Krajowy System E-Faktur (KSEF):

Główne Wyzwania Stojące Przed Podatnikami

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to inicjatywa wprowadzona w Polsce, która zrewolucjonizuje proces wystawiania i odbioru faktur VAT. System został uruchomiony w styczniu 2022 roku w formie fakultatywnej, a jego obligatoryjne zastosowanie ma rozpocząć się od lipca 2024 roku.

Jednym z głównych wyzwań, przed którymi stoją obecnie firmy, jest budowanie własnych narzędzi lub znalezienie gotowych rozwiązań, które spełnią wszystkie kryteria zgodności z wymogami e-fakturowania oraz integrowanie ich z funkcją podatkową.

Wdrożenie nowego systemu e-fakturowania wymaga dostosowania go do określonych standardów, takich jak struktury dokumentów, oraz rejestracji dokumentów na platformie rządowej. To może stanowić wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza dla dużych organizacji, które mają setki tysięcy dokumentów do przetworzenia w nowym formacie.

Celem tego artykułu jest wyjaśnienie podstawowych wyzwań związanych z wdrożeniem KSeF oraz przedstawienie rozwiązań i pomocy w przygotowaniu firm do nowych obowiązków. Autorzy artykułu podkreślają najważniejsze czynniki sukcesu, które są kluczowe dla prawidłowego wdrożenia nowego procesu e-fakturowania.

Określenie szczegółowych wymagań do wdrożenia e-fakturowania/ Główne wyzwania przed jakimi stoją podatnicy

Krajowy System e-Fektur został oficjalnie uruchomiony 1 stycznia 2022 roku. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten służy do wystawiania, odbioru oraz przechowywania faktur.

Początkowo korzystanie z systemu KSeF było fakultatywne, z uwagi na duże braki regulacyjne oraz pełno nieścisłości technicznych. Dopiero najświeższa zmiana projektu ustawy, wprowadziła rozwiązania, o które apelowano w toku konsultacji społecznych. W związku z tym termin na wprowadzenie obowiązku stosowania systemu do wszystkich faktur VAT w polskim obrocie gospodarczym wydłużono pół roku do dnia 1 lipca 2024 r.

Chociaż termin wydaje się odległy nie należy zapominać o skali zmian i ogromu przygotowań nie tylko technicznych, lecz również merytorycznych – w szczególności w zakresie kwestii podatkowych. jakie podatnik będzie musiał wprowadzić, żeby pozostać w zgodności z nowymi wymogami.

Poniżej przedstawiamy prawno-podatkowe założenia systemu, jego praktyczne wyzwania, z jakimi podatnik będzie musiał się zmierzyć, by nie dopuścić do powstania ryzyka podatkowego w związku z niewłaściwym stosowaniem systemu KSeF.

Na podatnika, który wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, czy też nie przesłał w terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę pieniężną. Kara ta może wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Organy podatkowe mają pełny dostęp do danych w KSeF.

Od 1 lipca 2024 r. organy podatkowe będą miały wgląd w bardzo szczegółowe dane transakcji na bieżąco – w momencie wystawienia faktury. Należy zadbać o rzetelność i staranność przy przekazywaniu danych w ramach e-faktur, a także weryfikować merytoryczne poprawnie, zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Wraz z informacjami płynącymi z JPK, dysponując odpowiednimi narzędziami analitycznymi można bardzo precyzyjnie wyłapywać nieprawidłowości w rozliczaniu VAT.

Przejście na nowy system fakturowania wymaga nie tylko zmian technologicznych ale również biznesowych oraz proceduralnych. Nie można również zapomnieć o warstwie zgodności raportowanych danych z regulacjami prawno-podatkowymi (urzędy skarbowe mogą wykorzystywać dane przy potencjalnej kontroli lub czynnościach sprawdzających).

Wybór odpowiedniego dostawcy oraz narzędzia do integracji z KSeF – na co zwracać uwagę? / Jak wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie technologiczne?

Partnerstwo pomiędzy Ecovis i Pagero pozwala na płynną integrację procesów księgowych i fakturowania. Oznacza to, że firmy mogą efektywniej i bezpieczniej zarządzać swoimi procesami fakturowania, zmniejszając ryzyko wystąpienia błędów. Łącząc wiedzę i technologię, Ecovis i Pagero stworzyły skuteczną platformę współpracy, która może pomóc firmom każdej wielkości usprawnić ich działalność poprzez zapewnienie kompleksowego, merytorycznego i technicznego wsparcia zarządzania procesem fakturowania w firmie.

Wdrożenie ustandaryzowanych procesów obsługi e-faktur w zgodzie z lokalnymi przepisami to wyzwanie, dlatego warto powierzyć je zaufanemu partnerowi z doświadczeniem w tej dziedzinie. Wybierając dostawcę platformy do e-fakturowania, należy zwrócić uwagę na jego doświadczenie w realizacji projektów z obszaru tax technology. Jednym z takich operatorów jest Pagero, istniejące na rynku już ponad 20 lat, a od 2022 roku działające także w Polsce.

Pagero oferuje największą na świecie, otwartą sieć biznesową, w której znajduje się już ponad 14 milionów przedsiębiorstw. Działa na ponad 140 rynkach, zapewniając swoim klientom zgodność z lokalnymi przepisami oraz wymianę e-dokumentów (m. in. faktur i zamówień) w ustalonych standardach, ustrukturyzowanych formatach oraz uzgodnionym zakresie danych. Wspomniana sieć funkcjonuje pod nazwą Pagero Online. Usprawnia ona codzienną pracę, zapewniając jednocześnie przejrzystość i wgląd w procesy e-fakturowania w zgodzie z przepisami prawa. Już od pierwszego dnia korzystania z Pagero Online, użytkownicy mogą wymieniać faktury z innymi uczestnikami sieci. Co jest szczególnie istotne, Pagero oferuje możliwość komunikacji z przedsiębiorstwami korzystającymi z innych niż Pagero rozwiązań, dzięki licznym umowom międzyoperatorskim.

Ważne jest, aby system zapewniał dodatkowe funkcjonalności, takie jak bezpieczeństwo danych, obsługę trybów awaryjnych i trybów offline, oraz automatyzację procesów dekretu. Duży wolumen danych i ograniczenia technologiczne związane z przetwarzaniem danych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymagają skutecznego rozwiązania, które umożliwi efektywne inicjowanie procesu wysyłki faktur i równomierne rozłożenie ruchu w zależności od obciążenia i czasu reakcji KSeF.

Podsumowując, przy wyborze odpowiedniego narzędzia do integracji z KSeF warto kierować się doświadczeniem i skalą działania operatora, interoperacyjnością, szybkością wdrożenia, a także zapewnieniem przez niego wsparcia w obszarach nieobsługiwanych przez KSeF. Są nimi m.in. obsługa faktur przychodzących od kontrahentów zagranicznych oraz możliwość wysyłki faktur wraz z załącznikami.

Istotne jest także to, aby rozpocząć wdrażanie zautomatyzowanej wymiany e-faktur jak najszybciej, tzn. nie czekając na KSeF. Spowoduje to uwolnienie potencjału automatyzacji i przyniesie, znacznie wcześniej, korzyści płynące z wymiany e-faktur.