Inventur in der Apotheke
Als im Handelsregister eingetragener Kaufmann ist die Apotheke auch zur einer jährlichen Inventur nach handelsrechtlichen Vorschriften verpflichtet, die im Übrigen auch im Steuerrecht anzuwenden sind. Hierbei gibt es in der Praxis immer wieder Missverständnisse über die Art und Durchführung der Inventur. Wir klären auf.
Das größte Missverständnis betrifft sicherlich das Schlagwort „Permanente Inventur“. Das Wort „permanent“ bezieht sich nämlich darauf, dass eine körperliche Bestandsaufnahme der Vorräte nicht nur an einem Stichtag stattfindet („Stichtagsinventur“) sondern permanent, also während des laufenden Jahres, erfolgen darf. Es bedeutet nicht, dass aufgrund der laufenden Bestandsführung des POS-Systems überhaupt keine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen muss.
Damit eine permanente Inventur auch von der Finanzverwaltung akzeptiert wird, muss gewährleistet sein, dass der Bestand jedes an Lager befindlichen Artikels zumindest einmal im Geschäftsjahr körperlich kontrolliert wird. Dieses kann am besten erreicht und nachgewiesen werden, wenn alphabetisch sortierte tägliche Bestandslisten aus dem System erzeugt werden und manuelle Bestandskorrekturen auf diesen Listen handschriftlich vermerkt und mit Namenszeichen versehen werden. Am Ende des Jahres sollten dann fortlaufende lückenlose Listen von A bis Z vorliegen, die aufbewahrungspflichtig sind.
Zum Ende eines jeden Wirtschaftsjahres muss dann der Bestand der Vorräte durch eine vollständige Bestandsliste („Inventarliste“) in ausgedruckter oder in digitaler Form (als Datei abgespeichert) nachgewiesen werden. Auch hierbei gibt es immer wieder Missverständnisse: Die Bewertung der Vorräte muss zwingend zum Stichtag erfolgen, d.h. am Ende des letzten Arbeitstages des Geschäftsjahres. Die steuerrechtliche 10-Tagesfrist, die der eine oder andere vielleicht im Kopf hat, bezieht sich lediglich darauf, dass eine körperliche Bestandsaufnahme bei einer Stichtagsinventur innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag erfolgen darf. Dabei muss aber dann weiterhin gewährleistet sein, dass die nicht am Stichtag festgestellten Bestände auf den Stichtag vor- bzw. zurückgerechnet werden können! Das gleiche gilt für die Drei- bzw. Zweimonatsfrist nach den handelsrechtlichen Vorschriften! Sofern Sie sich hier eine „Rechnerei“ ersparen wollen, drucken Sie die Inventarliste am besten zum Stichtag aus.
Die Inventur, die die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände (und Schulden) bezeichnet, führt zur Aufstellung eines vollständigen Inventars. Daher müssen durch eine Inventur nicht nur die Warenvorräte aufgenommen werden, sondern auch die Gegenstände des Anlagevermögens und weitere Gegenstände des Umlaufvermögens, zu denen in der Apotheke vor allem die Rezeptursubstanzen, Drogen und Gefäße (Kruken, Weithalsgläser etc.) gehören.
Für letztere, die zu den sogenannten „Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“ (RHB) gerechnet werden können, und auch für die Gegenstände des Anlagevermögens gibt es allerdings hinsichtlich der Bestandsaufnahme eine Erleichterung: Diese können für drei aufeinanderfolgende Jahre mit einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden („Festwertverfahren“). Eine körperliche Bestandsaufnahme muss insoweit nur alle drei Jahre erfolgen. Dies gilt für die RHB zwar nur dann, wenn sie für die Höhe des Inventars von nachrangiger Bedeutung sind, dies dürfte aber in den allermeisten Apotheken der Fall sein.
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