Wie gründe ich eine GmbH online?
Mit der EU-Richtlinie 2019/1151 (sog. Digitalisierungsrichtlinie) haben sich die Mitgliedsländer unter anderem verpflichtet umzusetzen, dass Online-Gründungen von Gesellschaften vollständig online durchgeführt werden können. Deutschland ist dem inzwischen nachgekommen. Seit August 2022 ist es daher möglich, den Notartermin für die Firmengründung online wahrzunehmen.
Warum online gründen?
Offensichtlicher Vorteil der Online-Gründung ist, dass keine Präsenz nötig ist. Dadurch fallen keine Fahrtkosten an und die Gründung ist insgesamt bequemer. Wenn die verschiedenen Gesellschafter weit entfernt sind, kann die Online-Gründung Zeit und Geld sparen. Dies gilt insbesondere für ausländische Investoren, die nun nicht mehr einreisen müssen. Die Nachteile bestehen in erster Line aus gewissen Einschränkungen gegenüber der Gründung in Präsenz. Eine ist, dass keine Sachgründung, also Leistung des Stammkapitals mit Sachwerten, möglich ist. In der Praxis spielt dies jedoch ohnehin keine große Rolle. Auch können nur Kaufleute und Kapitalgesellschaften online gründen. Daneben ist die Online-Gründung für ausländische Gesellschaften wahrscheinlich mit wenig Zweitgewinn verbunden, da die Eröffnung des Bankkontos eine längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Zuguterletzt ist zu erwähnen, dass der Onlinetermin gegenüber Präsenz mit einer Pauschale von 25€ verbunden ist.
Wie läuft die Onlinegründung ab?
Die Beurkundung wird in einer Videokonferenz durchgeführt. Dafür darf nur das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer verwendet werden. Damit können Dokumente elektronisch übermittelt werden. Die Identität der Beteiligten wird durch die eID-Funktion des Personalausweises überprüft. Die Pflicht des Notars, die Geschäftsfähigkeit festzustellen, die Texte vorzulesen sowie die Prüfungs- und Belehrungspflicht bleiben erhalten. Willenserklärungen werden elektronisch festgehalten. Der Notar berät die Parteien weiterhin per Video. Musterprotokolle können verwendet werden, reduzieren aber anders als bei der Präsenzgründung nicht die Kosten. Eine Vertretung durch Vollmacht ist weiterhin möglich. Der Notar kann die Beurkundung ablehnen, wenn er sich über die Person des Beteiligten nicht Gewissheit verschaffen kann.
Kann man jetzt alles beim Notar online erledigen?
Im Moment lassen sich per Onlinesitzung nur die GmbH und die UG gründen. Kapitalerhöhungen und andere Kapitalmaßnahmen sind außerhalb des Gründungsprozesses nicht möglich. Auch können Gesellschafterversammlungen und Gesellschafterbeschlüsse weiterhin nur in Präsenz stattfinden. In Zukunft wird das Onlineverfahren aber mehr Möglichkeiten zulassen: So soll ab dem 1. August 2023 auch die Sachgründung einer GmbH, die Änderung des GmbH-Gesellschaftsvertrags, sowie die Gründung von Vereinen möglich sein. Sonstige Verträge, insbesondere familien- und erbrechtliche Verträge werden voraussichtlich auch in Zukunft weiterhin nur in Präsenz möglich sein.