Preparación de las empresas para ser auditadas
Las empresas que deciden contratar una auditoría externa, ya sea por requerimientos del regulador, del Sistema Financiero o de los propios accionistas o directores, deberían chequear ciertos aspectos de su organización para que el proceso de ser auditado impacte lo menos posible en sus operaciones.
El que una empresa sea auditada, requiere que la misma posea determinadas características, sistemas, procesos e información para proporcionar a los auditores.
Ante la perspectiva del inicio de la primera auditoría, es lógico plantearse qué tipo de documentación se debe preparar. Los auditores van a revisar la información financiera de la compañía.
La base fundamental para el trabajo de auditoría la constituye la información contable, por ello se debe haber previsto este proceso y estar preparado. Con anterioridad a la llegada de los auditores, la empresa debe tener la administración puesta al día y, por supuesto, la contabilidad que va a ser auditada debe estar perfectamente cerrada, es decir todos los hechos económicos reflejados y los ajustes de devengamiento y cierre contabilizados.
Si la empresa no está preparada adecuadamente, el riesgo será que los auditores no queden satisfechos con la evidencia obtenida o que no estén de acuerdo con determinada política contable o que noten algún ajuste material no contabilizado.
En ese caso, el dictamen seguramente tendrá salvedades, lo que si bien es normal que pueda pasar, por lo general no es lo que las empresas desean cuando son auditadas. Para ello entonces, es necesario prepararse.
¿Cómo podemos prepararnos para la primera auditoria?
Una opción es que internamente tratemos de tener la información contable al día y un ambiente de control interno adecuado, entre otras cosas. Para ello deberemos saber qué es lo que necesitará el auditor, analizar las políticas contables utilizadas, etc., siempre que la empresa tenga los recursos internos necesarios para ello.
Otra opción es contratar a un auditor que revise nuestra empresa, con el objetivo no de emitir un dictamen de auditoria, sino de realizar ciertos procedimientos que ayuden a recibir a los auditores cuando vengan específicamente a realizar el trabajo de emisión del dictamen. Puede ser el mismo auditor que para un ejercicio lo seleccionamos con la modalidad de revisor o para diagnosticar qué tan preparada esta la empresa para ser auditada y luego ese mismo auditor u otro puede efectuar el trabajo con la casa en orden.
Si bien lo normal es que el auditor le indique a la empresa qué información precisa antes de iniciar su trabajo para que con esa información inicie su tarea de revisión de forma más eficiente, puede suceder que no lo haga. En ese caso, se deberá pedir la lista de información que necesitará el auditor y este proceso puede ayudar a ordenar la información, pero puede ser tarde en cuanto a la definición de políticas contables, cierres, ajustes, etc.
En resumen
Con anterioridad a la llegada de los auditores para el inicio de su trabajo, la empresa debe tener la administración puesta al día y la contabilidad que va a ser auditada debe estar cerrada.
El auditor necesita una serie de documentación contable básica para realizar su trabajo, que es conveniente que esté preparada con anterioridad a la fecha de inicio del trabajo de auditoría. Este listado constituirá un check-list de información a comprobar.
La documentación necesaria variará de una empresa a otra, pero, a modo de ejemplo, lo ideal sería que la empresa prepare y tenga a disposición–con anterioridad al inicio de la auditoría– una copia de la constitución y modificación de estatutos sociales, balancete de saldos con apertura adecuada, estados financieros que incluyan estado de situación, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y notas explicativas, libros de actas de Asamblea y Directorio al día, libros legales copiados, conciliaciones de todos los saldos, principales contratos, etc.
Contact: Marcelo Caiafa
