Digitalisierung der Kanzlei – „Mehr im Jetzt statt in der Vergangenheit“
08.06.2026
Wie verändert Digitalisierung den Alltag in Steuerkanzleien wirklich? Juliane Schmitz, Steuerberaterin und Niederlassungsleiterin bei Ecovis in Hof, erklärt, warum klare Prozesse entscheidend sind und weshalb Digitalisierung vor allem eine Frage der Haltung ist.
Frau Schmitz, was verstehen Sie unter einer „digitalisierten Kanzlei“?
Für mich ist eine digitalisierte Kanzlei vor allem eine Kanzlei mit klar definierten Prozessen. Neue Mitarbeitende finden dadurch schneller in ihre Aufgaben hinein, gleichzeitig entsteht für erfahrene Kolleginnen und Kollegen mehr Eigenverantwortung und Flexibilität im Arbeitsalltag. Digitalisierung bedeutet also nicht nur neue Software, sondern vor allem strukturierte und nachvollziehbare Abläufe.
Wie können digitale Prozesse den Arbeitsalltag von Steuerkanzleien konkret erleichtern?
Ein großer Vorteil liegt in der besseren Auffindbarkeit von Informationen. Durch eine gute digitale Ablage und eine sinnvolle Verschlagwortung können wichtige Dokumente, Notizen oder Informationen deutlich schneller gefunden werden. Das erleichtert insbesondere Vertretungssituationen und sorgt dafür, dass Wissen nicht mehr an einzelne Personen gebunden ist.
In welchen Bereichen sehen Sie die größten Effizienzgewinne durch Digitalisierung?
Die größten Effizienzgewinne entstehen aus meiner Sicht dort, wo Prozesse nicht einfach digital abgebildet, sondern grundsätzlich neu gedacht werden. Genau dadurch konnten wir in unserer Niederlassung spürbare Verbesserungen erreichen.
Welche Tätigkeiten profitieren besonders von digitalen Lösungen und wo stößt Digitalisierung an ihre Grenzen?
Vor allem die Finanz- und Lohnbuchhaltung profitieren stark von der Digitalisierung, weil sich dort viele standardisierte Prozesse definieren lassen. Grenzen sehe ich hingegen bei der individuellen Beratung und Steuergestaltung. Hier bleibt der persönliche fachliche Blick entscheidend, weil sich komplexe Sachverhalte nicht vollständig automatisieren lassen.
Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine gelungene Digitalisierung in der Kanzlei?
Wichtig sind vor allem eindeutige Prozesse und gemeinsame Ziele, die von allen getragen werden. Entscheidend ist aber auch, dass die Kanzleileitung Digitalisierung aktiv vorlebt. Wer selbst nicht bereit ist, digital zu arbeiten, wird Mitarbeitende nur schwer dafür begeistern können.
Welche Rolle spielen dabei klare Standards und strukturierte Prozesse?
Ohne klare Standards und strukturierte Prozesse funktioniert Digitalisierung meiner Meinung nach nicht. Sie schaffen Orientierung, Verlässlichkeit und eine gemeinsame Arbeitsweise im Team.
Wie wichtig ist das Mindset im Team für den Erfolg der Digitalisierung?
Das Mindset spielt eine zentrale Rolle. Ich glaube allerdings weniger, dass die Kanzleileitung das Mindset aktiv „verändert“ – vielmehr gibt sie es vor. Entscheidend ist, dass Prozesse von allen gleichermaßen eingehalten werden und Digitalisierung im Alltag tatsächlich gelebt wird. Auch die eigene Begeisterung für das Thema wirkt sich auf das Team aus.
Wo liegen aktuell die größten Herausforderungen bei Digitalisierungsprojekten in Ihrer Kanzlei?
Eine große Herausforderung ist häufig die Dokumentation. Früher gab es beispielsweise den bekannten Zettel ganz oben im Ordner, damit wichtige Hinweise sofort sichtbar waren. Solche Lösungen müssen digital neu gedacht werden. Gleichzeitig verändern sich Prozesse heute sehr schnell. Was heute optimal erscheint, kann durch neue Automatisierungen oder gesetzliche Änderungen morgen schon wieder angepasst werden müssen. Mitarbeitende dabei kontinuierlich mitzunehmen, ist eine der größten Aufgaben.
Welche Stolpersteine begegnen Kanzleien häufig zu Beginn der Digitalisierung?
Gerade am Anfang wird häufig zu viel ausprobiert, ohne klare Vorgaben zu schaffen. Das führt oft dazu, dass nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen mitgenommen werden. Gute Erfahrungen haben wir damit gemacht, Veränderungen verbindlich einzuführen und klare Zeitpunkte festzulegen – zum Beispiel ab einem bestimmten Veranlagungsjahr.
Was würden Sie Kanzleien raten, die noch am Anfang stehen?
Wichtig ist, dass Kanzleileitungen selbst aktiv mitmachen und konsequent dranbleiben. Digitalisierung funktioniert nicht, wenn sie nur delegiert wird. Mitarbeitende orientieren sich stark daran, wie konsequent Veränderungen vorgelebt werden.
Wie wird sich die Arbeit in Steuerkanzleien durch Digitalisierung und Automatisierung in den nächsten Jahren verändern?
Ich bin überzeugt, dass wir durch Digitalisierung effizienter werden und dadurch künftig auch wieder mehr Neumandate annehmen können. Gleichzeitig wird sich das Berufsbild verändern: Themen wie betriebswirtschaftliche Beratung und die Auswertung von Kennzahlen werden stärker in den Vordergrund rücken. Insgesamt werden wir mehr im Jetzt und mit Blick auf die Zukunft arbeiten und weniger damit beschäftigt sein, die Vergangenheit aufzuarbeiten.
Geschlechterdiskriminierung: Versicherungsausschluss bei Schwangerschaft
03.06.2026
Das Landgericht Hannover hat einer selbstständigen Kosmetikerin eine Entschädigung wegen Geschlechterdiskriminierung zugesprochen. Sie hatte ein Versicherungsunternehmen verklagt, das in seiner Inhaberausfallversicherung Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Schwangerschaft, Schwangerschaftsabbruch, Fehlgeburt und Entbindung ausgeschlossen hatte. Ecovis-Rechtsanwältin Nicole Golomb in Regensburg erklärt die Tragweite der Entscheidung.
Eine selbstständige Kosmetikerin plante eine Schwangerschaft und wollte ihr Einkommen für den Fall einer Arbeitsunfähigkeit durch eine Inhaberausfallversicherung absichern. In den Versicherungsangeboten waren Arbeitsausfälle wegen Schwangerschaft, Schwangerschaftsabbruch, einer Fehlgeburt oder Entbindung jedoch nicht abgesichert. Die Klägerin erkundigte sich daher zusätzlich, ob eine Arbeitsunfähigkeit auch aufgrund von Schwangerschaft und Entbindung vom Versicherungsumfang erfasst sei. Dieser Arbeitsausfall sei laut der Versicherung jedoch tatsächlich nicht mitversichert. Daraufhin kam es nicht zum Versicherungsabschluss. Die Kosmetikerin sah darin eine ungerechtfertigte Geschlechterdiskriminierung und reichte beim Landgericht (LG) Hannover Klage auf Zahlung einer Entschädigung ein.
Geschlechtsspezifische Benachteiligung unzulässig
Das LG Hannover gab der Klägerin in seinem Urteil vom 28.10.2025 Recht und verurteilte die Versicherung zur Zahlung einer Entschädigung in Höhe von 6.000 Euro (6 O 103/24). Aufgrund des Versicherungsausschlusses im Fall einer Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Schwangerschaft, Schwangerschaftsabbruch, einer Fehlgeburt oder Entbindung handelte es sich um eine Geschlechterdiskriminierung. Versagt ein Versicherer den Versicherungsschutz, sind von diesen Fällen ausschließlich betroffene Frauen benachteiligt. Folglich erhalten Frauen mit Kinderwunsch weniger Leistungsanspruch trotz gleicher Prämie. Zudem besteht eine geschlechtsspezifische Unterscheidung von Symptomen mit Krankheitswert, da bei einem Mann beispielsweise Rückenschmerzen als versicherte Krankheit zählen könnten. Schwangerschaftsbedingte Rückenschmerzen oder Schwangerschaftsübelkeit wären dagegen ein Ausschlussgrund.
Es ist anzunehmen, dass der Entschädigungsbetrag von 6.000 Euro ebenso eine abschreckende Wirkung erzielt.
Was bedeutet das Urteil für die Praxis
„Die Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für die Versicherungsbranche. Sie stellt klar, dass geschlechtsabhängige Differenzierungen bei Versicherungsbedingungen unzulässig sind“, fasst Nicole Golomb, Rechtsanwältin bei Ecovis in Regensburg, zusammen.
Insbesondere bedeutet dies, dass Versicherer keine Leistungsausschlüsse für schwangerschaftsbezogene Arbeitsunfähigkeiten vornehmen dürfen, ohne gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zu verstoßen. Die Entscheidung steht im Einklang mit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Er hatte bereits im Jahr 2011 entschieden, dass geschlechtsabhängige Differenzierungen im Versicherungswesen unzulässig sind.
Versicherungskonditionen auf den Prüfstand stellen
Vor dem Abschluss einer Risikoversicherung sollten Interessentinnen zuvor die Details und Konditionen genau im Blick haben.
„Wer eine Versicherung abschließen will, sollte gezielt nach dem Leistungsumfang im Zusammenhang mit Schwangerschaft und Mutterschaft fragen und bei Diskriminierungsverdacht rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen“, rät Ecovis-Rechtsanwältin Nicole Golomb aus Regensburg.
Dienstwagen: Schärfere Regeln für Gesellschafter-Geschäftsführende
01.06.2026
Überlassen Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Dienstwagen zur privaten Nutzung, müssen diese den geldwerten Vorteil versteuern. Darf der Firmenwagen dagegen nicht privat genutzt werden, verhinderte ein schriftliches Privatnutzungsverbot hier für die Belegschaft die Steuerpflicht. Für Gesellschafter-Geschäftsführende gelten jedoch deutlich strengere Regeln. „Wer eine teure Nachversteuerung vermeiden will, muss jetzt aktiv werden“, sagt Ines Wollweber, Steuerberaterin bei Ecovis in Niesky.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat die Hürden für die Unternehmensleitung drastisch erhöht, wenn diese am Unternehmen beteiligt ist. Die Richter entschieden, dass die steuerlichen Erleichterungen für Angestellte nicht auf Gesellschafter-Geschäftsführerinnen und Gesellschafter-Geschäftsführer übertragbar sind. „Vor allem bei Alleingesellschaftern-Geschäftsführern verschärft sich die Situation bei Betriebsprüfungen damit ganz erheblich“, erläutert Ines Wollweber, Steuerberaterin bei Ecovis in Niesky.
Warum schaut das Finanzamt bei Gesellschafter-Geschäftsführern so genau hin?
„Bei normalen Angestellten oder auch Fremd-Geschäftsführerinnen und -Geschäftsführern gibt es im Unternehmen immer eine kontrollierende Instanz“, erklärt Wollweber. Ein vertragliches Verbot reicht hier daher aus, um den sogenannten Anscheinsbeweis zu entkräften. Die Situation von Gesellschafter-Geschäftsführungen dagegen ist eher mit der von Einzelunternehmen vergleichbar. Haben sie jederzeit Zugriff auf das Firmenauto, so gehen die Finanzbehörden fest davon aus, dass das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf.
Wann droht die Falle der verdeckten Gewinnausschüttung?
Das Besondere an der neuen BFH-Rechtsprechung ist die kompromisslose Strenge. Sogar ein ausdrückliches, schriftliches Privatnutzungsverbot lassen die Richter nicht mehr als Schutzschild gelten. Wird ein betrieblicher Pkw ohne entsprechende Gestattung der Gesellschaft für private Zwecke genutzt, stuft die Finanzverwaltung den Vorteil als verdeckte Gewinnausschüttung ein. „Das Fahrtenbuch bleibt damit die sicherste Variante, um dem Finanzamt die exakte Aufteilung der Fahrten zu belegen und den Anscheinsbeweis zu entkräften“, sagt Ines Wollweber.
Welche Rolle spielt der private Fuhrpark bei einer Betriebsprüfung?
Nach einer älteren Rechtsprechung des BFH kann ein Unternehmer den Beweis des ersten Anscheins, der für eine private Nutzung betrieblicher PKW spricht, entkräften, wenn für private Fahrten andere in Status und Gebrauchswert vergleichbare Fahrzeuge des privaten Fuhrparks zur Verfügung stehen. Bei einer Betriebsprüfung spielt also die Gesamtschau eine große Rolle. Die Prüferinnen und Prüfer stellen eine einfache Rechenaufgabe: Gibt es in der Familie für jeden Erwachsenen ein eigenes, privates Auto? „Wenn das nicht der Fall ist, schwindet die Glaubwürdigkeit vor dem Amt rasant“, weiß Wollweber aus Erfahrung.
Welche organisatorischen Maßnahmen helfen in der Betriebsprüfung?
Darf z. B. ein Poolwagen nicht privat genutzt werden, sollten hier strenge Regeln gelten. Ein Beispiel aus der Praxis: Der Fahrzeugschlüssel liegt fest auf dem Firmengelände. Wer den Wagen für eine betriebliche Fahrt nutzt, trägt sich zwingend in eine ausliegende Liste ein. Ob solche Maßnahmen ausreichen, um auch eine Privatnutzung des Gesellschafter-Geschäftsführers zu widerlegen, ist allerdings nicht gesichert. Das aktuelle BFH-Urteil lässt offen, welche organisatorischen Schritte eine private Nutzung rechtssicher ausschließen. „Hier müssen wir die künftige Praxis der Finanzverwaltung abwarten“, ordnet Steuerberaterin Ines Wollweber ein.
Tipp: Was sollten Gesellschafter-Geschäftsführende jetzt tun?
Verlassen Sie sich nicht allein auf Verträge, sondern prüfen Sie auch den privaten Fuhrpark.
Führen Sie ein Fahrtenbuch, um die geschäftlichen Fahrten lückenlos nachzuweisen.
Sorgen Sie für organisatorische Maßnahmen, wie etwa für klare Regeln bei Poolwagen.
