Obowiązek prawidłowego oznaczania spółek w pismach i zamówieniach handlowych

Zdarza się, że podmioty wpisane do rejestru KRS  w nieprawidłowy sposób informują o podstawowych informacjach dotyczących spółki. Nierzadko spotykane są sytuacje, kiedy tych informacji w ogóle nie zamieszczają, pomimo obowiązku wynikającego z przepisów Kodeksu Spółek Handlowych oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym,

które stanowią, że pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Dodatkowo od 13 października 2022 r. spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne mają obowiązek zamieszczania również informacji o grupie spółek, jeżeli do niej należą. Poprzez grupę spółek rozumie się spółkę dominującą i spółkę albo spółki zależne, będące spółkami kapitałowymi, kierujące się zgodnie z uchwałą o uczestnictwie w grupie spółek wspólną strategią w celu realizacji wspólnego interesu (interes grupy spółek), uzasadniającą sprawowanie przez spółkę dominującą jednolitego kierownictwa nad spółką zależną albo spółkami zależnymi. Warto jest więc przeanalizować, czy dana spółka nie należy do owej grupy spółek.

Zwrot „pisma i zamówienia” handlowe należy rozumieć bardzo szeroko. Mogą to być przede wszystkim wszelkie oferty, komunikaty czy nawet korespondencja wychodząca od spółki. Przykładowo, każdy pracownik wysyłający zewnętrznie korespondencję e-mail, powinien umieścić w swej stopce powyższe informacje. Również strony Internetowe, cenniki, pokwitowania, wezwania do zapłaty czy zamówienia handlowe spółek powinny zawierać te podstawowe dane. Dokumenty elektroniczne mogą skorzystać z pewnego uproszczenia, bowiem za wystarczające uznaje się umieszczenie linku zawierającego odnośnik do strony Internetowej spółki, na której podane będą niezbędne informacje.

Powyższy obowiązek ma na celu ułatwienie identyfikację, a następnie weryfikację spółki przez podmioty trzecie. Posiadając te dane, kontrahenci mogą w łatwy sposób odnaleźć w rejestrze KRS bądź w repozytorium RDF interesujące ich informacje.

SANKCJE ZA NIEPRAWIDŁOWE OZNACZANIE PISM – w odniesieniu do spółek kapitałowych i osobowych

Naruszenie powyższych obowiązków informacyjnych może wiązać się z nałożeniem przez sąd rejestrowy kary grzywny do 5.000 złotych. Istotną kwestią jest to, że kara jest nakładana nie na samą spółkę, a na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku – czyli głównie członków zarządu. Warto zaznaczyć, że przepisy ustawy o KRS umożliwiają również nałożenie grzywny na inne osoby, które są odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku czyli np. pracownika zajmującego się stałym wysyłaniem ofert.