Nowelizacja obowiązków członków zarządu spółki z o.o.

Z dniem 13 października 2022 roku wejdzie w życie nowelizacja przepisów kodeksu spółek handlowych (dalej jako: „KSH”) obejmująca szereg przepisów, wśród których znajdują się również nowe obowiązki dla członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, między innymi nowo wprowadzone przepisy, które dotyczą dwóch aspektów:

• Protokołowania uchwał Zarządu
• Obowiązku lojalności członka zarządu wobec spółki

Protokołowanie uchwał Zarządu

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że dotychczasowe przepisy nie regulowały kwestii protokołowania podejmowanych przez zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uchwał, w przeciwieństwie do przepisów regulujących analogiczną sytuację w zakresie spółki akcyjnej.

Co do zasady uchwały zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powinny być podejmowane w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki lub jeżeli choć jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się przeprowadzeniu czynności nieprzekraczającej zakresu zwykłego zarządu. Podkreślenia wymaga fakt, że nie ma katalogu czynności, który określa czym dla spółki jest czynność przekraczająca zwykły zarząd – tę kwestię w odniesieniu do konkretnej spółki może regulować umowa spółki lub regulamin zarządu.

Przepisy KSH określają kiedy uchwały mogą być podjęte, jaka większość głosów jest niezbędna do podjęcia uchwał, w jakiej formie mogą w posiedzeniu uczestniczyć członkowie zarządu, w jakim trybie mogą podejmować uchwały, a także kwestię podejmowania uchwał za pośrednictwem innego członka zarządu. Jednak do tej pory przepisy w żaden sposób nie odnosiły się do protokołowania uchwał, nowy przepis art. 2081 KSH wprowadza nowe regulacje w tej materii.

Zgodnie z brzmieniem nowego przepisu, uchwały zarządu są protokołowane, a protokół powinien zawierać: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Co istotne, protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Podsumowując, zarząd podejmując uchwały (np. przy czynności przekraczającej zwykły zarząd) jest zobowiązany do sporządzenia protokołu zgodnie z art. 2081 KSH.

Obowiązek lojalności członka zarządu wobec spółki

Wprowadzany przepis jest odpowiednikiem przepisów już obowiązujących względem członków zarządu prostej spółki akcyjnej, przy czym ma on dotyczyć członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przepis art. 2091 KSH ma korespondować do zasady, która jest powszechnie akceptowana tj. zasady lojalności członków zarządu względem spółki, a także kwestii zachowania poufności, tj. nie ujawniania tajemnic spółki również po wygaśnięciu mandatu.

Co istotne, przepis ten wprowadza również tzw. „Business Judgement Rule” – czyli zasadę biznesowej oceny sytuacji, która ma bezpośredni wpływ na odpowiedzialność członków zarządu. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy nowelizującej, wprowadzony przepis ma pozwolić na ocenę podjętych przez członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działań i decyzji w ramach tzw. uzasadnionego ryzyka biznesowego, przy czym takie decyzje i działania powinny być oparte o staranną ocenę relewantnych informacji (tj. informacji, analiz i opinii), które mają zastosowanie w danych okolicznościach. Zgodnie z założeniami przepis ma chronić członków zarządu, którzy wykonują swoje obowiązki zgodnie z zasadą lojalności i podejmują na co dzień decyzje co do działań spółki, które nie zawsze muszą okazać się trafne i mogą narazić spółkę na stratę. Nowa regulacja ma pozwolić na ocenę odpowiedzialności członków zarządu przez pryzmat podejmowanych decyzji w oparciu o dostępne w danym momencie informacje i lojalne działanie, a nie przez pryzmat skutków podjętych decyzji.

Podsumowując, wprowadzając ten obowiązek ustawodawca bezpośrednio powiązał go z przesłanką  wyłączającą odpowiedzialność członków zarządu. W przypadku, gdy do podjętej decyzji/ działania członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością była zastosowana zasada „Business Judgement Rule”, członek zarządu nie będzie pociągnięty do odpowiedzialności.