Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur – analiza projektowanych przepisów

Po przeprowadzonych konsultacjach Ministerstwo Finansów zdecydowało o przesunięciu o pół roku terminu wejścia w życie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z powyższym, z dniem 1 lipca 2024 roku obligatoryjne stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „KSeF”), w przeciwnym razie dokumenty wystawione w inny sposób nie będą uznawane za faktury VAT.

Tzw. faktury ustrukturyzowane wystawiane będą według wzorca opartego o strukturę logiczną czyli tzw. schemę .xsd, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Tak wystawiane faktury mają być przechowywane i przetwarzane KSEF), który to z kolei zadecyduje o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu faktury do obrotu – w zależności od poprawności przesłanych informacji.

Docelowo będzie to jedyna dopuszczalna forma dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP. Minister Finansów będzie mógł natomiast, w drodze rozporządzenia wykonawczego, zwolnić z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych niektórych podatników.

Fakultatywna pozostanie z kolei ta kwestia dla podmiotów z siedzibą poza granicami RP oraz nie posiadających tu stałego miejsca prowadzenia działalności. W przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik będzie obowiązany do oznaczenia tej faktury w sposób umożliwiający weryfikację danych na niej zawartych. Sposób oznaczania faktury ma zostać uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym. Ministerstwo Finansów przewiduje w tej mierze zastosowanie kodów QR, umożliwiających weryfikację faktury w KSeF.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie natomiast niedostępne dla podatników korzystających z:

• procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS),
• szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub
• szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS).

Brak dostępności KSeF oraz sytuacje kryzysowe

Projektowane przepisy przewidują ponadto następujące rozwiązania:

• Awaria KSeF – wystawianie według obowiązującej schemy .xsd, a następnie  przekazanie nabywcy z pominięciem systemu. Biuletyn Informacji Publicznej MF opublikuje stosowny komunikat dotyczący samej awarii,
  a w ciągu 7 dni od wskazanej w komunikacie daty końcowej wystawca ma obowiązek przesłać faktury wystawione z pominięciem systemu, w celu nadania im numerów identyfikujących.
• Wystąpienie nadzwyczajnej sytuacji kryzysowej (np. wynikającej ze zdarzeń nagłych i nieprzewidywalnych lub awarii infrastruktury) – można wystawiać faktury (w tym również faktury i noty korygujące) w dotychczasowej formie, oczywiście jedynie na obszarze objętym sytuacją kryzysową i jedynie do czasu jej ustąpienia. Należy podkreślić, że w tym przypadku nie mamy do czynienia  z obowiązkiem późniejszego przesłania wystawionych w tym czasie faktur.
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poza Krajowym Systemem e-Faktur – obowiązkowe przekazanie nabywcy faktury wystawianej poza KSeF w sytuacji, gdy miejsce świadczenia usługi znajduje się poza terytorium RP lub odbiorca faktury nie jest obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kary za niedopełnienie obowiązków

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodnie z obowiązującą schemą XSD, bądź nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu w określonym terminie, podlegać będzie karze pieniężnej, której wysokość może wynosić:

• do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze,
• w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Każdorazowo kara będzie jednak nie mniejsza niż:

• 1 000 zł w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie ze schemą lub
• 500 zł w przypadku nieprzesłania w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do tego systemu. Oznacza to zatem, że kary mogą się okazać szczególnie dotkliwe dla podatników wystawiających dużą liczbę faktur, nawet jeśli zawierają one niskie kwoty.

Mając powyższe na uwadze, kary pieniężne grożą nie tylko wystawienie faktury w niewłaściwej formie, ale w każdym przypadku niewystawienia faktury w przepisowym terminie.