Importancia de la confirmación de saldos con terceros clientes y proveedores

El proceso de confirmación de saldos consiste en enviar una consulta por escrito a terceros externos a la entidad respecto a los saldos y transacciones que mantienen con la entidad a una fecha determinada. El principal propósito de este procedimiento es asegurar la exactitud y la integridad de los registros contables.

En general la confirmación de saldos se vincula al proceso de auditoría externa de estados financieros. Esto es así, porque es un procedimiento habitual en el contexto de una auditoria, incluso tratado por una norma específica: la NIA 505. Sin embargo, la confirmación de saldos con terceros, realizada en forma habitual es una actividad que aporta a la buena gestión de créditos y proveedores.

Una confirmación de saldos rutinaria presenta las siguientes ventajas:

• Aumenta la confianza en los registros contables.
• Permite identificar posibles errores en los registros.
• Mejora la eficiencia, principalmente en los procesos de cobranza y pagos.
• Genera una relación fluida con deudores y proveedores.
  Claro está, que todos estos beneficios surgen de un proceso de confirmación de saldos correctamente planificado y ejecutado dentro de un proceso más amplio de conciliación de saldos con clientes y proveedores. Entre otros aspectos habrá que definir:
• Quién o quiénes serán los responsables de llevar adelante el proceso. Si la entidad cuenta con un sector de auditoría interna, debería ser este sector quien lleve adelante todo el proceso, con apoyo de las áreas de cuentas corrientes y compras y pagos. Sin embargo, el hecho de no contar con auditoría interna, no es un impedimento para no llevar adelante el proceso.
• Si se enviará confirmación de saldos al 100% de los clientes y proveedores o si el procedimiento se hará por muestreo. En este último caso, el criterio de selección de la muestra (mayores saldos, clientes/proveedores estratégicos importación/exportación). Otra opción sería alternar clientes y proveedores, de forma de confirmar saldos por lo menos una vez al año con todos.
• Qué información se solicitará se confirme, si solamente saldos, o detalle de facturas, fechas de vencimiento, pagos, entre otros. Asimismo, deberá resolverse qué tipo de confirmación de saldos será enviada: si se adelantarán o no los saldos según los registros de la entidad, o, si por el contrario, se incluirán los saldos en la solicitud de confirmación, aclarar si se espera una respuesta en todos los casos, o solo en caso de desconformidad. Otra opción sería enviar un estado de cuenta y pedir conformidad o disconformidad.

El proceso debe ser sistematizado y debe haber un responsable que compile y controle las respuestas obtenidas. A continuación y para que el proceso tenga sentido, se deberán analizar las respuestas obtenidas. En el caso de haber discrepancias, se deberán analizar partidas conciliatorias. En algunos casos pueden deberse a diferencias temporales en la registración, y en otros pueden ser errores que deberán ser corregidos. El proceso solamente termina una vez que se hayan identificado y analizado las diferencias, y sean registrados los ajustes en caso de corresponder.

Es conveniente que durante el proceso se mantenga la oposición de intereses, y los ajustes que surjan deberán ser siempre autorizados.