Steuerliche Betriebsprüfung unter Einbeziehung der Daten aus dem EDV-System der Apotheke
Mittlerweile wird nach unseren Erfahrungen keine Betriebsprüfung von Apotheken mehr durchgeführt, ohne dass das Finanzamt von seinem Zugriffsrecht auf die Daten in den Warenwirtschaftssystemen Gebrauch macht. Hierzu müssen die sogenannten „steuerrelevanten Daten“ aus dem EDV-System der Apotheke ausgelesen werden und in einem von der Finanzverwaltung vorgegebenen Datenformat zur Verfügung gestellt werden. In der Regel werden diese Daten dann auf eine CD gebrannt, die dem Prüfer auf Verlangen ausgehändigt werden muss.
Die hierfür notwendige „GDPdU-Schnittstelle“ ist mittlerweile als Programmmodul bei (fast) allen Softwarehäusern in der Software enthalten, so dass dies technisch kein Hindernis mehr darstellt. Kommt daher der Apotheker seiner Pflicht zur Herausgabe der CD innerhalb einer angemessenen Frist nicht nach, kann nach aktueller Rechtslage sogar ein sogenanntes „Verzögerungsgeld“, welches zwischen 2.500 Euro und 250.000 Euro (!) betragen kann, als „Strafe“ festgesetzt werden.
Problematisch ist nun zunächst, welche Daten der EDV in welchem Umfang dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden müssen. Das Finanzamt fordert in seiner Prüfungsanordnung standardmäßig das „vollständige Warenwirtschaftssystem“ an. Dies ist nach unserer Auffassung rechtswidrig. Zum einen stehen den Apothekern im Steuerrecht explizit von vornherein schon Auskunftsverweigerungsrechte zum Schutz von Berufsgeheimnissen zu, woraus sich eine Verschwiegenheitspflicht für die Daten der privaten Kunden bezüglich Identität und bezogener Arzneimittel ergibt, zum anderen haben sich in den letzten Jahren Gerichte, Kommentierungen und einschlägige Fachpublikationen umfangreich damit befasst, welche Daten „steuerrelevant“ sind, also letztlich herausgegeben werden müssen.
Zusammen mit unserem Partner der Apo-Audit GmbH haben wir daher einen „Mindeststandard“ erarbeitet, anhand dessen die Daten des EDV-Systems der Apotheke vor Herausgabe an den Prüfer gefiltert werden, so dass sichergestellt ist, dass die Finanzverwaltung nur das erhält, was sie rechtlich unstrittig verlangen kann.
Eine weitere Problematik ergibt sich dadurch, dass die Daten aus der Apotheken-EDV hauptsächlich dem Zweck dienen, sie mit den in der Buchhaltung erfassten Daten zu verproben, die im Übrigen auch in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Weiterhin kann im Rahmen der Prüfung auch auf Daten aus dem Rezeptabrechnungszentrum zurückgegriffen werden, um diese mit den in der Apotheken-EDV gespeicherten Abrechnungsdaten zu verproben. Stimmen diese Datensätze nun nicht überein (was fast immer der Fall sein wird) ergibt sich, sofern die Differenzen nicht für den Prüfer plausibel erklärt werden können, eine sogenannte „Hinzuschätzungsbefugnis“, d.h. der steuerliche Gewinn der Apotheke wird durch eine Schätzung erhöht.
Was können Sie hier im Vorfeld einer Betriebsprüfung tun?
Zum einen ist es natürlich von Vorteil wenn gewährleistet ist, dass die Daten der Apotheken-EDV mit denen der Buchhaltung übereinstimmen. Dies kann vor allem durch die direkte Übernahme der Daten aus der Warenwirtschaft in die Buchhaltungssoftware erreicht werden. Mehrere Apotheken-Software- Häuser bieten hierfür eine sogenannte „DATEV-Schnittstelle“ an. Wir können hier gerne für Sie alles Notwendige veranlassen. Sprechen Sie uns bitte an.
Zum anderen bieten wir Ihnen in Zusammenarbeit mit unserem Partner, der Apo-Audit GmbH, eine Prüfungssimulation an. Hier werden Ihre Daten für einen dreijährigen Prüfungszeitraum über die oben erwähnte GDPdU-Schnittstelle ausgelesen und auf eventuelle Unstimmigkeiten überprüft. So werden diese schon im Vorfeld einer Betriebsprüfung entdeckt und es können bei vorhandenen Abweichun- gen zur Buchhaltung nach plausiblen Erklärungen gesucht und eventuelle Anwendungsfehler in der Apotheken-EDV zukünftig abgestellt werden. So ist man dann bei einer tatsächlich stattfindenden Prüfung bereits auf die Nachfragen des Finanzamtes vorbereitet und kann diese umgehend erklären. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse an einer solchen Prüfungssimulation ebenfalls an. Wir kümmern uns um alles Weitere.