BFH-Urteil: Kostenschätzung macht Anwendung der Fahrtenbuchmethode unzulässig

Wer sich für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs für seinen Dienstwagen entscheidet, muss alle Kosten einzeln und mit Belegen nachweisen – so der Grundsatz. Anders als bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs für Dienstreisen ist daher eine Schätzung der Kraftstoffkosten nicht zulässig. Für Klarheit sorgt nun ein Urteil des Bundesfinanzhof (BFH): Eine Schätzung nicht belegmäßig nachgewiesener Aufwendungen – im Urteilsfall der Treibstoffkosten – schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ohne „Wenn und Aber” aus.

Steuerliche Anforderungen bei der privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen

Für Dienstwagen, die auch privat genutzt werden, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Hierfür stehen zwei Berechnungsmethoden zur Verfügung: Eine genaue Aufteilung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten durch ein detailliertes Fahrtenbuch oder die pauschale 1-Prozent-Regelung. Sollen die tatsächlichen Kosten angesetzt werden, ist ein sorgfältig und lückenlos geführtes Fahrtenbuch unerlässlich, da die Anforderungen des Finanzamtes sehr hoch sind. Dies zeigen immer wieder Fälle aus der Vergangenheit, in denen die Fahrtenbücher als „nicht ordnungsgemäß“ bewertet wurden.

BFH-Urteil zur Schätzung von nicht nachgewiesenen Kosten

Im Streitfall überließ die Klägerin zwei Arbeitnehmern Firmenfahrzeuge, die diese auch für private Zwecke nutzten und Fahrtenbücher führten. Das Finanzamt stellte jedoch fest, dass bei der Berechnung der tatsächlichen Treibstoffkosten Schätzwerte für den Verbrauch der Fahrzeuge und die Treibstoffpreise verwendet wurden, da die Fahrzeuge an einer betrieblichen Zapfsäule ohne Mengen- und Preisanzeige betankt worden waren. Das Finanzamt ermittelte daraufhin den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung der Firmenwagen pauschal nach der Ein-Prozent-Methode.

Der Bundesfinanzhof entschied, dass dies gerechtfertigt ist, da nach Auffassung der Richter eine Schätzung der nicht durch Belege nachgewiesenen Kosten bei auch zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ausschließt (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).

Vermeidung von Schätzungen der nicht belegten Kosten

Mit anderen Worten: Das Urteil des Bundesfinanzhofs bedeutet, dass eine Schätzung der nicht durch Belege nachgewiesenen Kosten für die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ausschließt. Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen sollten daher alle Kostenbelege ordnungsgemäß aufbewahren und das Fahrtenbuch sorgfältig führen, um eine Schätzung der Kosten zu vermeiden.

Es kann auch hilfreich sein, wenn Arbeitgeber:innen die Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß geführt wird und alle notwendigen Angaben enthält.

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