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Arbeitnehmereinsätze im europäischen Ausland – Vorbereitung auf 2019 – Bußgelder vermeiden

Ein Kundentermin in Österreich oder eine Auslandsreise nach Frankreich – mehr braucht es nicht für das Vorliegen einer Entsendung im Sinne der Sozialversicherung. Will der Unternehmer sich dabei keinen Ärger im Ausland einhandeln, sollte er die sogenannte A1-Bescheinigung nicht vergessen. Sonst drohen schnell mehrere tausend Euro Bußgeld.
Durch den europäischen Binnenmarkt werden Arbeitseinsätze im europäischen Ausland immer häufiger. Schickt ein Unternehmen einen Arbeitnehmer befristet ins Ausland, so spricht man im Sozialversicherungsrecht von einer Entsendung. Bereits ein eintägiger Kundenbesuch oder ein zweistündiger Auftrag aus dem Ausland, der vor Ort erledigt werden muss, reichen für das Vorliegen einer Entsendung in der Regel aus. Dies gilt nicht nur für Arbeitnehmer. Selbst wenn der Unternehmer beruflich ins Ausland reist, kann eine Entsendung vorliegen. Dies ergibt sich aus der europäischen Verordnung Art. 12 VO (EG) 883/2004.
Dauert die Entsendung nicht länger als 24 Monate, so bleibt es unter den Voraussetzungen des Art. 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004 bei der Sozialversicherungspflicht in Deutschland. Damit nicht gleichzeitig im Mitgliedsstaat, in den die Entsendung erfolgt, Sozialversicherungsbeiträge anfallen, benötigt der Unternehmer für sich und seine Arbeitnehmer eine Entsende-Bescheinigung, die sogenannte A1-Bescheinigung. Diese gilt es für jeden Auslandseinsatz einzeln zu beantragen.

Was ist ab 2019 zu beachten?

Bereits seit dem 01.01.2018 ist die elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung möglich. Seit 01.07.2018 wird die A1-Bescheinigung auch elektronisch zurück übermittelt.
Ab 01.01.2019 ist die Beantragung der A1-Bescheinigung dann verpflichtend elektronisch durchzuführen. Ab diesem Zeitpunkt hat die Beantragung der A1-Bescheinigung über ein entsprechende Software-Lösung oder sv.net zu erfolgen. Die elektronische Beantragung gilt gleichermaßen für die Beantragung einer Ausnahmenvereinbarung.
In der Regel ist die Krankenkasse des Arbeitnehmers für die Ausstellung der Bescheinigung zuständig. Im Einzelfall kann aber auch die Deutsche Rentenversicherung oder die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig sein.

Was haben Unternehmer zu beachten?

Sofort nach der Beantragung der Bescheinigung wird eine Eingangsbestätigung übermittelt. Beginnt die Entsendung bevor die endgültige A1-Bescheinigung übermittelt wurde, so sollte eine Kopie der Bestätigung sowie des ausfüllte Antrags durch den Arbeitnehmer mitgeführt werden. Ab Eingang der A1-Bescheinigung sollte der Arbeitnehmer eine Kopie davon mitführen.
Wird der Arbeitnehmer im EU-Ausland ohne eine solche Bescheinigung oder Bestätigung angetroffen drohen erhebliche Bußgelder in einem vier oder fünfstelligen Eurobereich. In Frankreich drohen beispielweise 2.000 Euro für jeden entsandten Arbeitnehmer, in Österreich sind es 1.000 bis 10.000 Euro pro entsandten Arbeitnehmer.
Machen Sie sich daher am besten eine Checkliste oder legen Sie einen Prozessablauf fest, damit Sie Ihr Risiko minimieren und wissen welche Unterlagen und Informationen Sie benötigen.

Was ist vor dem Jahreswechsel 2018/2019 zu tun?

Wenn Sie derzeit die elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung noch nicht nutzen, sollten Sie eine Umstellung angehen. Noch bleibt genügend Zeit das neue Verfahren zu testen und im Unternehmen umzusetzen, bevor es zum Jahresende stressig wird.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Sprechen Sie uns gerne an.
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen oder übernehmen die Beantragung für Sie.