Entgelttransparenz und Datenschutz

Im Mai 2023 verabschiedete die EU eine Richtlinie zur Verbesserung der Lohntransparenz, die dazu dienen soll, geschlechtsspezifische Diskriminierung bei der Gehaltszahlung aufzudecken und dem entgegenzuwirken (sog. Entgelttransparenzrichtlinie – ETRL). Das in Deutschland bereits bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) genügt den Anforderungen dieser Richtlinie nicht. Insbesondere verschont es bisher kleine und mittelständische Betriebe von bestimmten Auskunftspflichten gegenüber ihren Beschäftigten. Eine Anpassung des EntgTranspG müsste bis zum 7. Juni 2026 erfolgen. Unabhängig davon, ob dies noch bis zum Stichtag gelingt, müssen sich nunmehr alle Arbeitgebende darauf einstellen, die in der Richtlinie geforderten Transparenz- und Auskunftspflichten umzusetzen. Was dabei aus Sicht des Datenschutzes zu beachten ist, wird nachfolgend erläutert.

Die wichtigsten Neuerungen für Unternehmen

Bereits jetzt haben Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 200 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern einen Auskunftsanspruch in Bezug auf ihre eigene Vergütung und die einer Vergleichsgruppe (sog. Vergleichsentgelt). Zukünftig werden unabhängig von der Unternehmensgröße folgende Neuerungen hinzukommen:

• Transparenz vor der Beschäftigung – Pflicht zur Angabe von Einstiegsgehalt oder Gehaltsspannen spätestens vor dem ersten Vorstellungsgespräch und Verbot der Frage nach dem aktuellen Gehalt
• Transparenz bei der Entgeltfestlegung – Pflicht zur Bereitstellung von Information über objektive und geschlechtsneutrale Entgeltkriterien in leicht zugänglicher Weise
• Auskunftsrecht für Beschäftigte – Recht auf Auskunft über eigenes Entgelt und Durchschnittswerte der Vergleichsgruppe in schriftlicher Form (Antwortfrist: zwei Monate), jährliche Information der Belegschaft über dieses Recht
• Offenlegungsrecht – Beschäftigte dürfen ihr Entgelt offenlegen, um den Grundsatz gleichen Entgelts durchzusetzen; gegensätzliche Vertragsbedingungen sind unzulässig

Zudem werden Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten bestimmten, gestaffelten Berichtspflichten über Entgeltgefälle zwischen den Geschlechtern unterliegen.

Balanceakt zwischen Transparenz und Datenschutz

Die Verarbeitung von Vergütungsdaten ist besonders sensibel, da es sich um personenbezogene Daten handelt, die Rückschlüsse auf die finanzielle Situation und damit auf die Privatsphäre von Beschäftigten zulassen. Eine mit den Transparenz- und Auskunftspflichten einhergehende weitere Verarbeitung von Vergütungsdaten erhöht allerdings das Risiko von unerlaubter Offenlegung. Die Richtlinie berücksichtigt die Schutzbedürftigkeit der Vergütungsdaten und verweist ausdrücklich auf die DSGVO. Konkrete Datenschutzfragen bleiben jedoch zunächst offen und müssen in das neue Entgelttransparenzgesetz aufgenommen werden. Nach aktuellem Stand sind insbesondere folgende zentralen Datenschutzanforderungen zu berücksichtigen:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Lohn- und Gehaltsdaten müssen ausgewertet, zusammengefasst und ggf. an weitere Stellen innerhalb des Unternehmens/Konzerns übermittelt werden, um einheitliche Vergütungsstrukturen zu schaffen oder auch Auskunftsansprüche zu erfüllen. Für jede einzelne Verarbeitung muss eine Rechtsgrundlage vorliegen. Diese ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (das gesetzliche Erfordernis) in Verbindung mit dem jeweiligen Paragraphen aus dem (neuen) Entgelttransparenzgesetz.
Bei allen Verarbeitungen ist unbedingt auf die Zweckbindung zu achten. Die bereits bestehenden Gehaltsdaten dürfen nur für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten verwendet werden. Daraus neu entstandene, aggregierte Daten können unter Beachtung weiterer datenschutzrechtlicher Vorgaben (Prüfung Zweckänderung, Informationspflicht etc.) ggf. auch anderweitig, etwa für Leistungsbewertungen, genutzt werden.
Datenminimierung/Vermeidung der Identifizierbarkeit: Die Entgelttransparenzrichtlinie fordert Durchschnittswerte und aggregierte Daten, was grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen sollte. Problematisch werden jedoch Situationen, in denen Vergleichsgruppen zu klein sind oder in einer Gruppe nur eine einzige Person eines Geschlechts vertreten ist. Wenn der Auskunftsanspruch zur mittelbaren oder unmittelbaren Offenlegung des Entgelts einer bestimmten Arbeitnehmerin/eines bestimmten Arbeitnehmers führen würde, sind bestimmte Maßnahmen zu treffen, die das verhindern. Was dann konkret zu tun ist, das neue EntgTranspG regeln müssen. Die Richtlinie schlägt insofern vor, dass dann nur Arbeitnehmervertreter, die Arbeitsaufsichtsbehörde oder die Gleichstellungsstelle Zugang zu den betreffenden Informationen bekommt und den auskunftsersuchenden Arbeitnehmer dann über Ansprüche aus der Richtlinie berät, ohne die tatsächlichen Entgelthöhen einzelner Arbeitnehmender zu nennen.

Aufbewahrung und Löschung von Daten: Die Richtlinie sieht vor, dass zukünftig die Arbeitgeber beweisen müssen, dass tatsächlich keine mittelbare oder unmittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt. Für die Abwehr von Schadenersatzansprüchen kann es daher notwendig sein, Daten, Berechnungen und Dokumentationen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Hierfür müssen geeignete Fristen festgelegt werden. Anhaltspunkte hierfür wird möglicherweise das neue Entgelttransparenzgesetz liefern.

Technische und organisatorische Maßnahmen: Für die Auskunftsansprüche und Berichtspflichten müssen Prozesse etabliert werden. Klare Regelungen über Zuständigkeiten und eng beschränkte Zugriffsrechte sind erforderlich, um ungewollte Offenlegungen zu verhindern. Zudem ist auf sichere Übermittlungsverfahren zu achten, genauso wie auf die Trennung zwischen Roh- und Berichts- bzw. Auskunftsdaten.

Informationspflichten: Arbeitgebende müssen ihre Beschäftigten über die neuen Verarbeitungen ihrer Daten informieren. Formblätter mit Datenschutzinformationen sind entsprechend zu aktualisieren.

Dokumentation: Schließlich müssen die Verarbeitungen und Prozesse noch präzise im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden.

Fazit

Die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie ist ein umfangreiches Compliance-Thema mit Schnittstellen zum Arbeitsrecht, Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates und insbesondere zum Datenschutzrecht. Behalten Sie daher unbedingt den weiteren Fortgang der Umsetzung der Richtlinie in deutsches Recht im Blick. Sobald ein entsprechender Gesetzesentwurf vorliegt, der konkrete Handlungsanweisungen in Bezug auf die datenschutzrechtlichen Aspekte enthält, werden wir Ihnen selbstverständlich die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.