Krajowy System e-Faktur (KSeF) to inicjatywa wprowadzona w Polsce, kt\u00f3ra zrewolucjonizuje proces wystawiania i odbioru faktur VAT. System zosta\u0142 uruchomiony w styczniu 2022 roku w formie fakultatywnej, a jego obligatoryjne zastosowanie ma rozpocz\u0105\u0107 si\u0119 od lipca 2024 roku.<\/strong><\/p>\n Jednym z g\u0142\u00f3wnych wyzwa\u0144, przed kt\u00f3rymi stoj\u0105 obecnie firmy, jest budowanie w\u0142asnych narz\u0119dzi lub znalezienie gotowych rozwi\u0105za\u0144, kt\u00f3re spe\u0142ni\u0105 wszystkie kryteria zgodno\u015bci z wymogami e-fakturowania oraz integrowanie ich z funkcj\u0105 podatkow\u0105.<\/p>\n Wdro\u017cenie nowego systemu e-fakturowania wymaga dostosowania go do okre\u015blonych standard\u00f3w, takich jak struktury dokument\u00f3w, oraz rejestracji dokument\u00f3w na platformie rz\u0105dowej. To mo\u017ce stanowi\u0107 wyzwanie dla wielu przedsi\u0119biorc\u00f3w, zw\u0142aszcza dla du\u017cych organizacji, kt\u00f3re maj\u0105 setki tysi\u0119cy dokument\u00f3w do przetworzenia w nowym formacie.<\/p>\n Celem tego artyku\u0142u jest wyja\u015bnienie podstawowych wyzwa\u0144 zwi\u0105zanych z wdro\u017ceniem KSeF oraz przedstawienie rozwi\u0105za\u0144 i pomocy w przygotowaniu firm do nowych obowi\u0105zk\u00f3w. Autorzy artyku\u0142u podkre\u015blaj\u0105 najwa\u017cniejsze czynniki sukcesu, kt\u00f3re s\u0105 kluczowe dla prawid\u0142owego wdro\u017cenia nowego procesu e-fakturowania.<\/p>\n Krajowy System e-Fektur zosta\u0142 oficjalnie uruchomiony 1 stycznia 2022 roku. Faktury ustrukturyzowane s\u0105 wystawiane przez podatnik\u00f3w za po\u015brednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finans\u00f3w, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten s\u0142u\u017cy do wystawiania, odbioru oraz przechowywania faktur.<\/p>\n Pocz\u0105tkowo korzystanie z systemu KSeF by\u0142o fakultatywne, z uwagi na du\u017ce braki regulacyjne oraz pe\u0142no nie\u015bcis\u0142o\u015bci technicznych. Dopiero naj\u015bwie\u017csza zmiana projektu ustawy, wprowadzi\u0142a rozwi\u0105zania, o kt\u00f3re apelowano w toku konsultacji spo\u0142ecznych. W zwi\u0105zku z tym termin na wprowadzenie obowi\u0105zku stosowania systemu do wszystkich faktur VAT w polskim obrocie gospodarczym wyd\u0142u\u017cono p\u00f3\u0142 roku do dnia 1 lipca 2024 r.<\/p>\n Chocia\u017c termin wydaje si\u0119 odleg\u0142y nie nale\u017cy zapomina\u0107 o skali zmian i ogromu przygotowa\u0144 nie tylko technicznych, lecz r\u00f3wnie\u017c merytorycznych \u2013 w szczeg\u00f3lno\u015bci w zakresie kwestii podatkowych. jakie podatnik b\u0119dzie musia\u0142 wprowadzi\u0107, \u017ceby pozosta\u0107 w zgodno\u015bci z nowymi wymogami.<\/p>\n Poni\u017cej przedstawiamy prawno-podatkowe za\u0142o\u017cenia systemu, jego praktyczne wyzwania, z jakimi podatnik b\u0119dzie musia\u0142 si\u0119 zmierzy\u0107, by nie dopu\u015bci\u0107 do powstania ryzyka podatkowego w zwi\u0105zku z niew\u0142a\u015bciwym stosowaniem systemu KSeF.<\/p>\n Na podatnika, kt\u00f3ry wbrew obowi\u0105zkowi nie wystawi\u0142 faktury przy u\u017cyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wystawi\u0142 faktur\u0119 niezgodnie z udost\u0119pnionym wzorem, czy te\u017c nie przes\u0142a\u0142 w terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, naczelnik urz\u0119du skarbowego nak\u0142ada kar\u0119 pieni\u0119\u017cn\u0105. Kara ta mo\u017ce wynie\u015b\u0107 do 100% wysoko\u015bci kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku \u2013 kar\u0119 pieni\u0119\u017cn\u0105 wynosz\u0105c\u0105 do 18,7% wysoko\u015bci kwoty nale\u017cno\u015bci og\u00f3\u0142em wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.<\/p>\n Organy podatkowe maj\u0105 pe\u0142ny dost\u0119p do danych w KSeF.<\/u><\/p>\n Od 1 lipca 2024 r. organy podatkowe b\u0119d\u0105 mia\u0142y wgl\u0105d w bardzo szczeg\u00f3\u0142owe dane transakcji na bie\u017c\u0105co \u2013 w momencie wystawienia faktury. Nale\u017cy zadba\u0107 o rzetelno\u015b\u0107 i staranno\u015b\u0107 przy przekazywaniu danych w ramach e-faktur, a tak\u017ce weryfikowa\u0107 merytoryczne poprawnie, zgodne z przepisami ustawy o VAT.<\/p>\n Wraz z informacjami p\u0142yn\u0105cymi z JPK, dysponuj\u0105c odpowiednimi narz\u0119dziami analitycznymi mo\u017cna bardzo precyzyjnie wy\u0142apywa\u0107 nieprawid\u0142owo\u015bci w rozliczaniu VAT.<\/p>\n Przej\u015bcie na nowy system fakturowania wymaga nie tylko zmian technologicznych ale r\u00f3wnie\u017c biznesowych oraz proceduralnych. Nie mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c zapomnie\u0107 o warstwie zgodno\u015bci raportowanych danych z regulacjami prawno-podatkowymi (urz\u0119dy skarbowe mog\u0105 wykorzystywa\u0107 dane przy potencjalnej kontroli lub czynno\u015bciach sprawdzaj\u0105cych).<\/p>\n Partnerstwo pomi\u0119dzy Ecovis i Pagero pozwala na p\u0142ynn\u0105 integracj\u0119 proces\u00f3w ksi\u0119gowych i fakturowania. Oznacza to, \u017ce firmy mog\u0105 efektywniej i bezpieczniej zarz\u0105dza\u0107 swoimi procesami fakturowania, zmniejszaj\u0105c ryzyko wyst\u0105pienia b\u0142\u0119d\u00f3w. \u0141\u0105cz\u0105c wiedz\u0119 i technologi\u0119, Ecovis i Pagero stworzy\u0142y skuteczn\u0105 platform\u0119 wsp\u00f3\u0142pracy, kt\u00f3ra mo\u017ce pom\u00f3c firmom ka\u017cdej wielko\u015bci usprawni\u0107 ich dzia\u0142alno\u015b\u0107 poprzez zapewnienie kompleksowego, merytorycznego i technicznego wsparcia zarz\u0105dzania procesem fakturowania w firmie.<\/p>\n Wdro\u017cenie ustandaryzowanych proces\u00f3w obs\u0142ugi e-faktur w zgodzie z lokalnymi przepisami to wyzwanie, dlatego warto powierzy\u0107 je zaufanemu partnerowi z do\u015bwiadczeniem w tej dziedzinie. Wybieraj\u0105c dostawc\u0119 platformy do e-fakturowania, nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na jego do\u015bwiadczenie w realizacji projekt\u00f3w z obszaru tax technology. Jednym z takich operator\u00f3w jest Pagero, istniej\u0105ce na rynku ju\u017c ponad 20 lat, a od 2022 roku dzia\u0142aj\u0105ce tak\u017ce w Polsce.<\/p>\n Pagero oferuje najwi\u0119ksz\u0105 na \u015bwiecie, otwart\u0105 sie\u0107 biznesow\u0105, w kt\u00f3rej znajduje si\u0119 ju\u017c ponad 14 milion\u00f3w przedsi\u0119biorstw. Dzia\u0142a na ponad 140 rynkach, zapewniaj\u0105c swoim klientom zgodno\u015b\u0107 z lokalnymi przepisami oraz wymian\u0119 e-dokument\u00f3w (m. in. faktur i zam\u00f3wie\u0144) w ustalonych standardach, ustrukturyzowanych formatach oraz uzgodnionym zakresie danych. Wspomniana sie\u0107 funkcjonuje pod nazw\u0105 Pagero Online. Usprawnia ona codzienn\u0105 prac\u0119, zapewniaj\u0105c jednocze\u015bnie przejrzysto\u015b\u0107 i wgl\u0105d w procesy e-fakturowania w zgodzie z przepisami prawa. Ju\u017c od pierwszego dnia korzystania z Pagero Online, u\u017cytkownicy mog\u0105 wymienia\u0107 faktury z innymi uczestnikami sieci. Co jest szczeg\u00f3lnie istotne, Pagero oferuje mo\u017cliwo\u015b\u0107 komunikacji z przedsi\u0119biorstwami korzystaj\u0105cymi z innych ni\u017c Pagero rozwi\u0105za\u0144, dzi\u0119ki licznym umowom mi\u0119dzyoperatorskim.<\/p>\n Wa\u017cne jest, aby system zapewnia\u0142 dodatkowe funkcjonalno\u015bci, takie jak bezpiecze\u0144stwo danych, obs\u0142ug\u0119 tryb\u00f3w awaryjnych i tryb\u00f3w offline, oraz automatyzacj\u0119 proces\u00f3w dekretu. Du\u017cy wolumen danych i ograniczenia technologiczne zwi\u0105zane z przetwarzaniem danych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymagaj\u0105 skutecznego rozwi\u0105zania, kt\u00f3re umo\u017cliwi efektywne inicjowanie procesu wysy\u0142ki faktur i r\u00f3wnomierne roz\u0142o\u017cenie ruchu w zale\u017cno\u015bci od obci\u0105\u017cenia i czasu reakcji KSeF.<\/p>\n Podsumowuj\u0105c, przy wyborze odpowiedniego narz\u0119dzia do integracji z KSeF warto kierowa\u0107 si\u0119 do\u015bwiadczeniem i skal\u0105 dzia\u0142ania operatora, interoperacyjno\u015bci\u0105, szybko\u015bci\u0105 wdro\u017cenia, a tak\u017ce zapewnieniem przez niego wsparcia w obszarach nieobs\u0142ugiwanych przez KSeF. S\u0105 nimi m.in. obs\u0142uga faktur przychodz\u0105cych od kontrahent\u00f3w zagranicznych oraz mo\u017cliwo\u015b\u0107 wysy\u0142ki faktur wraz z za\u0142\u0105cznikami.<\/p>\n Istotne jest tak\u017ce to, aby rozpocz\u0105\u0107 wdra\u017canie zautomatyzowanej wymiany e-faktur jak najszybciej, tzn. nie czekaj\u0105c na KSeF. Spowoduje to uwolnienie potencja\u0142u automatyzacji i przyniesie, znacznie wcze\u015bniej, korzy\u015bci p\u0142yn\u0105ce z wymiany e-faktur.<\/p>\n Okre\u015blenie szczeg\u00f3\u0142owych wymaga\u0144 do wdro\u017cenia e-fakturowania\/ G\u0142\u00f3wne wyzwania przed jakimi stoj\u0105 podatnicy<\/h3>\n
Wyb\u00f3r odpowiedniego dostawcy oraz narz\u0119dzia do integracji z KSeF \u2013 na co zwraca\u0107 uwag\u0119? \/ Jak wybra\u0107 najbardziej optymalne rozwi\u0105zanie technologiczne?<\/h3>\n