Umowy zawarte przez spółkę z członkiem zarządu

W ciągu życia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może dojść do sytuacji kiedy, piastująca w niej osoba pełniąca funkcję członka zarządu będzie chciała zawrzeć umowę ze spółką.

Tego typu konflikt interesów, występuje najczęściej w przypadku zawierania umowy o pracę z członkiem zarządu. Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych zabraniają wprost działania „po obu stronach” umowy przez danego członka zarządu. W takim przypadku spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Przepisy nie wskazują wprost sposobu reprezentowania rady nadzorczej przy podpisywaniu umowy z członkiem zarządu. Wskazuje się, że organ ten powinien działać kolegialnie, chyba że co innego wynika z umowy spółki lub regulaminu rady.

Ustanowienie rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest obligatoryjne (chyba, że jest to duża spółka posiadająca kapitał zakładowy przewyższający kwotę 500 000 złotych oraz mająca ponad 25 wspólników), więc w takim przypadku zgromadzenie wspólników zmuszone jest podjąć stosowną uchwałę powołującą pełnomocnika do tej czynności. Uchwała taka powinna być podjęta w pisemnym głosowaniu i nie może być zastąpiona trybem obiegowym lub podjęta bez odbycia zgromadzenia wspólników.

Sytuacja staje się bardziej skomplikowana w przypadku, gdy wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takim przypadku, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego, a o dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia właściwy sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Analogiczne ograniczenie odnosi się również do spółek akcyjnych, które również mają obowiązek działać przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwała walnego zgromadzenia.