La importancia de la administración del capital de trabajo
Para la mayoría de las empresas la adecuada administración de su capital de trabajo es vital, considerando que acceder a fondos a través de nueva deuda o aportes de capital no siempre es sencillo. En la medida en que la disponibilidad de caja es importante para desarrollar las operaciones y aprovechar eventuales oportunidades de crecimiento que puedan surgir, las compañías deben procurar optimizar el manejo del capital de trabajo.
¿Qué es el capital de trabajo?
A pesar de que la definición técnica que establece que el capital de trabajo es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente parece bastante sencilla, comprender realmente el concepto y sus implicancias, puede no serlo tanto.
Bajo la mencionada definición, el capital de trabajo permite mostrar cuánto de los activos más líquidos de la empresa (fundamentalmente caja, cuentas al cobro e inventarios) están disponibles para cumplir con las obligaciones de corto plazo (fundamentalmente las deudas comerciales, las financieras de corto plazo y otras deudas operativas, como el pago de remuneraciones e impuestos):
Capital de trabajo = Activos Corrientes (caja, cuentas al cobro, inventarios, etc.) – Pasivos Corrientes (deudas comerciales, deudas financieras de corto plazo y otras deudas, incluyendo remuneraciones e impuestos)
Observando la definición anterior puede notarse como el capital de trabajo está influenciado por elementos exclusivamente de corto plazo. Sin perjuicio de ello, y teniendo en cuenta conceptos contables básicos que establecen que el activo de una empresa es la suma del pasivo y el patrimonio, el capital de trabajo también puede definirse de la siguiente manera:
Capital de trabajo = patrimonio + pasivo no corriente (fundamentalmente deudas financieras y otro financiamiento de largo plazo) – inversiones permanentes (principalmente propiedad, planta y equipo).
La definición anterior de capital de trabajo involucra únicamente conceptos de largo plazo, y permite un entendimiento complementario del mismo; en este sentido, se presenta el capital de trabajo como el monto de recursos permanentes de la empresa (capital y deuda de largo plazo) que se destina al financiamiento de los activos corrientes de la compañía.
¿Es suficiente una evaluación del capital de trabajo en términos monetarios?
En términos generales, se supone que cuando el capital de trabajo es positivo (es decir que el activo corriente es superior al pasivo corriente), la empresa no debería enfrentar problemas en el corto plazo para cumplir con sus obligaciones; esto porque de acuerdo a la definición dada antes, el capital de trabajo es positivo cuando los activos de mayor liquidez (caja, cuentas al cobro, inventarios) superan el monto de las obligaciones de corto plazo (deudas comerciales, financieras de corto plazo y otras deudas como sueldos e impuestos).
Pero debe tenerse en cuenta que la evaluación del capital de trabajo en términos monetarios no es suficiente, porque los plazos previstos para el ingreso de caja a la empresa pueden ser distintos a los previstos para los desembolsos. A efectos ilustrativos, supóngase un sencillo ejemplo donde una empresa efectuó una venta de $ 100.000 a 90 días para la cual debió comprar mercadería a un proveedor por $ 50.000 a 60 días. Si esta fuese la única operación de la compañía, ésta presentaría un capital de trabajo positivo (100.000 – 50.000) pero enfrentaría problemas para cumplir con su obligación, puesto que debería afrontar el pago al proveedor en forma previa a recibir los ingresos por la venta efectuada.
Por lo tanto, el estudio del capital de trabajo de la empresa debe realizarse desde el punto de vista monetario y analizando el calce de plazos entre ingresos y egresos previstos, para lo cual es útil el uso de herramientas como el cálculo del ciclo operativo, los ciclos de conversión de caja y financieros, el plazo medio de realización del activo, etc.
¿Más es siempre mejor?
A priori, desde el punto de vista monetario, es deseable que los activos más líquidos de la empresa sean suficientes para cubrir las obligaciones de corto plazo, es decir, que el capital de trabajo sea positivo. En una visión más “tradicional” se supone el capital de trabajo como un elemento positivo de la empresa, en el entendido de que cuanto mayor es el mismo, más facilidad tendrá la compañía para hacer frente a sus obligaciones. Desde el punto de vista de un proveedor o prestamista, cuanto más capital de trabajo tenga el cliente, mejor.
Desde un enfoque más contemporáneo, el capital de trabajo no se visualiza como un elemento positivo, sino que se piensa en mantener exclusivamente el necesario para desarrollar las operaciones. Esto es así porque normalmente los activos corrientes por sí mismos no contribuyen en nada a la rentabilidad de la empresa. Ese es el caso de la caja, de las cuentas al cobro y de los inventarios, que generan ingresos solamente cuando consiguen ser vendidos por encima del costo y no simplemente por mantenerlos. Inclusive un capital de trabajo muy elevado puede estar reflejando dificultades tales como inventarios deteriorados o de poca rotación, problemas en la gestión de cobranza o cuentas incobrables, etc.
Elementos que inciden en la gestión del capital de trabajo
Cualquier compañía debería intentar optimizar su capital de trabajo, teniendo en cuenta el costo elevado que puede representar acceder a fondos adicionales, ya sea propios o a través de financiamiento externo. En este sentido, una adecuada gestión del capital de trabajo puede permitir “liberar” fondos que se necesitan no solamente para la operativa diaria, sino eventualmente para financiar el crecimiento, reducir el endeudamiento, disminuir costos y remunerar a los accionistas o propietarios.
Si bien existen múltiples técnicas y elementos a considerar para optimizar la gestión de la caja, a continuación comentaremos algunos puntos vinculados al manejo de las cuentas al cobro, los inventarios y las cuentas por pagar.
En lo que respecta a la cuentas al cobro, es importante establecer políticas vinculadas a la facturación y al cobro posterior. Muchas empresas poseen tales políticas pero no las hacen cumplir, priorizando la venta y descuidando aspectos como el otorgamiento de descuentos excesivos, extensión de los términos de pago pactados, concreción de operaciones que superan límites de riesgo crediticio pactados con tal de conseguir negocios nuevos, etc. Simplemente una mala gestión de cobro que haga que los clientes paguen sus deudas vencido el plazo acordado, puede ocasionar que la empresa deba aumentar su endeudamiento (con el costo que esto significa) para poder cumplir sus propias obligaciones, o que no tenga los recursos necesarios para afrontar el crecimiento o para distribuir fondos a sus propietarios.
Con respecto a los inventarios, muchas veces estos representan uno de los componentes más relevantes en el balance de una compañía. Es clave poder determinar lo más afinadamente posible el inventario suficiente para cubrir la demanda sin afectar el flujo de caja de la empresa. Para lo anterior es muy importante contar con sistemas informáticos y procesos que permitan una adecuada gestión del inventario, incluyendo cálculos de niveles a mantener en función de la demanda prevista, etc. La compra excesiva por temor a perder ventas o la compra de grandes volúmenes (de dificultosa venta posterior) para aprovechar descuentos, son algunos de los errores más comunes a la hora de tomar decisiones con respecto a los inventarios.
En relación a las cuentas por pagar, si bien a priori extender los plazos de pago lo máximo posible podría parecer la mejor estrategia, esto puede ocasionar problemas. Demorar los pagos recurrentemente puede provocar una caída en la calidad de la respuesta del proveedor, que procure negociar términos de pago más onerosos para compensar los atrasos, etc. Por otro lado es frecuente que los proveedores otorguen beneficios por pronto pago, como descuentos adicionales. Es importante elaborar una estrategia que permita analizar cada caso en particular, poniendo especial atención en detectar todas las oportunidades de beneficios financieros como descuentos; asimismo, establecer procesos con adecuados controles que eviten recargos por pagos fuera de plazo, pagos duplicados, desembolsos por montos inferiores o superiores a los que corresponden, etc.
Conclusiones
La gestión del capital de trabajo atraviesa toda la empresa en la medida en que está vinculada a múltiples funciones que se desarrollan dentro de ella, incluyendo facturación y cobranza, producción y manejo de inventarios, compras y pagos a proveedores, etc. Es importante establecer una estrategia formal para la optimización del capital de trabajo, incluirla en los procesos internos y comunicarla a toda la organización. Esto incluye también establecer indicadores que puedan ser medidos y evaluados para monitorear que las políticas, normas y procedimientos adoptados efectivamente se están cumpliendo.
