Kontrola Poczty Służbowej

Biorąc pod uwagę, że pracodawca ma prawo (i obowiązek) zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy, ma on również prawo nadzorować sposób wykonywania zadań służbowych przez pracowników. Kontrola może obejmuje w szczególności obszar korespondencji służbowej prowadzonej przez pracownika z wykorzystaniem skrzynki biurowej.

Uprawnienie pracodawcy wynika wprost z przepisów kodeksu pracy („k.p.”).  Zgodnie z art. 223 § 1 k.p., jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego stosowania przekazanych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Jednocześnie art. 223 § 2 k.p. wprowadza wyraźny zakaz naruszania tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika, ustanawiając tym samym ograniczenie co do poziomu, na jakim pracodawca może kontrolować korespondencję prowadzoną w poczcie elektronicznej pracownika.

Uwzględniając powyższe zastrzeżenie, pracodawca musi formalnie uregulować dostęp do służbowej skrzynki pocztowej – pracownik musi być powiadomiony o stosowaniu przez pracodawcę monitoringu. Minimalny okres uprzedzenia o wprowadzeniu monitoringu wynosi 14 dni (nowo zatrudniony pracownik musi otrzymać pisemną informację o celu, zakresie i sposobie monitoringu przed rozpoczęciem pracy). Sformalizowanie zasad prowadzenia monitoringu powinno nastąpić w regulaminie pracy.

Odpowiednie zapisy w regulaminie powinny określać cele monitoringu, wskazując precyzyjnie przesłanki podjęcia działań kontrolnych w omawianym obszarze. Ponadto pracodawca musi określić zakres monitoringu, tj. jakie dane będą zbierane w wyniku jego stosowania. Zakres danych powinien być adekwatny do celów monitoringu. Jeśli więc wystarczające jest uzyskanie informacji o nadawcach i odbiorcach e-maili oraz o dacie i godzinie wysłania i otrzymania e-maili, a także o temacie e-maili, to nie należy analizować treści komunikacji. Należy natomiast uprzedzić pracownika o szczegółowym zakresie danych, które będą gromadzone w ramach monitoringu. Przedmiotem ustaleń powinien być również sposób stosowania monitoringu, czyli określenie sposobów prowadzenia kontroli poczty elektronicznej oraz zasad ich wykorzystywania. W szczególności należy określić okoliczności i częstotliwość działań kontrolnych.

Niezależnie od powyższych obowiązków wdrożeniowych, pracodawca powinien również wypełniać obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych pracownika (w szczególności wypełniać obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO).