Registro de Estados Financieros – Auditoria Interna de la Nación

Recientemente tuvo lugar el vencimiento de las declaraciones juradas anuales ante la DGI de aquellas empresas que finalizan su ejercicio económico al 31 de diciembre de cada año. Como es sabido en Uruguay, un porcentaje mayoritario de las empresas tienen establecida dicha fecha como finalización de sus actividades, por lo que resulta oportuno mencionar una de las principales tareas posteriores que se deben analizar con cada cierre de ejercicio económico.

Luego de que una empresa da por cerrado su balance contable, efectúa la liquidación de impuestos anuales y confecciona sus declaraciones juradas ante la DGI, debe realizar una serie de tareas posteriores para considerar efectivamente finalizado el ejercicio económico. Una de estas tareas es el registro de los Estados Financieros ante la Auditoria Interna de la Nación (AIN).

¿Quiénes están obligados a registrar Estados Financieros?

Se encuentran obligados a registrar Estados Financieros ante la AIN válidamente emitidos, en concordancia con las Normas Contables Adecuadas vigentes en Uruguay, las sociedades comerciales, asociaciones civiles, las fundaciones, las cooperativas, las sociedades y asociaciones agrarias, los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación por el Banco Central del Uruguay y las entidades no residentes que actúen en el país a través de un establecimiento permanente cuando se cumpla al menos una de las siguientes condiciones:

• Los ingresos totales del Estado de Resultados, al cierre de cada ejercicio anual, superen las UI 26.300.000 (unidades indexadas veintiséis millones trescientos mil).
• Cuando obtengan ingresos que superen las UI 4.000.000 (unidades indexadas cuatro millones) al cierre de cada ejercicio anual, siempre que al menos el 90% de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya.

La cotización de la UI que se debe considerar a los efectos del análisis de las condiciones es la vigente al último día del ejercicio en consideración. Asimismo, en caso que el ejercicio abarque un periodo menor a doce meses, los ingresos deberán ser proporcionados a un ejercicio completo.

Plazo de presentación

El plazo para el registro de los Estados Financieros será de 180 días corridos, contados a partir del día siguiente a la fecha de cierre del ejercicio económico. A efectos de facilitar a los contribuyentes el cálculo del plazo, la AIN publica en su página web la fecha de vencimiento para registrar los Estados Financieros de acuerdo a la fecha de cierre de balance. A continuación detallamos los próximos vencimientos:

Sanciones

Multa

El incumplimiento de registrar los Estados Financieros en plazo tendrá como consecuencia la imposición, por parte de la AIN, de las siguientes multas:

• Multa de 2.000 UI (dos mil unidades indexadas)
• En caso de reiterarse el incumplimiento en un período de cinco años calendario, se aplicará una multa de 3.000 UI (tres mil unidades indexadas), que no será acumulable con la establecida en el punto anterior.

Suspensión del certificado anual de la DGI

Una vez notificado el acto de imposición de la multa, la AIN comunicará a la Dirección General Impositiva (DGI) la nómina de aquellos obligados que omitieron registrar sus Estados Financieros, a los efectos de la suspensión de la vigencia del certificado anual.

Recordamos que dicho certificado es el que acredita que los sujetos pasivos que realizan actividades comerciales, industriales, de servicio y agropecuarias, se encuentran al día con sus obligaciones formales y pago de los tributos administrados por la Dirección General Impositiva. La inhabilitación del mismo trae consigo consecuencias diversas sobre la actividad de la empresa, como ser la imposibilidad de despachar mercaderías, imposibilidad de realización de trámites y cobros ante organismos del Estado, entre otras.

Imposibilidad de distribuir utilidades o dividendos

Aquellos obligados, que por su naturaleza puedan distribuir utilidades o dividendos, pero no cumplan con la obligación de registrar su balance en el plazo fijado, no podrán hacerlo hasta tanto cumplan con dicha obligación.

El incumplimiento de la prohibición de distribuir utilidades será pasible de una multa de 125.000 UI (ciento veinticinco mil unidades indexadas) mientras que si se registra un nuevo incumplimiento en un plazo de 5 años, la multa es de 250.000 UI (doscientos cincuenta mil unidades indexadas).

Forma de presentación

La presentación debe ser realizada por vía digital a través del portal de la Central de Balances Electrónica y los Estados Financieros deben ser firmados digitalmente por el representante autorizado de la empresa, y acompañados por certificación y firma digital de Contador Público.

Conclusiones

En resumen, es importante realizar el análisis luego de cerrado el ejercicio económico y tener presente la fecha de vencimiento, dado que en caso de corresponder su presentación la misma implica la ejecución de varios procedimientos que se deben planificar con su debida anticipación, y además como fue mencionado anteriormente, las sanciones son significativas tanto desde el punto de vista económico como operacional.