Aktuelle Themen

Dienstwagen: Dank Corona-Homeoffice können Sie jetzt richtig sparen

Wer in diesem Frühjahr viel von zu Hause arbeitet, kann als Dienstwagennutzer kräftig sparen. Wie das geht, das erklärt Ecovis-Steuerberater Rainer Lüschen aus Vechta.

Für viele ist ein Dienstwagen eine tolle Sache. Auf den ersten Blick steht ein neuer Wagen zur Verfügung, den man sich nicht selbst kaufen muss. Auf den Dienstwagennutzer kommen allerdings Kosten zu, die sich am Bruttolistenpreis orientieren. Dazu gehören die private Nutzung und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit.

Private Fahrten versteuern Dienstwagennutzer pauschal per 1-Prozent-Regel

Wer einen Dienstwagen fährt, muss die private Nutzung versteuern. Anstatt Fahrtenbuch nutzen die meisten dazu pauschal die 1-Prozent-Regelung. Bei einem Bruttolistenpreis von 42.000 Euro sind das 420 Euro im Monat, die zusätzlich auf dem Gehaltszettel stehen und zu versteuern sind.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit versteuern Dienstwagennutzer per 0,03-Prozent-Regel

Doch das ist noch nicht alles: Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit erhöhen zusätzlich zur privaten Nutzung das zu versteuernde Monatsgehalt. Bei einem Bruttolistenpreis von 42.000 Euro kommen bei 40 Kilometern einfachem Weg zur Arbeit weitere 504 Euro dazu. Bei einer Dienstwagennutzerin mit einem monatlichen Bruttogehalt von 3.200 Euro macht das insgesamt 4.124 Euro zu versteuerndes Monatsbrutto. Davon darf sie die Entfernungspauschale abziehen: Bei 40 Kilometern an 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt das 2.640 Euro oder monatlich 220 Euro. „Mit einem Lohnsteuerermäßigungsantrag, den man schon Anfang des Jahres beim Finanzamt stellt, mindert die Entfernungspauschale die Steuerbelastung schon während des Jahres“, weiß Ecovis-Steuerberater Rainer Lüschen aus Vechta.

Beispielrechnung – so viel kostet ein Dienstwagen:

Die Beispielrechnung zeigt: Unsere Dienstwagennutzerin muss unter Berücksichtigung der Entfernungspauschale 284 Euro pro Monat für die Fahrt zur Arbeitsstätte versteuern. Der Rechenweg: 504 Euro minus 220 Euro.

Dank Homeoffice lassen sich vielleicht die Einzelfahrten mit der 0,002-Prozent-Regel besteuern

Wer aufgrund der Corona-Pandemie längere Zeit im Homeoffice arbeitet, sollte sich diese Rechnung noch einmal genau anschauen: Bleibt der Dienstwagen öfter in der Garage, lässt sich vielleicht kräftig sparen. Wie das geht? Wer als Dienstwagennutzer weniger als 180 Tage pro Jahr zur Arbeit fährt, kann für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit von der 0,03-Prozent-Regel zur 0,002-Prozent-Regel wechseln. Somit wird jede tatsächliche Fahrt einzeln besteuert.

Wie berechnet man die Einzelfahrten mit der 0,002-Prozent-Regel?

Pro Fahrt sind das im Beispielfall 42.000 Euro multipliziert mit 0,002 Prozent (= 0,84 Euro) mal 40 Kilometer ergibt das 33,60 Euro pro Fahrt. Davon abgezogen wird die Entfernungspauschale von zwölf Euro, die im kommenden Rechenbeispiel aus Vereinfachungsgründen nicht enthalten ist. „Grundsätzlich gilt: Bei weniger als 180 Fahrten pro Jahr oder monatlich unter 15 Fahrten kann sich der Wechsel von der 0,03-Prozent-Methode zur 0,002-Prozent-Methode lohnen“, so Lüschen.

Bei weniger Fahrten können Dienstwagenfahrer sparen:

Wer sparen will und weniger als 180 Tage zur Arbeit fährt, muss Fahrten dokumentieren

Wer sparen will, muss alle Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit für das ganze Jahr dokumentieren. Eine gute Dokumentation ist die Zeiterfassung oder der Arbeitgeber bestätigt, wann jemand vor Ort am Arbeitsplatz war. Ein lückenlos geführter Outlook-Kalender ist ebenfalls ein guter Nachweis. „Der Beginn der Aufzeichnungen ist aber auf jeden Fall bereits Januar und nicht erst der Start der Ausgangsbeschränkungen im jeweiligen Bundesland“, erklärt Ecovis-Steuerberater Lüschen.

Wer kann die 0,002-Prozent-Regelung nutzen?

Alle Dienstwagennutzer können auf Einzelaufzeichnung umsteigen. Das gilt für Arbeitnehmer sowie für den angestellten Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Nicht profitieren können davon Einzelunternehmer oder Gesellschafter-Geschäftsführer einer Personengesellschaft.

Ab wann lässt sich sparen?

Sparen können Dienstwagennutzer mit Corona-Homeoffice erst mit ihrer Jahressteuererklärung 2020. „Unterschreiten sie auch 2021 die 180 Fahrten pro Jahr, kann das der Arbeitgeber bereits ab Januar 2021 laufend in der Lohnabrechnung berücksichtigen. So sparen sie dauerhaft Geld“, rät Lüschen.

Keine Lust auf Lesen?

Wir haben das Thema „Corona-Hilfen: So bekommen Unternehmer Liquidität vom Finanzamt?“ als Podcast für Sie vorbereitet – einfach hier klicken:

Ein Foto von Rainer Lüschen können Sie hier herunterladen:

Verfahrensdokumentation: Chancen für Unternehmer

Bei einer Betriebsprüfung ist eine Verfahrensdokumentation vorzulegen – schon seit fünf Jahren. Kein Problem, wenn sich Unternehmen mit ihrem Betrieb eingehend und kontinuierlich beschäftigen. Denn die Chancen und Vorteile überwiegen.

Alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften müssen bei einer Betriebsprüfung grundsätzlich eine Verfahrensdokumentation vorlegen. Die Anforderung betrifft nicht nur bilanzierende Unternehmen, sondern auch nicht buchführungspflichtige Unternehmer und Freiberufler, die ihre Ergebnisse mithilfe einer Einnahmen- Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Die Finanzverwaltung leitet die Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation ab aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD.

Was sich künftig ändert

Die GoBD-Regelungen gelten zwar schon seit 2015, wurden aber seitens der Finanzverwaltung bislang nicht umfassend umgesetzt. Das hat sich jetzt geändert. „Der Dornröschenschlaf der Finanzverwaltung ist vorbei. Aus deren internen Kreisen wissen wir, dass das Thema massiv in den Fokus rückt“, sagt Lars Rinkewitz, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf. „Mittlerweile fordern die Betriebsprüfer beim Versand von Prüfungsanordnungen die Verfahrensdokumentationen gleich mit an“, ergänzt Armin Weber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München.

Es ist Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Das ist unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens, seines IT-gestützten Buchführungssystems sowie der dabei verwendeten Hard- und Software. Denn auch bei kleineren Unternehmen können EDV-Systeme im Einsatz sein, deren Aufbau und Abläufe nicht selbsterklärend sind.

Die Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen oder gar nicht vorhandenen Verfahrensdokumentation können massiv sein. Denn in diesem Fall erhält ein Betriebsprüfer keinen Einblick in die steuerrelevanten Prozesse des Unternehmens. Je nach Lage des Einzelfalls kann es dann zu empfindlichen Hinzuschätzungen „aufgrund von formellen Mängeln kommen“, erklärt Weber.

Die guten Seiten und Vorteile des Aufwands

Wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, hat das auch positive Aspekte. Sie gehen teils weit über die Pflichterfüllung hinaus. „Wird die Verfahrensdokumentation erstellt, beschäftigt sich der Unternehmer mit seinem Unternehmen“, sagt Rinkewitz. In jedem Betrieb existieren Prozesse und Strukturen, die der Unternehmensleitung oft gar nicht oder nicht im Detail bekannt sind. „Das sehen wir häufig in der Praxis“, ergänzt Robert Kowalski, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock.

Wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, ist das für die Unternehmen eine Chance, sich in ihre Betriebe zu vertiefen. Jahrelang gelebte Prozesse werden durch eine externe „Beraterbrille“ unter die Lupe genommen. Einige Vorteile im Detail:

• Eigene Strukturen und Prozesse werden optimiert. Steuerung und Organisation lassen sich anpassen und etwa einheitliche Standards für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter schaffen.
• Effizienzsteigerungen können durch revisionssichere Schnittstellensysteme realisiert werden, etwa weil Bearbeitungszeiten reduziert werden.
• Arbeitsanweisungen, beispielsweise einheitliche Vertretungsregelungen, werden transparent oder können neu geschaffen werden.
• Risiken werden aufgedeckt.

Dazu gehört zum Beispiel die Erkenntnis, dass selbst in größeren Unternehmen kein revisionssicheres Fakturaprogramm eingesetzt wird und Rechnungen mit Word und/oder Excel ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellt werden. Oder dass es keine digitale Archivierung digitaler Eingangsrechnungen gibt und nur ein mangelhaftes Datensicherheitskonzept vorhanden ist. „Auf lange Sicht verbessert eine gute Verfahrensdokumentation das Rating bei Banken oder die Kommunikation mit einem Erwerber, wenn das Unternehmen verkauft werden soll“, weiß Kowalski.

Was eine Dokumentation enthalten muss

Zum einen sind die Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erstellung der eigentlichen Buchhaltung zu beschreiben. Zum anderen sind auch alle weiteren Geschäftsfelder des Unternehmens zu skizzieren, die sich mittelbar auf die Buchhaltung auswirken. Zudem hat eine Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) zu erfolgen. Die Finanzverwaltung gibt in ihren GoBD lediglich Hinweise, wie die Dokumentation aufzubauen ist. Vier Bestandteile sind gefordert:

• eine allgemeine Beschreibung,
• eine Anwenderdokumentation,
• eine technische Systemdokumentation und
• eine Betriebsdokumentation.

Nach den GoBD müssen alle System- oder Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert sein. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleistet. „Der Umfang der zu dokumentierenden Aspekte wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher, Aufzeichnungen und der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist“, sagt Weber.

Buchhaltungsrelevante IT-Systeme sind beispielsweise:

• Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
• Kassensystem (PC- oder Registrierkasse, eigene Kassendokumentation bei bargeldintensiven Unternehmen)
• Warenwirtschafts- und Faktura-Systeme, Auftrags-/Projektverwaltung, Materialwirtschaft
• Zahlungsverkehr-Systeme
• Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen
• Cloud-Systeme
• Dokumentenmanagementsysteme, Archivsysteme
• Fahrtenbuch
• Zeiterfassungssysteme
• Rechnungseingangsbuch
• Onlineshop
• Schnittstellen

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie etwa auf Steuerberater.

So wird eine Dokumentation erstellt

Noch immer ist festzustellen, dass es nach wie vor Unternehmen gibt, die über die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht oder noch nicht ausreichend informiert sind.

„Wir bei Ecovis haben schon lange über das Thema informiert und arbeiten gemeinsam mit unseren Mandanten an der Bearbeitung der Dokumentationserstellung“, erklärt Kowalski. „Basierend auf der Grundlage der in den GoBD aufgeführten Bestandteilen haben wir ein Erstellungssystem entwickelt, mit dem es möglich ist, im Wechselspiel zwischen Berater und Mandant eine Verfahrensdokumentation sehr effizient zu erstellen.“

Bei der Entwicklung dieses Systems wurden fortlaufend die Berater- und Mandantenerfahrungen sowie Bedürfnisse aus der Praxis berücksichtigt. Mittlerweile kann auf einen standardisierten Erstellungsprozess zurückgegriffen werden, „der sich inzwischen in der Praxis bewährt hat“, sagt Kowalski.

Auf enge Zusammenarbeit bauen

Im Rahmen der Bearbeitung tragen die Berater in enger Zusammenarbeit mit dem Mandanten die benötigten Daten und Informationen zusammen. Letztlich erstellen sie unter Einsatz spezieller Tools auf dieser Basis die revisionssichere Verfahrensdokumentation. „Häufig erweist sich eine enge Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten bei dieser Projektarbeit als sinnvoll und notwendig. Denn im Rahmen der Verfahrensdokumentation sind Ausführungen, beispielsweise zu den Themen Datenschutz und Geldwäsche, zu machen“, kommentiert Ecovis-Experte Kowalski.

Zu beachten ist, dass für jeden Veranlagungszeitraum eine separate, jeweils gültige Verfahrensdokumentation vorzuhalten ist. Ist eine Dokumentation erstmalig erstellt, sind in den Folgejahren mit wenig Aufwand etwaige Änderungen von Prozessen und Strukturen durch Revisionen zu erfassen.

Kassendokumentation

Bargeldintensive Unternehmen müssen zusätzlich zu den anderen Anforderungen eine Kassendokumentation erstellen. „Im Hinblick auf die seit 1. Januar 2018 geschaffenen Möglichkeiten zur Kassennachschau der Finanzverwaltung ist das immens wichtig“, erklärt Rinkewitz. „Alle geforderten Punkte richtig und umfassend zu realisieren, klingt nach viel Arbeit und Kosten“, sagt Rinkewitz. Allerdings kann auf staatliche Förderungsmöglichkeiten zurückgegriffen werden, wenn Unternehmen im Vorfeld der Dokumentation eine Prozessberatung in Anspruch nehmen. „Unternehmer können in diesem Fall zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und neben der geforderten Verfahrensdokumentation auch ihre eigenen betrieblichen Prozesse unter die Lupe nehmen und anpassen“, erläutert Kowalski.

Tipp

Sie haben ein bargeldintensives Unternehmen? Informieren Sie sich hier, was Sie über finanzamtstaugliche Kassen wissen sollten: www.ecovis.com/kasse

Mit Ecovis die Verfahrensdokumentation (VFD) standardisiert erstellen

Der Prozess läuft in neun Schritten in enger Zusammenarbeit zwischen Mandant und Berater ab. Am Ende steht die Verfahrensdokumentation.

1. Informationen für Mandanten, Rundschreiben, Info-Abende
2. Kick-off-Meeting, um die VFD zu besprechen
3. Checklisten werden an den Mandanten geschickt
4. Termin, um die Prozesse zum Laufen zu bringen
5. Die Daten werden von Ecovis verarbeitet
6. Klärung von offenen Punkten und interne Qualitätssicherung (QS)
7. Entwurf der VFD wird an den Mandanten geschickt
8. Mögliche Änderungen und Ergänzungen werden eingearbeitet
9. VFD wird fertiggestellt und gesichert (revisionssicher)

Lars Rinkewitz, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf

Robert Kowalski, Unternehmensberater bei Ecovis in Rostock

Armin Weber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München

Gilt jetzt die HOAI oder nicht?

Was Architekten und Ingenieure zum Thema HOAI beachten sollten, erklärt Ihnen Stefan Reichert, Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht bei Ecovis in München.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat die verbindlichen Mindest- und Höchstsätze der HOAI als europarechtswidrig eingestuft (Urteil vom 04.07.2019). Er sieht darin einen Verstoß gegen EU-Recht. Denn die zwingenden Mindest- und Höchstsätze der HOAI würden die angestrebten Ziele, insbesondere die Qualität von Planungsleistungen, nicht sichern.

Über die Konsequenzen des Urteils aus Luxemburg sind sich nun die deutschen Gerichte uneinig. Ist eine Berufung des Architekten auf die Mindestsätze der HOAI nach wie vor möglich? Oder gilt das Urteil des EuGH unmittelbar, sodass die Mindest- und Höchstsätze der HOAI bereits jetzt nicht mehr anwendbar sind?

Das wollte der Bundesgerichtshof (BGH) in einer mündlichen Verhandlung am 14.05.2020 klären. Doch leider war auch den deutschen Bundesrichtern nicht klar, ob die HOAI weiter gilt. Deshalb legten sie die Frage wieder dem EuGH zur Entscheidung vor. „Es wir nun wieder Jahre dauern, bis endgültige Rechtsicherheit herrscht“, vermutet der Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, Stefan Reichert von Ecovis in München.

Doch wie sollen Ingenieure und Architekten mit dieser Unsicherheit umgehen?

„Auf jeden Fall sollten Ingenieure und Architekten mit Ihren Bauherren über Geld reden, und zwar schon bei der Angebotsabgabe und sich in ihren Angeboten nicht nur auf die HOAI beziehen“, rät Stefan Reichert, „es mag auf den ersten Blick ungewohnt sein, aber kalkulieren Sie Ihr Angebot wie jeder Handwerker im Rahmen der Vergabe.“ Und wenn man dann nicht zum Zug kommt, weil ein Kollege billiger anbietet? „Das ist natürlich nicht auszuschließen“, sagt Rechtsanwalt Reichert „aber wenn man von seinen Aufträgen nicht leben kann, bringt das ja auch nichts. Wer lieber beim Gewohnten bleibt, kann natürlich nach wie vor die Honorarsätze der HOAI im Vertrag als Abrechnungsgrundlage vereinbaren.“

Um Streit vorzubeugen rät der Ecovis-Experte folgendermaßen vorzugehen:

1. Machen Sie sich Gedanken, wie viel Geld Sie an einen Planungsauftrag verdienen müssen, um Ihr Büro auskömmlich zu betreiben.
2. Sprechen Sie mit dem Bauherrn frühzeitig über Ihr Honorar – das ist nicht unhöflich, sondern ein Zeichen von Professionalität.
3. Treffen Sie klare Honorarvereinbarungen.

Ein Foto von Stefan Reichert können Sie hier herunterladen:

Corona-Krise: Aktuelle Infos zur Unterstützung von Unternehmen

Die täglich neuen Details zu Bund- und Länderprogrammen für Unternehmen, die von der Corona-Krise betroffen sind, stellen die Ecovis-Unternehmensberater jeden Morgen für Sie im Corona-Newsletter zusammen.

Hier finden Sie aktuelle Hinweise, Infos und Kontaktdaten zum Download:

• Corona-Krise: Aktuelle Unterstützungsmaßnahmen

Capital: Ecovis gehört im privaten Bau- und Architektenrecht zu den besten Anwaltskanzleien 2020

„Anwaltslieblinge“ – so nennt das Magazin Capital die 142 führenden Anwaltskanzleien Deutschlands in seiner Juni-Ausgabe 2020. Empfohlen wurden die Kanzleien von ihren AnwaltskollegInnen. Die Fachanwälte für Bau- und Architektenrecht von Ecovis gehören ebenfalls dazu.

Wie die Ecovis-Rechtsanwälte zu der Auszeichnung kommen?

Das Wirtschaftsmagazin Capital und die Meinungsforscher von Statista in Hamburg haben über 24.000 Rechtsanwälte zwischen dem 8. Oktober und dem 18. November 2019 zu einer Online-Befragung eingeladen. Mehr als 4.000 Anwälte haben geantwortet. Pro Fachbereich konnten die Rechtsanwälte bis zu zehn Kanzleien empfehlen – Eigenempfehlungen waren tabu. Zur Auswahl standen die sechs Rechtsgebiete Banken- und Kapitalmarktecht, Steuerrecht, Insolvenzrecht, privates Bau- und Architektenrecht, Versicherungsrecht sowie Erbrecht. Mit der Nennung, so Capital, bescheinigen die Rechtsanwälte ihren Kollegen Fachwissen und dass sie „vor Gericht das meiste herausholen“.

Die häufigsten Gründe für Streitigkeiten am Bau

„Über die Empfehlung unserer Anwaltskollegen freuen wir uns natürlich sehr“, sagt Baurechtsexperte Stefan Reichert von Ecovis in München. Warum es am Bau oft zum Streit kommt? „Häufig ist die Dokumentation dessen, was tatsächlich am Bau passiert, mangelhaft“, sagt er. „Pläne werden auf Zuruf geändert. So entstehen Mängel oder die Kosten laufen aus dem Ruder. Dann ist der Streit vorprogrammiert.“ Der Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht Reichert ist einer von mehreren Baurechtsexperten bei Ecovis zwischen Rostock und München.

Hier geht es zum Online-Artikel des Magazins Capital.

Zum Blog unserer Baurechtsexperten gelangen Sie hier.

Ein Foto von Ecovis-Rechtsanwalt Stefan Reichert finden Sie hier:

Gesellschafterliste: Welche Fehler Sie vermeiden sollten

Angaben in der Gesellschafterliste müssen korrekt und aktuell sein. Manchmal müssen sich Unternehmen zusätzlich auch ins Transparenzregister eintragen.

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Wochen und Monaten unliebsame Post erhalten: Bußgeldbescheide, die in einigen Fällen 10.000 Euro und mehr betragen konnten. Grund dafür waren Versäumnisse oder Fehler bei Eintragungen in die Gesellschafterliste oder in das 2017 neu geschaffene Transparenzregister.

„In einem besonders drastischen Fall haben wir kürzlich einem unsere Klienten durch Einspruch eine Zahlung über 12.000 Euro erspart“, berichtet Friedhelm Köster, Rechtsanwalt bei Ecovis in Schwerin. Im Normalfall bestehe bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) kein Handlungsbedarf. Die Gesellschafterliste, die als Anhang zum Handelsregister geführt wird und Auskunft über die Gesellschafter einer GmbH sowie deren Gesellschaftsanteile gibt, müsse nur korrekt und aktuell sein. „Wenn die Liste elektronisch abrufbar ist – das kann jedes Unternehmen selbst prüfen – und eventuelle Anteilsübertragungen oder Gesellschafterwechsel eingetragen sind, ist nichts zu befürchten“, erläutert Köster.

Wann Bußgelder erhoben werden

Wer aber geschlafen hat, dem drohen möglicherweise teure Überraschungen. Denn fehlerhafte Meldungen, nicht mitgeteilte Wohnungswechsel oder Namensänderungen ziehen Bußgelder nach sich, deren Höhe sich nach der Unternehmensgröße richtet, aber auch danach, ob ein Vorsatz vorliegt oder das Versäumnis nur auf Leichtfertigkeit beruht. Handelt es sich um Wiederholungstäter oder einen systematischen Verstoß, dann wird es meist noch teurer. Bei Versäumnissen schnell reagieren Köster empfiehlt, die Einträge regelmäßig zu überprüfen, gegebenenfalls sogar eine zusätzliche Eintragung ins Transparenzregister ins Auge zu fassen. „Wer Fehler feststellt, sollte möglichst sofort reagieren.“ An den Kosten dürfte das nicht scheitern. Sie liegen im Normalfall im dreistelligen Euro- Bereich. Wenn Handlungsbedarf besteht, sollte man auf einen Notar oder Rechtsanwalt zurückgreifen. Selbst wenn schon ein Bußgeldbescheid vorliegt, ist noch nicht alles verloren, vor allem dann nicht, wenn nachgewiesen werden kann, dass man schon tätig geworden ist.

Eine zusätzliche Eintragung ins Transparenzregister erübrigt sich in den meisten Fällen. Anders ist es, wenn eine Eintragung in die Gesellschafterliste nicht eindeutig ist, etwa bei Holdingstrukturen, Treuhandverhältnissen oder bei der Zusammenrechnung von Beteiligungen in Poolverträgen. „Dann muss eine zusätzliche Eintragung im Transparenzregister erfolgen“, sagt Köster.

Muss immer aktuell sein: die Gesellschafterliste

• Vorname, Name, Geburtsdatum, Wohnort
• Nennbetrag der Geschäftsanteile
• Laufende Nummer des Geschäftsanteils
• Beteiligung am Stammkapital der Gesellschafter in Prozent
• Gesamtumfang der Beteiligung
• Gesellschafter, die selbst Handelsgesellschaften sind: Firmenname, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer
• GbR-Gesellschafter: Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort

Friedhelm Köster, Rechtsanwalt bei Ecovis in Schwerin

Brexit: Was Sie zu Limited-Gesellschaften und Umsatzsteuer wissen sollten

Der Brexit ist da. Vor allem Limited-Gesellschaften müssen schon jetzt handeln. In Sachen Umsatzsteuer und Zollfragen gilt aber noch eine Übergangsfrist bis Ende 2020.

Seit 31. Januar 2020 ist der Brexit Wirklichkeit. In vielen Fällen gilt eine Übergangsfrist bis zum Jahresende. Doch Betriebe in der Rechtsform einer Limited-Gesellschaft müssen jetzt schon handeln. Unternehmen konnten bisher im Rahmen der Niederlassungsfreiheit im Vereinigten Königreich Gesellschaften mit Haftungsbeschränkung, etwa mit einem Grundkapital von nur einem Pfund Sterling, gründen und anschließend ohne Haftungsrisiko in Deutschland tätig sein. Das ist bald nicht mehr möglich. Denn laut Bundesgerichtshof (BGH) gilt die Haftungsbeschränkung für solche Gesellschaften in Deutschland nur, solange UK Mitglied der EU ist. Mit dem Brexit droht die Gefahr, dass die deutsche Rechtsordnung die Limited als haftungsbeschränkte Rechtsform nicht mehr anerkennt und ihre Gesellschafter persönlich haften.

„Noch ist kein Grund zur Panik“, sagt Hannes Wunderlich, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Ecovis in München. „Es ist noch genug Zeit.“ Das international tätige Ecovis- Netzwerk ist auf alle Themen im Zusammenhang mit dem Brexit vorbereitet. Seit dem EU-Referendum der Briten 2016 ist das Thema schließlich auf der Tagesordnung.

Sorgenkind Limited-Gesellschaft

Vor allem für die rund 8.200 Limited-Gesellschaften deutscher Unternehmen sowie die 2.635 Limited & Co. KG besteht aber Handlungsbedarf. „Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Umwandlung. Wir bieten Klienten auch an, den Gesamtprozess in Deutschland und UK zu organisieren“, sagt Thomas Schinhärl, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht bei Ecovis in Regensburg. Es geht nicht nur darum, (notarielle) Verträge vorzubereiten und abzuschließen. Es sind auch Dokumente zu übersetzen, zu beglaubigen und bei deutschen und britischen Registergerichten einzureichen und einzutragen. „Das kann sich durchaus über ein halbes Jahr hinziehen“, weiß Schinhärl. Auf bis zu 15.000 Euro pro Land veranschlagt er die gesamten Kosten. Das hängt aber immer vom Einzelfall ab und von den Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Es empfiehlt sich, fachlichen Beistand zu haben, um nichts zu übersehen. Ecovis etwa hat die eigenen Klienten schon vor längerer Zeit angeschrieben. Viele Betroffene haben bisher aber abgewartet, vermutet Wunderlich. „Sie sollten nun handeln.“

Wie es mit Zoll und Umsatzsteuer weitergeht

Eine Übergangsfrist für mögliche Zölle und die Umsatzsteuer gilt ohne Änderungen bis Jahresende. Das bedeutet: „UK wird noch als vollwertiges EU-Mitglied behandelt, als Teil des EU-Binnenmarkts und der EU-Zollunion“, sagt Wunderlich. Lieferungen von und auf die Insel sind zollfrei. Umsatzsteuerrechtlich gilt weiterhin das EU-Recht mit seinen Vergünstigungen. Wie es konkret weitergeht, ist aber noch unklar. „Die Zeit bis zum Jahresende sollten Sie nutzen, um mit dem Berater die geschäftlichen Beziehungen zum Vereinigten Königreich zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen“, empfiehlt Ecovis-Rechtsanwalt Wunderlich.

Thomas Schinhärl, Rechtsanwalt bei Ecovis in Regensburg

Hannes Wunderlich, Rechtsanwalt bei Ecovis in München

Trotz bezahlter Beiträge für die Betriebsschließungsversicherung wollen Versicherer nicht zahlen

Mit einer Betriebsschließungsversicherung wollen sich Unternehmer für den Ernstfall absichern. Die Corona-Pandemie ist der Ernstfall. Doch jetzt wollen Versicherer nicht zahlen. Ecovis-Rechtsanwältin Heidi Regenfelder in München erklärt, warum sich Betroffene wehren sollten und wie sie zu ihrem Recht kommen.

Am 23. März 2020 mussten Hotels und Gastronomiebetriebe schließen. Das hatten die Bundesländer auf Grundlage des Infektionsschutzgesetzes angeordnet. Doch die Kosten für Strom, Personal oder Pacht liefen weiter. Da greift, so dachten die Gastronomen, ihre Versicherung. Doch weit gefehlt. „Zahlreiche Versicherer lehnen Leistungen an ihre Vertragspartner ab“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Heidi Regenfelder in München.

Warum Versicherungen nicht zahlen wollen

Die Versicherer meinen, dass Betriebsschließungsversicherungen bei einer behördlich angeordneten Schließung nicht greifen. Die Begründung:

• Die Schließung wegen Covid-19 ist eine nicht versicherte Präventionsmaßnahme.
• Das neuartige Corona-Virus fällt nicht unter die meldepflichtigen Krankheiten der Betriebsschließungsversicherung.
• Die Gastronomie- und Beherbergungsbetriebe sind nicht völlig geschlossen, weil sie ja Speisen und Getränke verkaufen dürfen.

Diese Sichtweise sorgte bei Versicherungskunden und -maklern für massive Empörung. Anfang April gab es einen Deal zwischen dem Bayerischen Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA), dem Bayerischen Wirtschaftsministerium und der Versicherungswirtschaft. Verkauft wurde der Deal als „Bayerische Lösung“. „Das fürchterliche an diesem Deal ist, dass viele Versicherer ihn tatsächlich bundesweit so anwenden“, sagt Rechtsanwältin Regenfelder. Zu den Versicherungen, die die Bayerische Lösung mittragen, gehören laut Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft die Allianz, Gothaer, Haftpflichtkasse VVAG, Nürnberger Versicherung, Signal-Iduna, Versicherungskammer Bayern, Zurich Gruppe Deutschland und die HDI Versicherung AG.

Was genau „gedealt“ oder in der Bayerischen Lösung vereinbart wurde

Die Versicherungen sollen freiwillig zehn bis 15 Prozent der im Versicherungsvertrag vereinbarten Tageshöchstentschädigung ohne Prüfung an die Geschädigten für maximal 30 Tage zahlen. Auf staatliche Unterstützungsmaßnahmen wie Kurzarbeitergeld oder Soforthilfen soll die kleine Finanzspritze nicht angerecht werden, außer die Versicherten nehmen Versicherungsleistungen außerhalb dieser Bayerischen Lösung in Anspruch. Dann besteht das Risiko, dass staatliche Leistungen angerechnet werden. „Für die meisten Gastronomen deckt diese Ersatzleistung allerdings nur einen Bruchteil ihrer Einbußen ab. Dieser Deal ist ein fauler Kompromiss, der nur den Versicherungen zugutekommt“, sagt Regenfelder.

Jeder Einzelfall ist genau zu prüfen

Der in Bayern geschlossene Deal zwischen Versicherern, Dehoga und Wirtschaftsministerium ist für Unternehmer nicht verbindlich. Für die beteiligten Versicherer handelt es sich aber um eine Untergrenze, von der sie nicht abweichen können. „Betriebe können jedoch frei entscheiden, ob sie das Angebot annehmen oder ihre Ansprüche aus ihrem Versicherungsvertrag durchsetzen wollen“, sagt Rechtsanwältin Regenfelder. Sie rät Unternehmern, die ihre vollen Ansprüche geltend machen wollen, dass sie schnellstmöglich den Schadensfall ihrer Versicherung melden, „denn Versicherer haften normalerweise nur für zwölf Monate ab Beginn der Betriebsunterbrechung.“ Dazu gehört eine detaillierte Aufstellung des entstandenen Schadens, inklusive der fortlaufenden Kosten, wie Lohn- und Stromkosten.

Ganz egal, wofür sich Betroffene entscheiden: „Unternehmer sollten sich genau überlegen, ob sie wirklich dieses Angebot annehmen“, warnt die Ecovis-Expertin und ergänzt „Verändert das Angebot den bestehenden Versicherungsschutz oder hebt ihn sogar auf, dann sollten die Versicherungsnehmer die Finger davon lassen!“

Wann sich die Auseinandersetzung mit der Versicherung lohnt

Wer wissen will, ob sich die Auseinandersetzung mit seinem Versicherer lohnt, sollte die Versicherungsbedingungen ganz genau lesen und ins Kleingedruckte schauen. Denn es gibt einige Kriterien, die für die Bewertung der rechtlichen Erfolgsaussichten wichtig sind.

• Sind in dem konkreten Versicherungsvertrag nur Betriebsschließungen infolge namentlich genannter meldepflichtiger Krankheiten versichert oder Betriebsschließungen infolge aller meldepflichtigen Krankheiten im Sinne des Infektionsschutzgesetzes in seiner jeweils aktuellen Fassung? Die Verordnung vom 1. Februar 2020 sagt, dass der Verdacht einer Erkrankung, die Erkrankung sowie der Tod nach einer Infektion mit Covid-19 ausdrücklich meldepflichtig sind.
• Sind nur vollständige Betriebsschließungen oder auch Betriebsbeschränkungen versichert?
• Sind Ausschlüsse vereinbart, die die Deckung infrage stellen? Hier wäre zu prüfen, ob beispielsweise eine generalpräventive, also allgemeine Betriebsschließung, ausdrücklich im Kleingedruckten ausgeschlossen ist. Ist dies nicht der Fall, sind derartige Fälle grundsätzlich mitversichert und es sind 100 Prozent der vereinbarten Tagessätze auszuzahlen.
• Wurde eine Pandemiedeckung vereinbart oder Seuchen und/oder Infektionskrankheiten ausdrücklich als versichertes Risiko benannt?

„Wie immer in rechtlichen Angelegenheiten kommt es auf den Einzelfall an“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Regenfelder, „wer meint, dass seine Versicherung zahlen sollte, sollte auf jeden Fall zuvor von einem Experten den Versicherungsvertrag prüfen lassen. Nur wenn es der Vertrag hergibt, kann sich ein Rechtsstreit für die Versicherten finanziell lohnen.“

Ein Foto von Heidi Regenfelder können Sie hier herunterladen:

Ergebnisgestaltung: Nach dem Abschluss ist vor dem Abschluss

Kleiner Gewinn gleich wenig Steuern – daran denken viele beim Jahresabschluss. Aber mit welchem Ergebnis können Unternehmer auch bei Geschäftspartnern oder Banken punkten?

 Der Jahresabschluss stellt Unternehmer immer wieder vor Herausforderungen. Wer vorausplant, den Stichtag nicht aus den Augen verliert und auch während des Jahres immer mal wieder daran denkt, der kann Nerven, Zeit und Geld sparen. Wie also gehe ich unterjährig mit dem Thema Jahresabschluss um?

Kleinrechnen oder groß auftrumpfen?

„Die wichtigste Frage ist: Welches Ergebnisziel will ich haben?“, sagt Katrin Pestner, Steuerberaterin bei Ecovis in Groitzsch. „Na, Steuern runter“, denken da sicherlich viele. Und ein niedriger Gewinn kann Vorteile haben. Denn Unternehmer, die ihre Zahlen im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen müssen, begeben sich mit einem hohen Gewinn mitunter in eine schlechtere Verhandlungsposition mit Geschäftspartnern.

Das sieht anders aus, wenn Bankgespräche anstehen: Wer sich dann von Steuervorteilen gelockt mit dem Jahresabschluss schlechter darstellt, als er ist, hat bei der Kreditvergabe vielleicht weniger gute Karten. „Der unterjährige Blick auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen ist daher besonders wichtig“, erklärt Stefanie Schmidt, Steuerberaterin bei Ecovis in Eisfeld. „Das gibt einen guten Anhaltspunkt, wie ich meinen Jahresabschluss gestalten sollte, um die Steuerlast zu minimieren, ohne meine Außendarstellung zu vernachlässigen.“ Und bei der Gestaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten – abhängig von der Art des Abschlusses.

Mit Zahlungszeitpunkten jonglieren

Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machen, müssen bei ihrer Entscheidung, Gewinne ins eine oder andere Jahr zu schieben, die eigene Progressionsstufe im Blick haben. Zieht das Geschäft also richtig an, kann es sich lohnen, Gewinne lieber vorzuverlegen und im alten Jahr zu versteuern. Ein wichtiger Hebel dabei ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Dabei gilt in der Regel das Zuflussprinzip. Maßgeblich ist also der Zeitpunkt, zu dem das Geld auf dem Konto eingegangen oder abgeflossen ist.

Steuer- und Handelsrecht beachten

Für Unternehmen, die eine Bilanz vorlegen müssen, gelten neben den steuerrechtlichen Regeln auch handelsrechtliche Vorgaben – und die sind manchmal unterschiedlich. Immer gilt jedoch eines: Wer im laufenden Kalenderjahr den Abschluss im Blick behält, hat mehr Möglichkeiten.

Wer seine Bilanz also beispielsweise für ein Bankgespräch aufhübschen möchte, sollte die Eigenkapitalquote beachten. Das gilt besonders bei Entscheidungen, die das Anlagevermögen betreffen. Wer etwa Anlagegegenstände least, hat eine höhere Eigenkapitalquote als bei Fremdfinanzierung.

Auch gewinnabhängige Vergütungen für geschäftsführende Gesellschafter sind ein gutes Instrument, um bei unerwarteten Gewinnen die Steuerlast zu regulieren. „Diese Tantiemen werden steuerlich aber nur anerkannt, wenn sie im Voraus vereinbart wurden und nicht rückwirkend zum Ende des Geschäftsjahrs“, warnt Katrin Pestner.

An den richtigen Schrauben drehen

Mit dem Jahreswechsel werden die Optionen weniger. Um die verbleibenden Bewertungsschrauben zu finden und optimal zu nutzen, lohnt der Gang zum Steuerberater. „Spielräume gibt es bei der Bewertung der Inventur oder auch beim Thema Wertminderung des Anlagevermögens“, sagt Stefanie Schmidt. Während es im Handelsrecht die Pflicht gibt, bei dauerhafter Wertminderung abzuschreiben, besteht im Steuerrecht für das Anlagevermögen ein Wahlrecht. Was aber „dauerhafte Wertminderung“ bedeutet, ist Auslegungssache.

Wertgrenzen beachten

Es kann sich zudem lohnen, von der Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Gebrauch zu machen. Grundsätzlich sind Wirtschaftsgüter, die abnutzbar sind, über den Zeitraum der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abzuschreiben. Ausnahme sind im Steuerrecht die GWG, die sich bereits im Anschaffungsjahr voll abschreiben lassen. Dabei darf der Nettowert pro GWG 800 Euro nicht übersteigen. „Auch ein Investitionsabzugsbetrag kann geltend gemacht werden“, ergänzt Pestner. Habe ich als Unternehmer also die Absicht, im kommenden Jahr eine Anschaffung zu tätigen, kann ich 40 Prozent der geplanten Investition bereits im alten Steuerjahr geltend machen. „Aber auch diese Möglichkeit besteht nur, wenn ich bestimmte Wertgrenzen nicht reiße“, sagt Ecovis-Expertin Pestner. Auch Rückstellungsbewertungen können noch Auswirkungen auf den Jahresabschluss haben. Hier sind ebenfalls steuerliche und handelsrechtliche Unterscheidungen zu berücksichtigen, die vorgeben, ob und in welcher Höhe Rückstellungen möglich sind.

An welchen Bewertungsschrauben gedreht wird und in welche Richtung, das sollte mit dem Steuerberater besprochen werden. Und wer rechtzeitig plant, kann mit besseren Ergebniszielen rechnen und seine künftigen Einkommensteuervorauszahlungen daraufhin anpassen lassen. „Denn es gilt immer: Nach dem Abschluss ist vor dem Abschluss“, sagt Steuerberaterin Schmidt.

Stefanie Schmidt, Steuerberaterin bei Ecovis in Eisfeld

Katrin Pestner, Steuerberaterin bei Ecovis in Groitzsch