Desafíos y buenas prácticas a la hora de elaborar un flujo de caja proyectado

Qué es y por qué es importante

El flujo de caja proyectado es la posición de caja futura de la empresa, para un período dado. Se elabora el mismo a través de un proceso que consiste en estimar las entradas y salidas futuras de caja de la compañía.

Cuando se realiza en forma adecuada, la previsión de efectivo ayuda a las empresas a predecir sus finanzas futuras. Es una herramienta fundamental para identificar posibles excedentes o faltantes de efectivo y esa información es clave para tomar decisiones estratégicas adecuadas, y, sobre todo, en tiempo y forma.

Qué problemas suelen surgir a la hora de elaborar el flujo de caja proyectado

Es muy frecuente que las empresas confeccionen el flujo de caja proyectado a través de un proceso extremadamente manual. En ese contexto, es habitual la utilización de planillas electrónicas, donde se ingresan los movimientos de ingresos y egresos previstos uno a uno. Por tratarse de un proceso poco flexible, suelen enfrentarse numerosas dificultades, incluyendo:

• La posibilidad de introducción de errores producto del ingreso manual de datos.
• El alto costo de mantenimiento.
• La pérdida de tiempo ocasionada por el múltiple ingreso de los mismos datos (en el sistema contable y en la planilla electrónica.)
• La complejidad para emitir reportes adecuados por errores en el diseño de la planilla.

Algunas recomendaciones para mejorar el flujo de caja proyectado

Dejando de lado la utilización de software específico para la elaboración del flujo de caja proyectado, existen algunas técnicas que pueden ayudar en su confección y mantenimiento, las que mencionamos brevemente a continuación:

Automatización e integración

Uno de los puntos más problemáticos es la elaboración manual del flujo de caja. Aquí es interesante recodar el potencial que tiene la automatización de las planillas electrónicas; a través de ella, pueden elaborarse herramientas que de manera sencilla y eficiente recojan información del sistema contable -y otros como cuentas bancarias- de la empresa y volcarla al flujo, sin necesidad de ingreso manual.

Reportes consistentes

Es importante definir detalladamente el alcance de los diferentes reportes que se van a necesitar en relación con los flujos de caja proyectados, contemplando a todas las partes interesadas, incluyendo responsables financieros, gerencia general, etc. Esto debe hacerse idealmente al inicio, de modo de que el diseño de las planillas incluya la recolección de todos los datos necesarios para elaborar los referidos informes.

Plazos

Idealmente, la planilla de flujos de caja debería permitir emitir reportes considerando distintos períodos. Típicamente, deberían considerarse al menos 3 horizontes temporales:

• Corto plazo: 30 días de proyección que permiten tener un panorama diario detallado de los ingresos y egresos de fondos esperables para el próximo mes.
• Mediano plazo: Entre 1 y 6 meses de proyecciones, o hasta 12 meses. Este enfoque permite ver un promedio de la posición de caja esperada para ese plazo, en lugar del detalle diario del reporte de corto plazo.
• Largo plazo: Típicamente cubre períodos mayores a 1 año. Aunque requiere la estimación de flujos más lejanos en el tiempo -y por ende menos precisos- permite una mirada más estratégica, incorporando flujos relacionados con inversiones y financiamiento de más largo plazo.

Comparar real vs. presupuestado

Una de las herramientas fundamentales para mejorar las proyecciones de caja futuras es comparar el presupuesto contra lo real. Analizar las variaciones permitirá ajustar las estimaciones futuras para obtener mejores proyecciones.

Uso de escenarios y análisis de sensibilidad

Una vez elaborado un flujo de caja base que considere el escenario más probable en cuanto a ingresos y egresos, es importante someter los pronósticos a un análisis de sensibilidad. El mismo debería considerar el efecto en la posición de caja frente a variaciones de los ingresos previstos, costos, riesgos cambiarios, tasas de interés, tendencias del mercado, competidores y condiciones económicas. Esto dará como resultado varios escenarios hipotéticos de previsión de efectivo para los que las empresas pueden prepararse. Para lograr esto más eficientemente, nuevamente puede recurrirse a las posibilidades que brinda la automatización de las planillas electrónicas, sin necesidad de recurrir a software especializado.