Warum Mitarbeitersensibilisierungen im Datenschutz so wichtig sind
Datenschutzschulungen sind ein zentraler Baustein der Unternehmensführung und zeugen von einem verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen.
Das beste Datenschutzkonzept nützt nichts, wenn Ihre Beschäftigten nicht sensibel mit den personenbezogen Daten Ihrer Kunden, Patienten, Klienten oder Gäste umgehen. Regelmäßige nachweisbare Datenschutzsensibilisierungen dienen außerdem der Rechenschaftspflicht des Unternehmens und sollten daher fester Bestandteil organisatorischer Maßnahmen sein.
Wir empfehlen Arbeitgebern, Schulungen und sonstige Sensibilisierungsmaßnahmen nicht nur als formale Pflicht zu betrachten, sondern als Investition in Sicherheit, Qualität und Haftungsprävention. Besonders wichtig ist dabei die Regelmäßigkeit. Datenschutz ist kein einmaliges Thema, sondern muss fortlaufend vermittelt und aufgefrischt werden – insbesondere bei neuen Mitarbeitenden, geänderten Prozessen oder neuen rechtlichen bzw. technischen Entwicklungen. Beachten Sie hierbei auch, dass Praktikanten, Werkstudenten, Minijobber, Zeitarbeiter und Teilzeitbeschäftigte ebenso geschult werden sollten wie Ihre Vollzeitkräfte.
Ziel von Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz
Datenschutzverstöße entstehen im Alltag häufig nicht vorsätzlich, sondern aus Unsicherheit, Gewohnheit oder fehlender Sensibilisierung. Genau hier setzen Schulungen an. Sie helfen dabei,
- den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu fördern,
- typische Fehler im Arbeitsalltag zu vermeiden,
- das Bewusstsein für Risiken zu stärken,
- Verantwortlichkeiten klarer zu machen und
- Datenschutz im Unternehmen praktisch umsetzbar zu machen.
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen in die Lage versetzt werden, datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen zu kennen und – bezogen auf die Arbeit – einzuhalten. Die Verantwortung für die Organisation der Datenschutzschulungen liegt grundsätzlich beim Unternehmen.
Wie oft geschult werden sollte
Datenschutzschulungen sollten regelmäßig aufgefrischt werden. Prozesse ändern sich, Risiken entwickeln sich weiter und auch im Arbeitsalltag schleichen sich mit der Zeit Routinen ein, die überprüft werden sollten.
Was „regelmäßig“ für konkret für Ihr Unternehmen bedeutet, bemisst sich am Risiko. Je sensibler die Daten sind, je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen, je schwerer die Folgen von Datenschutzverletzungen voraussichtlich sein werden, desto kürzer sollten die Abstände zwischen Schulungen bzw. Auffrischungen sein. Empfehlenswert ist grundsätzlich ein Turnus von 12 Monaten.
Schulungen sind darüber hinaus dann wichtig, wenn sie als Reaktion auf ein auslösendes Ereignis erforderlich werden, z. B. nach Datenpannen. In diesen Fällen empfiehlt sich eine zeitnahe Schulung, um weitere (ggf. ähnlich gelagerte) Datenpannen künftig zu vermeiden.
Sinnvoll sind im Allgemeinen:
- Grundlagenschulungen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
- regelmäßige Auffrischungen für alle bestehenden Beschäftigten sowie
- anlassbezogene Schulungen, zum Beispiel nach Vorfällen oder Prozessänderungen.
Je höher das Risiko in einem Tätigkeitsbereich ist, desto wichtiger sind gezielte und häufigere Schulungsmaßnahmen.
Dokumentation der Schulung
Nicht nur die Schulung selbst zählt, sondern auch ihre nachvollziehbare Dokumentation. Damit Ihr Unternehmen der Rechenschaftspflicht nach der DSGVO (Art. 5 Abs. 2) nachkommen kann, muss die Teilnahme Ihrer Beschäftigten an der Datenschutzschulung dokumentiert und gegebenenfalls gegenüber den zuständigen Aufsichtsbehörden vorgelegt werden können.
