Bior\u0105c pod uwag\u0119, \u017ce pracodawca ma prawo (i obowi\u0105zek) zapewni\u0107 sprawne funkcjonowanie firmy, ma on r\u00f3wnie\u017c prawo nadzorowa\u0107 spos\u00f3b wykonywania zada\u0144 s\u0142u\u017cbowych przez pracownik\u00f3w. Kontrola mo\u017ce obejmuje w szczeg\u00f3lno\u015bci obszar korespondencji s\u0142u\u017cbowej prowadzonej przez pracownika z wykorzystaniem skrzynki biurowej.<\/p>\n
Uprawnienie pracodawcy wynika wprost z przepis\u00f3w kodeksu pracy (\u201ek.p.<\/strong>\u201d).\u00a0 Zgodnie z art. 223 \u00a7 1 k.p., je\u017celi jest to niezb\u0119dne do zapewnienia organizacji pracy umo\u017cliwiaj\u0105cej pe\u0142ne wykorzystanie czasu pracy oraz w\u0142a\u015bciwego stosowania przekazanych pracownikowi narz\u0119dzi pracy, pracodawca mo\u017ce wprowadzi\u0107 kontrol\u0119 s\u0142u\u017cbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).<\/p>\n Jednocze\u015bnie art. 223 \u00a7 2 k.p. wprowadza wyra\u017any zakaz naruszania tajemnicy korespondencji i innych d\u00f3br osobistych pracownika<\/strong>, ustanawiaj\u0105c tym samym ograniczenie co do poziomu, na jakim pracodawca mo\u017ce kontrolowa\u0107 korespondencj\u0119 prowadzon\u0105 w poczcie elektronicznej pracownika.<\/p>\n Uwzgl\u0119dniaj\u0105c powy\u017csze zastrze\u017cenie, pracodawca musi formalnie uregulowa\u0107 dost\u0119p do s\u0142u\u017cbowej skrzynki pocztowej – pracownik musi by\u0107 powiadomiony o stosowaniu przez pracodawc\u0119 monitoringu. Minimalny okres uprzedzenia o wprowadzeniu monitoringu wynosi 14 dni<\/strong> (nowo zatrudniony pracownik musi otrzyma\u0107 pisemn\u0105 informacj\u0119 o celu, zakresie i sposobie monitoringu przed rozpocz\u0119ciem pracy). Sformalizowanie zasad prowadzenia monitoringu powinno nast\u0105pi\u0107 w regulaminie pracy<\/strong>.<\/p>\n Odpowiednie zapisy w regulaminie powinny okre\u015bla\u0107 cele monitoringu, wskazuj\u0105c precyzyjnie przes\u0142anki podj\u0119cia dzia\u0142a\u0144 kontrolnych w omawianym obszarze. Ponadto pracodawca musi okre\u015bli\u0107 zakres monitoringu, tj. jakie dane b\u0119d\u0105 zbierane w wyniku jego stosowania<\/strong>. Zakres danych powinien by\u0107 adekwatny do cel\u00f3w monitoringu. Je\u015bli wi\u0119c wystarczaj\u0105ce jest uzyskanie informacji o nadawcach i odbiorcach e-maili oraz o dacie i godzinie wys\u0142ania i otrzymania e-maili, a tak\u017ce o temacie e-maili, to nie nale\u017cy analizowa\u0107 tre\u015bci komunikacji. Nale\u017cy natomiast uprzedzi\u0107 pracownika o szczeg\u00f3\u0142owym zakresie danych, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 gromadzone w ramach monitoringu. Przedmiotem ustale\u0144 powinien by\u0107 r\u00f3wnie\u017c spos\u00f3b stosowania monitoringu, czyli okre\u015blenie sposob\u00f3w prowadzenia kontroli poczty elektronicznej oraz zasad ich wykorzystywania. W szczeg\u00f3lno\u015bci nale\u017cy okre\u015bli\u0107 okoliczno\u015bci i cz\u0119stotliwo\u015b\u0107 dzia\u0142a\u0144 kontrolnych.<\/strong><\/p>\n Niezale\u017cnie od powy\u017cszych obowi\u0105zk\u00f3w wdro\u017ceniowych, pracodawca powinien r\u00f3wnie\u017c wype\u0142nia\u0107 obowi\u0105zki zwi\u0105zane z przetwarzaniem danych osobowych pracownika (w szczeg\u00f3lno\u015bci wype\u0142nia\u0107 obowi\u0105zek informacyjny, o kt\u00f3rym mowa w art. 13 RODO).<\/p>\n