sie kreisförmig. Es ist unerlässlich für jede rechtliche Ausführung (oder Ausstellung von Papieren) durch das Unternehmen.

• Elektronischer Firmenstempel (电子公章) – nicht obligatorisch
• Stempel vom gesetzlichen Vertreter (法定代表人章) – obligatorisch – Dieser wird als Unterschrift für die Autorisierung benötigt. Somit kann dieser Stempel das Unternehmen rechtlich binden. Anders als der Firmenstempel ist dieser eckig und zeigt den Namen des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens in chinesischen Schriftzeichen.

• Finanzstempel (财务专用章) – obligatorisch – Dieser Stempel wird benötigt um jegliche Dokumente welche mit Finanzen und Banken zu tun haben zu unterschreiben.

• Rechnungssiegel (fapiao) (发票专用章) – Dieser Stempel wird auf Rechnungen verwendet und ist für die Buchhaltung und die Buchführung obligatorisch. Alle formellen Rechnungen benötigen diesen speziellen Stempel. Der Schriftzug enthält die Worte: „Sondersiegel für Rechnungen“ neben der Steuernummer.

• Vertragsstempel (合同专用章) – Dieser ist nicht obligatorisch. Falls einer vorhanden ist, wird er für Verträge benutzt. Bei der Vertragsunterzeichnung hat dieser Stempel die gleiche Bedeutung wie ein Firmenstempel und wird daher häufig von Handelsvertretern verwendet.

• Andere Stempel für besondere Zwecke sind z. B. der Zollstempel, der persönliche Stempel oder der Personalstempel.

Stempel bringen den Vorteil, dass sie in gewisser Hinsicht mehr Sicherheit mit sich bringen. Wenn ein Vertrag abgestempelt wird, platziert man den Stempel über alle Seitenränder. Daher ist es einfacher später nachzuprüfen, ob Seiten ausgetauscht worden sind oder fehlen.

Vollmachten lassen sich unkomplizierter auf Mitarbeiter oder gesetzliche Vertreter im Falle eines Notfalls übertragen.

Stempel Management Service

Absicherung & Überwachung

Die Überwachung der Stempel sollte durch interne Kontrollen erfolgen, da ein einzelner Stempel mit einer großen rechtlichen Verantwortung verbunden ist. Daher ist es wichtig zu entscheiden, wem diese Verantwortung überlassen wird; manchmal gilt der Nachweis es zu besitzen auch als eine Befugnis es zu verwenden. Wir schlagen Ihnen hier ein paar Strategien vor, um zu versichern dass Ihre Stempel sicher sind:

• Hilfe einer professionellen Agentur – Dies kann hilfreich sein, falls im Unternehmen besondere Umstände herrschen und es z. B. nicht möglich ist, eine bestimmte Person mit der Siegelaufbewahrung zu beauftragen.
• Siegel an dieselbe Person im Unternehmen anvertrauen (nicht empfohlen). Am besten mindestens zwei verschiedene Personen im Unternehmen beauftragen die Stempel aufzubewahren
• Ecovis Ruide bietet diese Dienste zum Aufbewahren an, falls Sie Fragen oder Anliegen haben, können Sie sich gerne an das Team von Ecovis Heidelberg wenden.

Case Study II: Ich kann eine Zeit lang nicht jeden Tag in meinem Unternehmen anwesend sein. Wie kann ich die täglichen Geschäftsvorgänge des Unternehmens verwalten?

Die Verwaltung des Bankzahlungsverkehrs ein weiterer wichtiger Bestandteil der internen Unternehmenssteuerung, der nicht vernachlässigt werden darf. Dazu gehören in der Regel Online-Banking, Bankzahlungsbelege wie Schecks, Kassenschecks usw.

Onlinebanking wird hier besonders häufig verwendet. Die meisten Transaktionen werden über Online-Banking-Systeme abgewickelt. Im Allgemeinen ist die Zahlung mit Onlinebanking in mindestens zwei Verwaltungsebenen unterteilt. Zunächst erstellt der Kassierer den Online-Banking-Beleg. Dann muss er die Genehmigung eines übergeordneten Mitarbeiters einholen, um die gesamte Zahlung abzuschließen. Um die Sicherheit der Gelder zu gewährleisten, richten einige Unternehmen sogar eine weitere Prüfungsebene ein, um die Fehlerquote zu verringern.

Neben dem Online-Banking ist eine weitere gängige Transaktionsmethode natürlich die Rechnung. Diese wird bei der Bank eingereicht und erfordern, dass das die Rechnungsdaten korrekt ausgefüllt sind und die entsprechenden Siegel gesetzt sind (in der Regel das Finanzsiegel und das Siegel für juristische Personen).

In der Praxis wird oft sehr viel Wert auf die Kontrolle und Überwachung des Online-Bankings gelegt, Das Stempel-Management aber vernachlässigt. Wenn diese Siegel von ein und derselben Person verwahrt werden, kann der Verwahrer die Siegel direkt zur Bank bringen, Schecks ausstellen, Rechnungszahlungen und andere Geschäfte abwickeln. Normalerweise werden in China für die meisten Rechnungszahlungen nur die jeweiligen Stempel der Finanzinstitute und der juristischen Personen verlangt. Dies birgt gewisse Risiken für das Unternehmen.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung für Ihre Firmensiegel? Schreiben Sie uns an oder unsere Kollegen von Ecovis Ruide (Shanghai).