Informacja o Warunkach Zatrudnienia

Obowiązująca od 26 kwietnia 2023 r. nowelizacja Kodeksu pracy (implementująca dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 20 czerwca 2019 r.: nr 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz nr 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów – work-life balance) w istotny sposób rozszerzyła zakres informacji, które pracodawca powinien przekazać pracownikom w związku z zawarciem umowy o pracę.

Aktualnie zgodnie z art. 29 § 3 k.p. w terminie 7 dni od rozpoczęcia świadczenia pracy oprócz informacji o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, i długości okresu wypowiedzenia (ewentualnie o obowiązującym układzie zbiorowym pracy), pracodawca przekazuje pracownikowi także o informację:

• przysługujących przerwach w pracy,
• przysługującym dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• instytucjach zabezpieczenia społecznych (publicznej i prywatnych, np. zapewniającej PPK).

Ponadto pracodawcy, w których nie obowiązuje regulamin pracy w dokumencie dotyczącym warunków zatrudnienia powinni uwzględnić informację o terminie, miejscu i czasie wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca powinien przekazać informację o warunkach w wersji rozszerzonej wszystkim pracownikom zatrudnionym po 26 kwietnia 2023 r. W przypadku obowiązujących w tej dacie umów o pracę, pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego uzupełnienia informacji w terminie 3 miesięcy od dnia zgłoszenia przez pracownika żądania w formie pisemnej lub elektronicznej.

Pracodawca może przekazać pracownikowi informacje w warunkach zatrudnienia poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, również w postaci elektronicznej, jeżeli informacja będzie dostępne dla pracownika z możliwością jej wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Zmiana art. 29 § 3 Kodeksu pracy oznacza konieczność uzupełnienia posiadanych wzorów informacji o warunkach zatrudnienia o dodatkowe elementy. Biorąc pod uwagę zakres wymaganych informacji dokument przekazywany pracowników będzie znacznie bardziej rozbudowany niż informacja przekazywana dotychczas.

Art. 29 § 3 Kodeksu pracy: 

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:

1. nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

2. nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

O przekazanie prawidłowej informacji należy zadbać nie tylko z uwagi na zgodność z przepisami, ale także w związku z odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy. Nowelizacja Kodeksu pracy jako przewinienie zagrożone grzywną do 30.000 zł ustanawia bowiem brak przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w terminie (przy czym sankcjonowanie jest wyłącznie rażące naruszenie art. 29 § 3 Kodeksu pracy), jak również brak odpowiedzi na wniosek pracownika o uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia (art. 281 § 1 pkt 2a i 2b Kodeksu pracy).

Art. 281 § 1 Kodeksu pracy: 

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

(…)

2a)  nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy art. 29 § 3, 32 i 33 oraz art. 291 § 2 i 4,

2b) nie udziela pracownikowi w terminie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na wniosek lub nie informuje o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, o których mowa w art. 293 § 3, 

(…)